Les notifications externes sont des messages automatiques que le système envoie à un client pour lui rappeler un événement important ou un changement de statut de son document. Dans RO App, vous pouvez configurer ces notifications en fonction des événements liés aux contacts afin d'informer à l'avance les personnes et les organisations des dates importantes.
Remarque : vous pouvez configurer ces notifications uniquement pour les clients, et non pour les employés.
1. Sur la page Paramètres > Notifications externes > Contacts, dans la section « Pour les personnes » ou « Pour les organisations », cliquez sur le bouton + Notification. Le fait de créer une notification pour des personnes ou pour des organisations détermine la liste des événements disponibles.
2. Sélectionnez l'événement pour lequel vous souhaitez envoyer une notification.
La liste des événements disponibles est générée automatiquement en fonction du formulaire de contact de la personne ou de l'organisation, respectivement. Tous les champs de contact de type Date seront disponibles pour être sélectionnés comme événements pour l'envoi de notifications.
Cela inclut le champ système Anniversaire, ce qui vous permet d’envoyer facilement des rappels pour les anniversaires, les dates importantes ou toute autre date significative.
3. Choisissez d’envoyer les notifications par SMS ou par e-mail (si cette information est spécifiée dans le profil client).
Important : pour envoyer une notification, la case à cocher « SMS » ou « Accepter de recevoir des e-mails » doit être sélectionnée dans le profil client.
Lorsque vous sélectionnez le mode de livraison « E-mail », vous pouvez choisir l’adresse e-mail à partir de laquelle les notifications seront envoyées : depuis l’adresse de RO App (gateway@roapp.email) ou, si vous avez activé l’intégration e-mail, depuis l’une des adresses connectées dans l’intégration, à condition que vous ayez accès à celles-ci. Si vous n’avez connecté aucune adresse e-mail, vous pouvez accéder à la page de connexion directement depuis la fenêtre de sélection.
4. Essayer d'envoyer d'abord via le dernier chat du contact — cochez la case pour que le système tente d'envoyer la notification vers le dernier chat ouvert avec le client. Si aucun chat de ce type n'existe, la notification sera envoyée via la méthode sélectionnée ci-dessus — SMS ou e-mail.
Dans Twilio WhatsApp, le chat reste ouvert pendant 24 heures après le dernier message du client.
Sur Instagram — pendant 7 jours après le dernier message du client.
Important : utilisez cette fonctionnalité uniquement pour les notifications importantes. Un nombre excessif de messages peut entraîner le blocage du numéro de téléphone ou du compte associé au canal de discussion.
Les notifications envoyées avec succès vers une discussion apparaissent non seulement dans la discussion elle-même, mais également dans les ordres de travail et les flux d'activité des contacts. Pour ouvrir cette discussion, cliquez sur le nom du canal dans le flux d'activité.
5. Envoyer à — indiquez l'heure d'envoi de la notification. L'heure correspondra au fuseau horaire de votre entreprise.
6. Envoyer à l'avance — cochez la case pour envoyer la notification à l'avance, et indiquez combien de jours avant l'événement vous souhaitez l'envoyer.
8. Enregistrez les paramètres.
C'est fait ! Le contact recevra désormais une notification, qui apparaîtra également dans son flux d'événements.