Le module "Factures" propose un nouveau type de document : l'avoir. Il enregistre la réduction du montant que le client doit payer sous forme de document distinct, avec son propre numéro et son propre statut. La facture émise, elle, reste inchangée.
Par exemple, vous avez émis une facture pour l'entretien d'un équipement, puis convenu avec le client d'une remise en raison d'un retard dans les travaux. Auparavant, il aurait fallu modifier la facture elle-même : le montant initial aurait disparu du document et le motif de la correction ne serait apparu nulle part. Désormais, la facture reste telle qu'elle a été émise et vous appliquez la remise au moyen d'un avoir – la facture affiche le montant initial, la correction et le solde restant dû.
En plus des avoirs, nous avons amélioré la gestion des paiements : les factures peuvent être payées en plusieurs fois, les paiements des commandes sont pris en compte automatiquement, et tous les paiements et corrections sont réunis au même endroit.
Deux façons de créer un avoir
La page des factures comporte désormais un onglet distinct, "Avoirs". Vous y retrouvez les mêmes filtres, colonnes et options de tri que dans la liste des factures, ainsi que, pour chaque avoir, la facture à laquelle il se rapporte, le cas échéant.
Le mode de création détermine sur quoi l'avoir aura un effet.
À partir d'une facture – via l'option "Avoir" du menu "Actions" de la facture concernée. L'avoir y est lié immédiatement, et l'entité juridique, le client, le payeur et les lignes sont repris automatiquement. Il vous reste à indiquer les lignes et le montant de la correction. Cette option convient lorsque vous devez corriger une facture précise : le client a retourné une partie des marchandises, vous avez accordé une remise après l'émission ou vous avez constaté une erreur de quantité. Cette action n'est pas disponible pour les factures payées ou annulées.
Sans facture – avec le bouton "+ Avoir" dans l'onglet "Avoirs". Vous choisissez vous-même l'entité juridique, le client, le payeur et les lignes. C'est pratique lorsque l'avoir ne concerne pas une facture précise, par exemple s'il s'agit d'un dédommagement pour un désagrément ou d'un bonus pour un partenaire régulier.
Attention : dans les lignes de l'avoir, le champ "Prix" correspond au montant de la correction par unité, et non au nouveau prix du produit ou du service. Si l'avoir est créé à partir d'une facture, ce champ est d'abord rempli avec le prix de la facture – conservez-le pour réduire le montant dû de la valeur totale de la ligne, ou indiquez un montant inférieur.
Comment un avoir agit sur la facture et le solde
Un nouvel avoir est créé à l'état de brouillon : vous pouvez le modifier ou le supprimer, et il ne change encore aucun montant. Il n'agit sur la facture ou le solde qu'une fois que vous l'avez passé au statut "Émis". L'avoir est alors figé et ne peut plus être modifié, et son montant est appliqué selon son mode de création :
un avoir créé à partir d'une facture réduit le solde restant dû de cette facture. Les lignes et le total de la facture ne changent pas – la correction apparaît dans la facture sur une ligne distincte, avec le numéro de l'avoir et un montant négatif ;
un avoir créé sans facture est porté au crédit du solde du payeur – ou du client, si le payeur et le client sont la même personne.
Si vous annulez un avoir émis, son montant ne sera plus pris en compte dans la facture ni dans le solde.
Le total des avoirs liés à une facture ne peut pas dépasser le montant de cette facture. Un avoir ne rembourse pas le client : pour cela, une opération financière distincte est nécessaire.
Les numéros des avoirs sont générés selon leur propre modèle, avec un compteur distinct. Le modèle se configure de la même manière que pour les factures : commun à toute l'entreprise ou propre à chaque entité juridique.
Paiement partiel des factures
Il n'est plus obligatoire de régler une facture en une seule fois. Pour enregistrer un paiement partiel, sélectionnez "+ Paiement" dans le menu "Actions" de la facture et indiquez le montant. Vous pouvez utiliser n'importe quel mode de paiement, même si la facture en indique un autre. Par exemple, le client a payé la moitié en espèces lors de la remise de l'équipement et le reste par virement une semaine plus tard – les deux paiements seront visibles dans la facture.
Sous le total de la facture se trouve désormais le bloc "Solde restant dû" : tous les paiements et avoirs y apparaissent avec un signe moins, ce qui permet de voir immédiatement combien a déjà été payé et combien il reste à payer.
Les paiements des commandes sont pris en compte dans la facture. Si le client a déjà versé un acompte ou payé la totalité d'une commande incluse dans la facture, ce paiement apparaîtra automatiquement dans le bloc "Solde restant dû" – et le client n'aura plus qu'à régler la différence.
Si vous passez la facture à un statut du groupe "Payé" alors qu'une partie du montant n'a pas encore été réglée, une fenêtre de paiement du reste s'ouvrira. Le reste peut être réglé comme d'habitude ou à partir du solde du client. Si le montant reçu pour la facture dépasse le montant dû, le système proposera de rembourser le trop-perçu au client ou de le porter sur son solde – comme pour les commandes.
Pour en savoir plus sur la création des avoirs et leur effet sur les factures et les soldes, consultez le guide sur l'utilisation des avoirs.
Vous avez des questions ou des suggestions concernant les factures ? Nous sommes toujours disponibles dans le chat d'assistance.