Dans cet article, nous allons voir comment organiser le processus de réparation des actifs et produits achetés dans le système.
Un traitement adéquat des commandes vous permet de :
conserver l'historique de chaque actif ;
suivre avec précision les dépenses et la charge de travail des employés ;
préparer un actif ou un produit en vue d'une réutilisation ou d'une vente.
Si vous gérez d'importants volumes de rachat d'équipements, il est essentiel d'enregistrer toutes les étapes de travail pour chaque actif afin d'assurer un suivi précis des dettes envers les fournisseurs et les clients.
Scénario 1. Réparer un actif et l'utiliser comme actif
Vous disposez désormais d'un actif acheté. Pour l'utiliser au sein de l'entreprise — pour le travail des techniciens ou même pour la location —, réparez-le en suivant les étapes ci-dessous.
1. Créez un type de commande spécifique pour la réparation d'actifs (par exemple, « Réparation d'un actif d'occasion »).
❗ Ce type de commande doit inclure le champ système « Actif » afin que vous puissiez y ajouter l’actif acheté.
L’utilisation d’un type de commande distinct vous permettra :
de calculer la paie différemment pour les employés,
et, si nécessaire, de créer une chaîne de statuts distincte pour ce type de commande afin d’éviter l’envoi de notifications inutiles.
2. Ajoutez l’actif acheté à la commande.
Pour ce type de commande, nous vous recommandons de créer un client distinct avec le type d’organisation.
3. Ajoutez les produits et services nécessaires à la réparation de l’actif et définissez un prix nul pour ceux-ci afin d’enregistrer l’utilisation des produits et services sans générer de bénéfice, puisqu’il s’agit d’une réparation interne et non d’une vente à un client.
Pour vous assurer qu’un employé reçoive une prime pour la réparation d’un actif acheté, configurez une règle distincte pour le calcul d’une commission exceptionnelle pour ce service.
4. Une fois la réparation terminée, clôturez la commande — assurez-vous que l'actif reste dans l'entrepôt de l'entreprise lors de la clôture de la commande.
5. Modifiez le prix de revient de l'actif :
Copiez le prix de revient de la commande à partir du rapport « Bénéfice des commandes ».
Ajoutez ce montant au prix de revient existant de l'actif dans le champ « Coût » — il s'agit du nouveau prix de revient, tenant compte de la réparation et des matériaux utilisés.
S'il est important pour vous de voir comment le coût de l'actif évolue, nous vous recommandons de créer un champ « Nouveau coût » dans le formulaire. Vous pouvez y saisir le montant actuel une fois l'actif réparé.
Après réparation, l'actif peut être utilisé comme ressource interne à l'entreprise :
comme outil pour d'autres travaux ;
comme équipement pour les techniciens ;
comme actif destiné à la location.
Pour utiliser l’actif dans des commandes en tant que produit ou le vendre à un client, suivez les étapes du Scénario 2.
Scénario 2. Réparer un actif et le convertir en produit
Vous disposez désormais d’un actif réparé. Pour le convertir en produit destiné à la vente ou en pièce de rechange pour les commandes, suivez les étapes ci-dessous.
1. Effectuez toutes les étapes du scénario 1 précédent.
2. Convertissez l'actif réparé en produit et effectuez la réception dans l'entrepôt souhaité.
Le fournisseur dans cette réception doit être la même organisation cliente qui a passé la commande. Pour ce faire, dans le profil de contact, vous devez le marquer comme fournisseur.
Vous pouvez créer un nouveau produit ou ajouter le produit reconditionné en tant que nouvelle unité de série à un produit existant (par exemple, iPhone reconditionné).
Le prix d'achat correspondra au coût du bien neuf (coût de l'article acheté + sa réparation).
Scénario 3. Réparer un bien acheté après l'avoir converti en produit
Si vous avez déjà acheté un actif auprès d’un client et l’avez converti en produit, mais que vous devez maintenant effectuer une réparation :
1. Reconvertissez le produit en actif. Cela est nécessaire pour :
distinguer clairement l’unité en cours de réparation dans les commandes des produits et pièces de rechange utilisés pour la réparation ;
suivre toutes les modifications apportées à l’actif et mettre à jour son coût, en tenant compte du travail effectué et des matériaux utilisés.
2. Continuez en suivant les étapes du scénario 1.
Une fois la réparation terminée, vous pouvez :
laisser l'actif prêt à être réutilisé ;
ou, en suivant les étapes du scénario 2, le reconvertir en produit prêt à la vente ou à être utilisé comme pièce de rechange dans les commandes.