En el módulo "Facturas" hay un nuevo tipo de documento: la nota de crédito. Registra la reducción del importe que debe pagar el cliente como un documento independiente, con su propio número y estado. La factura emitida no cambia.
Por ejemplo, emitiste a un cliente una factura por el mantenimiento de un equipo y más tarde acordaste con él un descuento por el retraso en los trabajos. Antes habrías tenido que editar la propia factura: el importe original desaparecería del documento y el motivo del ajuste no quedaría reflejado en ninguna parte. Ahora la factura se mantiene tal como se emitió y el descuento se aplica con una nota de crédito: en la factura se ven el importe original, el ajuste y el saldo pendiente.
Junto con las notas de crédito, hemos mejorado el trabajo con los pagos: las facturas se pueden pagar en varias partes, los pagos de las órdenes se tienen en cuenta automáticamente y todos los pagos y ajustes se reúnen en un solo lugar.
Dos formas de crear una nota de crédito
En la página de facturas hay una nueva pestaña independiente: "Notas de crédito". En ella funcionan los mismos filtros, columnas y ordenación que en la lista de facturas y, para cada nota de crédito, se ve la factura a la que pertenece, si existe ese vínculo.
La forma de crearla determina en qué influirá la nota de crédito.
Desde una factura – con la opción "Nota de crédito" del menú "Acciones" de la factura. La nota de crédito se vincula a ella de inmediato, y la entidad jurídica, el cliente, el pagador y los conceptos se transfieren automáticamente. Solo tienes que indicar los conceptos y el importe del ajuste. Esta opción es útil cuando necesitas ajustar una factura concreta: el cliente ha devuelto parte de los productos, has aplicado un descuento después de emitirla o has detectado un error en la cantidad. Esta acción no está disponible para facturas pagadas o canceladas.
Sin factura – con el botón "+ Nota de crédito" en la pestaña "Notas de crédito". Tú eliges la entidad jurídica, el cliente, el pagador y los conceptos. Es útil cuando la nota de crédito no está relacionada con una factura concreta, por ejemplo, si se trata de una compensación al cliente por las molestias o de una bonificación para un socio habitual.
Ten en cuenta: en los conceptos de la nota de crédito, el campo "Precio" indica el importe del ajuste por unidad, no el nuevo precio del producto o servicio. Si la nota de crédito se crea desde una factura, este campo se rellena primero con el precio de la factura: mantenlo para reducir el importe pendiente en el valor total del concepto o indica un importe menor.
Cómo afecta una nota de crédito a la factura y al saldo
Una nota de crédito nueva se crea como borrador: puedes editarla o eliminarla, y todavía no modifica ningún importe. Solo afecta a la factura o al saldo cuando cambias su estado a "Emitido". A partir de ese momento, la nota de crédito queda bloqueada y ya no se puede editar, y su importe se aplica según la forma en que se creó:
una nota de crédito creada desde una factura reduce el saldo pendiente de esa factura. Los conceptos y el total de la factura no cambian: el ajuste aparece en la factura como una línea independiente con el número de la nota de crédito y un importe negativo;
una nota de crédito creada sin factura se abona en el saldo del pagador, o en el del cliente si el pagador y el cliente son la misma persona.
Si cancelas una nota de crédito emitida, su importe dejará de tenerse en cuenta en la factura o en el saldo.
La suma de todas las notas de crédito de una factura no puede superar el importe de esa factura. La nota de crédito no devuelve dinero al cliente: para ello se necesita una operación financiera independiente.
Los números de las notas de crédito se generan con su propia plantilla y un contador independiente. La plantilla se configura igual que para las facturas: común para toda la empresa o independiente para cada entidad jurídica.
Pago parcial de facturas
Ya no es obligatorio pagar una factura de una sola vez. Para registrar un pago parcial, selecciona "+ Pago" en el menú "Acciones" de la factura e indica el importe. Puedes usar cualquier método de pago, aunque en la factura figure otro. Por ejemplo, el cliente pagó la mitad en efectivo al recoger el equipo y el resto por transferencia una semana después: ambos pagos se verán en la factura.
Debajo del total de la factura ha aparecido el bloque "Saldo pendiente": en él se muestran con signo menos todos los pagos y notas de crédito, así que se ve al instante cuánto se ha pagado ya y cuánto queda.
Los pagos de las órdenes se tienen en cuenta en la factura. Si el cliente ya ha hecho un anticipo o el pago completo de una orden incluida en la factura, este aparecerá automáticamente en el bloque "Saldo pendiente", y al cliente solo le quedará pagar la diferencia.
Si cambias el estado de la factura a uno del grupo "Pagado", pero el cliente aún no ha abonado una parte del importe, se abrirá el diálogo de pago del importe restante. Puedes pagarlo como de costumbre o con el saldo del cliente. Si por la factura se ha recibido más de lo necesario, el sistema te propondrá devolver el exceso al cliente o abonarlo en su saldo, igual que en las órdenes.
Consulta más información sobre cómo crear notas de crédito y cómo afectan a las facturas y los saldos en la guía para trabajar con notas de crédito.
¿Tienes preguntas o sugerencias sobre el trabajo con facturas? Siempre estamos disponibles en el chat de soporte.