Hemos renovado el módulo "Tareas" y le hemos añadido nuevas funciones: estados y prioridades, un tablero con agrupación y nuevos filtros. Ahora puedes modificar las tareas sin abrirlas: directamente en la tabla o arrastrando una tarjeta en el tablero.
Esta actualización te será útil si tienes muchas tareas repartidas entre varios empleados. Por ejemplo, el gerente de un servicio técnico abre por la mañana el tablero agrupado por responsable y ve qué técnico tiene más carga de trabajo. Arrastra la llamada a un cliente para aprobar una reparación a la columna de un administrador que hoy tiene menos trabajo: el responsable cambia sin necesidad de abrir la tarea.
Estados y prioridades
Antes, una tarea solo podía estar abierta o cerrada. Ahora puedes configurar los estados según tus propios procesos: en la configuración de estados hay una pestaña independiente, "Tareas". En ella puedes cambiar el nombre de los estados predeterminados "Por hacer", "En curso", "En espera" y "Hecho" o añadir otros nuevos. Igual que en otros módulos, puedes definir a qué estados se puede pasar, quién puede establecerlos y si hace falta un comentario.
Además, cada tarea tiene ahora una prioridad: alta, media o baja. Las tareas nuevas siempre se crean en el primer estado y con prioridad media por defecto. Y para completar una tarea, basta con pulsar "Marcar como completada".
Ya hemos migrado tus tareas existentes: las abiertas tienen ahora el estado "Por hacer", las cerradas, "Hecho", y todas tienen prioridad media.
Consulta cómo añadir tus propios estados y configurar las transiciones entre ellos en la guía de configuración de estados.
Dos vistas: tabla y tablero
Ahora eliges tú en cuál de ellas trabajar con las tareas.
La tabla es ideal cuando necesitas ver muchas tareas a la vez. Puedes configurar las columnas a tu gusto, por ejemplo, añadir la descripción de la tarea o el registro relacionado. Puedes ordenar por casi cualquier columna: la prioridad, por importancia, y los estados, en el orden en que estén configurados en tu empresa. Las tareas completadas no se muestran en la tabla por defecto para que no te distraigan del trabajo actual, pero siempre puedes mostrarlas con un filtro.
El tablero muestra las tareas como tarjetas en columnas. Puedes agruparlas de tres formas:
por estado, para ver en qué fase está cada tarea;
por responsable, para repartir la carga de trabajo de forma equilibrada entre los empleados; las tareas sin responsable se reúnen en una columna aparte;
por fecha de vencimiento, para planificar el día y la semana: las tareas se reparten en las columnas "Atrasado", "Hoy", "Esta semana" y "Próximas".
Las tareas vencidas siempre aparecen arriba de la columna y, debajo, las tarjetas con la fecha de vencimiento más cercana. Puedes ocultar las columnas de estado que no necesites, por ejemplo, "Hecho".
Cambios sin abrir la tarea
Puedes cambiar el estado, el responsable, la prioridad y la fecha de vencimiento directamente en la fila de la tabla o en la tarjeta del tablero: basta con hacer clic en el campo que necesites. Y si quieres actualizar varias tareas a la vez, selecciónalas en la tabla y cámbialas todas juntas: cada cambio queda registrado en el historial de cada tarea.
En el tablero, basta con arrastrar una tarjeta a otra columna para que la tarea se actualice según la agrupación.
Por estado: cambia el estado de la tarea. Se aplican las mismas reglas que al cambiar el estado dentro de la tarea: las columnas de los estados a los que no se puede pasar la tarea quedan inactivas mientras la arrastras y, si el estado requiere un comentario, el sistema te lo pedirá.
Por responsable: cambia el responsable. Si una tarea tiene varios responsables, la tarjeta aparece en la columna de cada uno de ellos, y al arrastrarla solo se sustituye al empleado de cuya columna la has movido. Para crear una tarea para un empleado concreto, pasa el cursor sobre su columna y pulsa "+": el empleado ya aparecerá como responsable.
Por fecha de vencimiento: cambia la fecha de vencimiento a hoy, al último día de la semana actual o a dentro de una semana.
Todas las acciones tienen en cuenta los permisos de acceso. Por ejemplo, si un empleado solo puede cambiar el estado de sus tareas, no podrá arrastrar una tarea a la columna de un compañero.
Filtros y búsqueda
En la página de tareas hay ahora filtros rápidos que muestran las tareas que necesitas con un solo clic:
"Mis tareas": tareas de las que eres responsable;
"Atrasado": tareas cuya fecha de vencimiento ya ha pasado;
"Vencen esta semana": tareas que vencen en la semana actual;
"Creadas por mí": tareas que has creado tú.
También hay nuevos filtros: por fecha de creación, autor, estado, responsable, prioridad y fecha de vencimiento. Puedes combinarlos con los filtros rápidos y la búsqueda: por ejemplo, selecciona "Atrasado" y añade un filtro por prioridad para empezar por lo más importante.
Y para ir rápidamente a la búsqueda, pulsa "/".
Control de plazos
Ahora es fácil detectar las tareas vencidas en cualquier lugar: la fecha de vencimiento se resalta en rojo en la tabla y en la tarjeta, el encabezado de la columna del tablero muestra cuántas hay y, dentro de la tarea, se ve cuántos días lleva vencida. El contador junto a "Tareas" en el menú principal muestra exactamente cuántas de tus tareas están vencidas.
La fecha de vencimiento puede incluir una hora concreta o solo el día. Por ejemplo, para una llamada a un cliente, "hoy antes de las 13:00", y para pedir recambios, simplemente "antes del viernes". Una tarea con hora se considera vencida justo después de esa hora, y una tarea solo con fecha, a partir del inicio del día siguiente.
Las fechas de vencimiento más cercanas se muestran en un formato fácil de entender: "Hoy 13:00", "Dentro de 2 días", "Hace 2 días". Así ves al instante cuánto tiempo queda o ha pasado sin consultar el calendario.
Todo sobre el trabajo con el módulo renovado, desde la configuración del tablero hasta los filtros, está en la guía del módulo "Tareas".
¿Tienes preguntas o ideas sobre el trabajo con tareas? Siempre estamos disponibles en el chat de soporte.