Wir haben das Modul "Aufgaben" überarbeitet und um neue Funktionen erweitert: Status und Prioritäten, ein Board mit Gruppierung, Badges und Filter. Aufgaben lassen sich jetzt ändern, ohne sie zu öffnen – direkt in der Tabelle oder durch Ziehen einer Karte auf dem Board.
Das Update ist besonders hilfreich, wenn Sie viele Aufgaben haben, die auf mehrere Mitarbeiter verteilt sind. Ein Beispiel: Die Leiterin eines Reparaturservices öffnet morgens das nach Bearbeiter gruppierte Board und sieht, welcher Techniker am stärksten ausgelastet ist. Den Anruf bei einem Kunden zur Freigabe einer Reparatur zieht sie in die Spalte eines Administrators, der heute weniger zu tun hat – der Bearbeiter ändert sich, ohne dass die Aufgabe geöffnet werden muss.
Status und Prioritäten
Bisher konnte eine Aufgabe nur offen oder geschlossen sein. Jetzt können Sie Status an Ihre eigenen Abläufe anpassen: In den Statuseinstellungen gibt es einen eigenen Tab "Aufgaben". Dort können Sie die Standardstatus "Zu erledigen", "In Bearbeitung", "Wartend" und "Fertig" umbenennen oder neue hinzufügen. Wie in anderen Modulen legen Sie fest, in welche Status gewechselt werden darf, wer sie setzen kann und ob ein Kommentar erforderlich ist.
Außerdem hat jede Aufgabe jetzt eine Priorität – hoch, mittel oder niedrig. Neue Aufgaben werden immer im ersten Status und standardmäßig mit mittlerer Priorität erstellt. Um eine Aufgabe abzuschließen, klicken Sie einfach auf "Als erledigt markieren".
Ihre bestehenden Aufgaben haben wir bereits übertragen: Offene Aufgaben haben jetzt den Status "Zu erledigen", geschlossene den Status "Fertig", und alle haben mittlere Priorität.
Wie Sie eigene Status hinzufügen und Übergänge zwischen ihnen einrichten, erfahren Sie in der Anleitung zur Einrichtung von Status.
Zwei Ansichten: Tabelle und Board
Sie entscheiden jetzt selbst, in welcher Ansicht Sie mit Aufgaben arbeiten.
Die Tabelle eignet sich, wenn Sie viele Aufgaben auf einmal sehen möchten. Die Spalten lassen sich individuell anpassen – zum Beispiel können Sie die Aufgabenbeschreibung oder den verknüpften Datensatz hinzufügen. Sortieren können Sie nach fast jeder Spalte: die Priorität nach Wichtigkeit und die Status in der Reihenfolge, in der sie in Ihrem Unternehmen eingerichtet sind. Erledigte Aufgaben werden in der Tabelle standardmäßig ausgeblendet, damit sie nicht von der aktuellen Arbeit ablenken, lassen sich aber jederzeit über einen Filter einblenden.
Das Board zeigt Aufgaben als Karten in Spalten. Sie können sie auf drei Arten gruppieren:
nach Status – um zu sehen, in welcher Phase sich jede Aufgabe befindet;
nach Bearbeiter – um die Arbeitslast gleichmäßig auf die Mitarbeiter zu verteilen; Aufgaben ohne Bearbeiter werden in einer eigenen Spalte gesammelt;
nach Fälligkeit – um Tag und Woche zu planen: Die Aufgaben werden auf die Spalten "Überfällig", "Heute", "Diese Woche" und "Anstehend" verteilt.
Überfällige Aufgaben stehen immer oben in der Spalte, darunter folgen die Karten mit der nächsten Fälligkeit. Statusspalten, die Sie nicht benötigen, zum Beispiel "Fertig", können Sie ausblenden.
Änderungen, ohne die Aufgabe zu öffnen
Status, Bearbeiter, Priorität und Fälligkeit können Sie direkt in der Tabellenzeile oder auf der Karte im Board ändern – klicken Sie einfach auf das gewünschte Feld. Und wenn Sie mehrere Aufgaben auf einmal aktualisieren möchten, wählen Sie sie in der Tabelle aus und ändern Sie sie gemeinsam – jede Änderung wird im Verlauf jeder einzelnen Aufgabe festgehalten.
Auf dem Board können Sie eine Karte einfach in eine andere Spalte ziehen, und die Aufgabe wird entsprechend der Gruppierung aktualisiert.
Nach Status – der Status der Aufgabe ändert sich. Es gelten dieselben Regeln wie beim Ändern des Status in der Aufgabe selbst: Spalten mit Status, in die die Aufgabe nicht verschoben werden darf, werden beim Ziehen inaktiv, und wenn ein Status einen Kommentar erfordert, fragt das System danach.
Nach Bearbeiter – der Bearbeiter ändert sich. Hat eine Aufgabe mehrere Bearbeiter, erscheint die Karte in der Spalte jedes von ihnen, und beim Ziehen wird nur der Mitarbeiter ersetzt, aus dessen Spalte Sie die Karte verschoben haben. Um eine Aufgabe für einen bestimmten Mitarbeiter zu erstellen, bewegen Sie den Mauszeiger über seine Spalte und klicken Sie auf "+" – er ist dann bereits als Bearbeiter ausgewählt.
Nach Fälligkeit – die Fälligkeit ändert sich: auf heute, auf den letzten Tag der aktuellen Woche oder auf eine Woche später.
Alle Aktionen berücksichtigen die Zugriffsrechte. Wenn ein Mitarbeiter zum Beispiel nur den Status seiner eigenen Aufgaben ändern darf, kann er keine Aufgabe in die Spalte eines Kollegen ziehen.
Badges, Filter und Suche
Auf der Aufgabenseite gibt es jetzt Badges, die mit einem Klick die gewünschten Aufgaben anzeigen:
"Meine Aufgaben" – Aufgaben, bei denen Sie Bearbeiter sind;
"Überfällig" – Aufgaben, deren Fälligkeit bereits überschritten ist;
"Diese Woche fällig" – Aufgaben, die in der aktuellen Woche fällig sind;
"Von mir erstellt" – Aufgaben, die Sie erstellt haben.
Außerdem gibt es neue Filter – nach Erstellungsdatum, Autor, Status, Bearbeiter, Priorität und Fälligkeit. Sie lassen sich mit Badges und der Suche kombinieren: Wählen Sie zum Beispiel "Überfällig" und fügen Sie einen Filter nach Priorität hinzu, um mit dem Wichtigsten zu beginnen.
Und um schnell zur Suche zu springen, drücken Sie einfach "/".
Fristen im Blick
Überfällige Aufgaben sind jetzt überall leicht zu erkennen: Die Fälligkeit wird in der Tabelle und auf der Karte rot hervorgehoben, im Spaltenkopf des Boards steht ihre Anzahl, und in der Aufgabe selbst sehen Sie, wie viele Tage sie überfällig ist. Der Zähler neben "Aufgaben" im Hauptmenü zeigt genau an, wie viele Ihrer Aufgaben überfällig sind.
Die Fälligkeit lässt sich mit einer bestimmten Uhrzeit oder nur als Datum angeben. Zum Beispiel für einen Anruf beim Kunden "heute bis 13:00" und für eine Ersatzteilbestellung einfach "bis Freitag". Eine Aufgabe mit Uhrzeit ist direkt nach dieser Uhrzeit überfällig, eine Aufgabe nur mit Datum ab Beginn des nächsten Tages.
Fälligkeiten in den nächsten oder letzten Tagen werden in einem leicht verständlichen Format angezeigt: "Heute 13:00", "In 2 Tagen", "Vor 2 Tagen". So sehen Sie sofort, wie viel Zeit noch bleibt oder bereits vergangen ist, ohne in den Kalender zu schauen.
Alles zur Arbeit mit dem überarbeiteten Modul – von der Einrichtung des Boards bis zu den Filtern – finden Sie in der Anleitung zum Modul "Aufgaben".
Haben Sie Fragen oder Ideen zur Arbeit mit Aufgaben? Wir sind im Support-Chat jederzeit für Sie da.