En France, la facturation électronique est régie par les exigences fiscales locales et permet aux entreprises d’échanger des données de facturation par voie électronique dans le respect de la législation nationale. Une configuration adéquate garantit que les factures sont générées dans le format requis et transmises conformément à la réglementation en vigueur.
Dans la RO App, vous pouvez configurer la facturation électronique pour la France afin de créer des documents conformes aux exigences en vigueur, notamment dans les formats Factur-X et ZUGFeRD, largement utilisés. Le système vous permet également d’intégrer le processus de facturation au flux de travail de gestion des documents électroniques nécessaire et d’envoyer des documents via le réseau PEPPOL. Ce guide explique comment définir les paramètres nécessaires et préparer votre compte pour utiliser la facturation électronique en France.
Configuration de l’intégration de la facturation électronique
Étape 1. Vérification des informations relatives aux entités juridiques
Avant de configurer l’intégration, assurez-vous que vos entités juridiques contiennent toutes les informations requises. Le champ « Numéro d’identification fiscale/TVA » peut porter une appellation différente selon la réglementation du pays et est désormais obligatoire ; veillez donc à ce qu’il soit renseigné au même titre que les autres données.
Étape 2. Configuration de l’intégration
1. Accédez à Paramètres > Intégrations > Facturation électronique et cliquez sur Configurer.
2. Cliquez sur Intégration activée.
3. Choisissez Mode production ou Mode test.
En mode Test, les factures électroniques seront générées mais ne seront pas envoyées aux autorités fiscales ni à vos contreparties, car ce mode est principalement destiné à des fins de test. En mode Production, toutes les fonctionnalités d’intégration sont activées et les factures sont transmises à vos autorités fiscales conformément aux paramètres d’intégration.
4. Choisissez les entités juridiques qui seront indiquées pour ces factures. Vous pouvez sélectionner Toutes ou uniquement certaines d’entre elles.
Veuillez noter que toutes les entités juridiques choisies ci-dessus :
doivent être correctement renseignées dans Paramètres > Général ;
doivent être associées à des emplacements spécifiques dans Paramètres > Emplacements.
Si les informations relatives à une entité juridique ont été mises à jour, cliquez sur le bouton Synchroniser ici, dans les paramètres d’intégration, pour les mettre à jour pour les factures suivantes.
5. Sélectionnez le statut sous lequel la facture électronique sera générée.
6. Sélectionnez le mode de transmission : PEPPOL (système paneuropéen normalisé de passation des marchés publics en ligne) ou e-mail.
Si vous utilisez le mode de transmission PEPPOL, le NIF doit être fourni ; si vous utilisez le mode de transmission par e-mail, l’adresse e-mail doit être fournie.
7. Sélectionnez la taille d’entreprise appropriée en fonction de la taille de votre entreprise, choisissez le régime de TVA qui correspond au statut fiscal de votre entreprise dans la liste, puis saisissez le code NAF correspondant à l’activité principale de votre entreprise.
8. Vous devez ensuite faire correspondre les taxes. Dans la colonne de gauche, sélectionnez les codes fiscaux correspondant aux taxes que vous utilisez dans la RO App, et dans la colonne de droite, sélectionnez le nom officiel du taux d’imposition.
Les taxes dans la RO App peuvent être configurées sur la page Paramètres > Finances > Taxes.
9. Dernière étape : mise en correspondance des modes de paiement. Associez les modes de paiement de l'application RO App aux modes de paiement standard utilisés pour la facturation électronique européenne.
10. Enregistrez les paramètres.
C'est fait ! Désormais, vos factures seront automatiquement transmises à l'administration fiscale dans le format sélectionné.
Facture
Une fois l'Intégration activée, chaque facture affichera l'icône de facturation électronique à côté de son numéro. En cliquant sur cette icône, une petite fenêtre s'ouvrira, indiquant :
Statut de la facture – indique si la facture a été envoyée avec succès, si elle a été acceptée ou si elle a été refusée.
Mode de transmission – indique comment la facture est transmise (par exemple, via PEPPOL).
Remarque : pour recevoir une facture électronique via PEPPOL, le payeur doit disposer d’une connexion active à PEPPOL avec la fonction de réception activée (vérifiez votre contrepartie ici).
Recommandations pour la saisie des données client en vue d’une transmission précise des factures électroniques via Peppol
Afin de garantir une transmission précise et sans erreur des factures électroniques via le réseau Peppol, veuillez tenir compte des points suivants :
1. Saisissez les deux identifiants
TIN (numéro d’identification fiscale)
BRN (numéro d’enregistrement de l’entreprise)
2. Vérifiez le format du numéro d’identification fiscale
Vérifiez comment le numéro d’identification fiscale du client est enregistré dans le système :
sous la forme d’un numéro de TVA européen avec le préfixe de pays EL (par exemple, EL123456789) ;
ou sous la forme d’un numéro d’identification fiscale grec à 9 chiffres (AFM) sans préfixe de pays (par exemple, 123456789).
Assurez-vous que le format correspond aux exigences de votre configuration de facturation électronique et au type d’identification sélectionné. Un format incorrect peut entraîner des erreurs lors de l’envoi des factures électroniques.
Si l’e-mail est sélectionné comme méthode d’envoi des factures, il n’est pas nécessaire de fournir le NIF. Dans ce cas, la facture sera générée et envoyée directement à l’adresse e-mail du client, sans aucune exigence supplémentaire concernant l’identification fiscale du destinataire.
Numéro d’identification fiscale du payeur – le numéro d’identification fiscale du payeur.
Identifiant de déclaration fiscale – affiché lorsque la facture est enregistrée dans un système de déclaration fiscale ; il est pertinent en cas d’audit ou lorsqu’un identifiant unique de document fiscal est délivré par les autorités.
La facture électronique peut présenter les statuts suivants :
Nouvelle — statut initial d’une facture émise.
Envoyée — la facture a été envoyée avec succès.
Acceptée — une fois que la facture a été marquée comme acceptée.
Enregistrée — lorsqu’une notification d’enregistrement a été reçue ou que la facture a été marquée manuellement comme enregistrée.
Refusée — lorsqu’une notification de refus a été reçue ou que la facture a été marquée manuellement comme refusée.
Terminée — il s’agit du statut final.
Synchronisation manuelle
Vous pouvez synchroniser manuellement une facture avant sa synchronisation automatique en ouvrant la facture et en sélectionnant Actions > Envoyer la facture électronique.
Une fois la facture synchronisée, elle ne peut plus être modifiée.
Exportation d’une facture
Pour exporter une facture, cliquez sur Actions et sélectionnez le format souhaité. Les options les plus courantes sont le PDF et le PEPPOL BIS 3.0, mais d’autres formats approuvés par les autorités fiscales locales sont également disponibles.
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