En la RO App, los recursos se pueden agrupar por tipo y utilizar para gestionar la disponibilidad a la hora de programar las citas de los clientes.
Por ejemplo, en el caso de un salón de belleza, puedes crear un tipo de recurso «Sala de tratamientos» y añadirle recursos específicos: «Sala de tratamientos 1», «Sala de tratamientos 2» y «Sala de tratamientos 3». Un mismo tipo de recurso se puede utilizar en varias sedes de la empresa.
Tipo de recurso y recurso
El sistema utiliza dos entidades relacionadas:
Tipo de recurso: agrupa los recursos que tienen la misma finalidad. Por ejemplo, el tipo de recurso «Sala de tratamientos», el tipo de recurso «Sala de masajes» y el tipo de recurso «Ascensor».
Recurso: una instancia específica de este tipo. Por ejemplo, «Cabina 1» o «Cabina 2».
Un recurso siempre pertenece a un único tipo.
Importante: Un tipo de recurso se crea y se edita a nivel de empresa, no a nivel de cada sede individual. Un mismo tipo se puede añadir a varias sedes a la vez.
Creación de un tipo de recurso
Para crear un tipo de recurso, ve a la sección Ajustes > General > Citas y sigue estos pasos:
1. Haz clic en + Tipo de recurso
2. Al crear el tipo de recurso, especifica:
el nombre del tipo de recurso;
las sedes en las que se utilizará;
el número de recursos para cada ubicación.
Por ejemplo, si especificas 3 recursos para el tipo «Caja», el sistema creará automáticamente: Caja 1, Caja 2, Caja 3.
De esta forma, no es necesario crear el mismo tipo de recurso por separado para cada ubicación. Los recursos individuales se pueden añadir o editar desde los Ajustes de la empresa o desde la página de la ubicación correspondiente.
3. Asignación automática de recursos
Si el tipo de recurso requerido está configurado para un servicio, RO App puede asignar automáticamente un recurso específico disponible al crear una cita.
Para cada tipo de recurso, puedes seleccionar un método de asignación automática:
Distribución equitativa — (predeterminado) — el sistema selecciona el recurso disponible menos utilizado, lo que garantiza una utilización equilibrada de todos
Utilización máxima — el sistema selecciona el recurso disponible más utilizado para que los demás recursos permanezcan disponibles durante más tiempo.
Por ejemplo, si un servicio requiere el tipo de recurso «Oficina» y la empresa tiene tres oficinas, el sistema seleccionará automáticamente una oficina disponible al crear una cita, de acuerdo con la estrategia seleccionada. Si es necesario, puedes cambiar manualmente el recurso asignado.
Vinculación de recursos a servicios
Para cada servicio, puedes especificar qué tipos de recursos se requieren para prestarlo.
Por ejemplo:
«Masaje» → Sala de masajes;
«Reparación de coches» → Elevador;
«Alquiler de plaza de garaje» → Plaza de garaje.
Se pueden añadir varios tipos de recursos a un mismo servicio. Si se añade el mismo tipo de recurso a un servicio varias veces, el sistema debe reservar el número correspondiente de recursos distintos al crear una cita. No se pueden añadir varios recursos del mismo tipo a un mismo servicio.
Nota: Los tipos de recursos están vinculados directamente a los servicios. Actualmente no es posible configurar esta vinculación para toda una categoría de servicios.
Recursos en las citas
Puedes utilizar uno o más recursos específicos para una cita.
Al seleccionar los recursos manualmente, el usuario los ve agrupados por tipo. El tipo de recurso es solo un encabezado de agrupación y no se puede seleccionar por separado; debes seleccionar un recurso específico.
Si hay varios recursos para una misma cita, se muestran en filas separadas en el calendario, pero todos siguen formando parte de la misma cita.
Cuándo se considera que un recurso está reservado
Un recurso se considera reservado si existe otra cita para ese mismo intervalo de tiempo que utilice ese recurso, y dicha cita tiene un estado distinto de:
Completada;
Cancelada;
No se presentó.
Si todos los recursos del tipo deseado están reservados, el sistema muestra una advertencia indicando que algunos recursos no están disponibles. Cuando un empleado crea una cita manualmente, esta se puede guardar aunque no haya recursos disponibles.
En la página pública de citas en línea, el cliente no ve ni selecciona un recurso específico. El sistema lo asigna automáticamente. Si no hay recursos adecuados disponibles, no es posible crear una cita para ese intervalo de tiempo.