De nombreux processus de service reposent sur la mémoire du collaborateur : quoi vérifier à la réception, quoi consigner avant la restitution, quelles photos prendre. Les checklists transfèrent ces étapes dans RO App : vous décrivez une seule fois le déroulé du contrôle dans un modèle, et votre équipe l'effectue de la même manière dans chaque commande.
Par exemple, à la réception d'un véhicule à l'atelier, le technicien effectue une checklist d'inspection : il note l'état de la carrosserie, le niveau de carburant et les équipements, et ajoute des photos. Si le client a des questions par la suite, il suffit d'ouvrir la commande pour voir qui a rempli chaque champ, quand et avec quel résultat.
Éditeur de modèles dans les paramètres
Les checklists sont construites à partir de modèles que vous créez au niveau de l'entreprise – dans la nouvelle section Paramètres → Checklists.
Chaque modèle se compose d'étapes ; à l'intérieur d'une étape, des sections, et dans les sections, des champs que le collaborateur remplit. Pour chaque champ, vous choisissez un type :
texte sur une ligne – pour une réponse courte ;
texte sur plusieurs lignes – pour un commentaire détaillé ;
résultat du contrôle – avec les statuts "Réussi", "Échoué", "Attention" ou "Inconnu" ;
sélection multiple – plusieurs options parmi un ensemble prédéfini, par exemple les défauts constatés ;
menu déroulant – une option parmi un ensemble prédéfini ;
téléversement de fichier – une photo de l'état, le scan d'un document ;
date – lorsqu'il faut consigner un jour précis, par exemple la date du prochain entretien.
Outre les champs eux-mêmes, le modèle dispose de trois autres paramètres :
disponibilité – le modèle fonctionne pour tous les types de commande ou uniquement pour ceux que vous sélectionnez, ainsi le diagnostic et la réparation sous garantie peuvent avoir des checklists différentes ;
notes et pièces jointes – vous pouvez les autoriser dans n'importe quelle section, afin que le collaborateur ajoute un commentaire ou une photo là où aucun champ n'est prévu ;
ordre – les étapes, les sections et les champs peuvent être déplacés, pour que la checklist suive le déroulé réel du contrôle.
La modification d'un modèle n'affecte que les nouvelles checklists. Celles déjà créées dans les commandes restent inchangées : ce qui a été rempli le mois dernier ne sera pas réécrit rétroactivement.
Travailler avec les checklists dans une commande
Dans la commande, les checklists sont disponibles à la fois pour le travail et pour un contrôle rapide :
l'onglet "Checklists" – disponible s'il existe au moins un modèle actif pour ce type de commande. Toutes les checklists de la commande y sont listées avec leur nom, leur statut, leur auteur et les dates de création et de finalisation. C'est aussi d'ici qu'un employé disposant de l'autorisation correspondante démarre une checklist avec le bouton "Ajouter une checklist" ;
le badge de statut dans la fenêtre de la commande – le système affiche en dessous les checklists non terminées, ainsi le responsable n'a pas besoin d'ouvrir l'onglet pour savoir s'il reste des travaux en cours dans la commande.
Autorisations pour travailler avec les checklists
Dans les droits du rôle, que vous trouverez dans Paramètres → Employés → Rôles, quatre autorisations distinctes sont apparues :
créer des checklists ;
modifier les checklists ;
supprimer des checklists.
L'accès à la section des modèles est régi par une autorisation distincte : seuls les rôles auxquels vous l'ouvrez verront l'éditeur.
Toute personne ayant accès à la commande peut consulter ses checklists.
Les checklists sont disponibles à partir du plan Business.
Pour en savoir plus sur la création de modèles et les types de champs, consultez le guide de configuration des checklists. Et pour savoir comment les remplir, le guide sur le travail avec les checklists dans une commande.
Si vous avez des questions ou besoin d'aide pour configurer les checklists, écrivez-nous sur le chat d'assistance, nous sommes toujours disponibles.