Dans la RO App, les ressources peuvent être regroupées par type et utilisées pour gérer la disponibilité lors de la planification des rendez-vous des clients.
Par exemple, pour un salon, vous pouvez créer un type de ressource « Salle de soins » et y ajouter des ressources spécifiques : « Salle de soins 1 », « Salle de soins 2 » et « Salle de soins 3 ». Un même type de ressource peut être utilisé dans plusieurs emplacements de l’entreprise.
Type de ressource et ressource
Le système utilise deux entités liées :
Type de ressource — regroupe les ressources qui ont la même fonction. Par exemple, le type de ressource « Salle de soins », le type de ressource « Salle de massage » et le type de ressource « Ascenseur ».
Ressource — une instance spécifique de ce type. Par exemple, « Cabine 1 » ou « Cabine 2 ».
Une ressource appartient toujours à un seul type.
Important : Un type de ressource est créé et modifié au niveau de l’entreprise, et non au niveau de chaque emplacement. Un même type peut être ajouté à plusieurs emplacements à la fois.
Création d’un type de ressource
Pour créer un type de ressource, accédez à la section Paramètres > Général > Rendez-vous et suivez ces étapes :
1. Cliquez sur + Type de ressource
2. Lors de la création du type de ressource, précisez :
le nom du type de ressource ;
les emplacements où il sera utilisé ;
le nombre de ressources pour chaque emplacement.
Par exemple, si vous indiquez 3 ressources pour le type « Boîte », le système créera automatiquement : Boîte 1, Boîte 2, Boîte 3.
De cette manière, il n’est pas nécessaire de créer séparément le même type de ressource pour chaque emplacement. Les ressources individuelles peuvent être ajoutées ou modifiées à partir des Paramètres de l’entreprise ou depuis la page de l’emplacement correspondant.
3. Attribution automatique des ressources
Si le type de ressource requis est configuré pour un service, RO App peut attribuer automatiquement une ressource disponible spécifique lors de la création d’un rendez-vous.
Pour chaque type de ressource, vous pouvez sélectionner une méthode d’attribution automatique :
Répartition équilibrée — (par défaut) — le système sélectionne la ressource disponible la moins sollicitée, garantissant ainsi une utilisation équilibrée de toutes les
Utilisation maximale — le système sélectionne la ressource disponible la plus sollicitée afin que les autres ressources restent disponibles plus longtemps.
Par exemple, si un service nécessite le type de ressource « Bureau » et que l’entreprise dispose de trois bureaux, le système sélectionnera automatiquement un bureau disponible lors de la création d’un rendez-vous, conformément à la stratégie choisie. Si nécessaire, vous pouvez modifier manuellement la ressource attribuée.
Liaison des ressources aux services
Pour chaque service, vous pouvez préciser quels types de ressources sont nécessaires à son exécution.
Par exemple :
« Massage » → Salle de massage ;
« Réparation automobile » → Pont élévateur ;
« Location d’emplacement de garage » → Emplacement de garage.
Vous pouvez associer plusieurs types de ressources à un même service. Si le même type de ressource est ajouté plusieurs fois à un service, le système doit réserver le nombre correspondant de ressources distinctes lors de la création d’un rendez-vous. Vous ne pouvez pas associer plusieurs ressources du même type à un même service.
Remarque : les types de ressources sont directement liés aux services. Il n’est actuellement pas possible de configurer ce lien pour une catégorie de services entière.
Ressources dans les rendez-vous
Vous pouvez utiliser une ou plusieurs ressources spécifiques pour un rendez-vous.
Lors de la sélection manuelle des ressources, l’utilisateur les voit regroupées par type. Le type de ressource n’est qu’un en-tête de regroupement et ne peut pas être sélectionné séparément — vous devez sélectionner une ressource spécifique.
S’il existe plusieurs ressources pour un même rendez-vous, elles s’affichent sur des lignes distinctes du calendrier, mais font toutes partie du même rendez-vous.
Quand une ressource est considérée comme réservée
Une ressource est considérée comme réservée s’il existe un autre rendez-vous pour ce même créneau horaire utilisant cette ressource, et si ce rendez-vous a un statut autre que :
Terminé ;
Annulé ;
Défraîchi.
Si toutes les ressources du type souhaité sont réservées, le système affiche un avertissement indiquant que certaines ressources ne sont pas disponibles. Lorsqu’un employé crée un rendez-vous manuellement, celui-ci peut être enregistré même si aucune ressource n’est disponible.
Sur la page de rendez-vous en ligne publique, le client ne voit ni ne sélectionne de ressource spécifique. Le système l’attribue automatiquement. Si aucune ressource appropriée n’est disponible, il n’est pas possible de créer un rendez-vous pour ce créneau horaire.