Qu'est-ce qu'une avoir
Un avoir est un document par lequel une entreprise accorde à un client ou à un payeur un crédit d'un montant spécifique. Il peut servir à corriger une erreur sur une facture, à accorder une remise supplémentaire après l'émission d'une facture ou à compenser le coût de biens ou de services.
Une note de crédit ne modifie pas les prix ni les lignes de la facture d'origine. Elle réduit le montant dû sur la facture ou augmente le solde du payeur si le document est créé sans être lié à une facture.
Quand l'utilise-t-on ?
Remises et bonus. Par exemple, une remise sur volume ou une compensation pour une livraison retardée.
Erreurs de facturation. Un prix, une quantité ou un montant surfacturé(e) devant être corrigé(e).
Marchandises ou services non conformes. Compensation partielle sans retour des marchandises.
Annulation de commande après l’émission de la facture.
Dans la RO App, vous pouvez créer une note de crédit de deux manières :
directement dans la section « Notes de crédit » — sans la lier à une facture ;
à partir d’une facture en cours — automatiquement liée à celle-ci.
Créer une note de crédit sans facture
Utilisez cette méthode si vous devez émettre un crédit à un client ou à un payeur sans le lier à une facture spécifique.
Accédez à la section Factures → Notes de crédit.
Cliquez sur + Note de crédit.
Sélectionnez l’entité juridique, le client et le payeur.
Si le client et le payeur sont la même personne, activez l’option Le payeur est le même que le client.Remplissez les champs Mode de paiement, Date de la facture, Date d’échéance du paiement, Responsable et Commentaire.
Dans la section Services et marchandises, ajoutez les articles nécessaires et précisez les informations suivantes pour chacun d’entre eux :
Prix — le montant du crédit par unité de marchandise ou de service ;
Quantité — le nombre d’unités pour lesquelles le crédit est accordé.
Cliquez sur Créer.
Une fois créée, la note de crédit apparaîtra dans le tableau général des notes de crédit.
Remarque : Dans le formulaire de création d’une note de crédit sans facture, il n’y a pas de champ permettant de sélectionner une facture. Par conséquent, une fois créée, il n’est pas possible de lier ce document à une facture.
Création d’une note de crédit à partir d’une facture
Utilisez cette méthode si vous devez réduire le montant dû sur une facture spécifique.
Ouvrez la facture souhaitée.
Dans le menu Actions, sélectionnez Note de crédit.
Vérifiez les données dans le formulaire de création de la note de crédit.
Le système remplit automatiquement certains champs :Facture — affiche un lien vers la facture d’origine ;
Entité juridique, Client et Payeur — les données sont transférées depuis la facture, et ces champs ne sont pas modifiables ;
Services et produits — tous les postes de la facture sont transférés en conservant le format d’affichage d’origine des postes de commande ;
Prix — le prix actuel de la facture est défini pour chaque poste.
Vérifiez les postes et indiquez le montant du crédit :
conservez le prix d’origine si vous devez accorder un avoir correspondant au coût unitaire total ;
modifiez le prix si vous devez émettre un avoir ne couvrant qu’une partie du coût ;
précisez le nombre d’unités pour lesquelles l’avoir est émis.
Cliquez sur Créer.
Une fois créée, l’avis de crédit apparaîtra dans le tableau général des avis de crédit.
Important : vous ne pouvez pas créer un avis de crédit pour les factures appartenant aux groupes de statuts Payées ou Annulées.
Statuts des notes de crédit
Une note de crédit peut avoir deux statuts : Brouillon et Émise. Le statut détermine si le document peut être modifié et s’il a une incidence sur le montant dû.
Brouillon
Un brouillon est une note de crédit qui n’a pas encore été validée et qui n’a pas d’incidence sur les règlements avec le client.
Tant que le document se trouve dans ce statut, vous pouvez :
modifier ses détails ;
ajouter, modifier ou supprimer des lignes ;
modifier les montants ;
supprimer la note de crédit.
Remarque : tant que l’avoir a le statut Brouillon, le solde impayé de la facture et le solde du payeur restent inchangés.
Émise
Le statut Émise signifie que l’avoir a été finalisé et que le montant a été pris en compte dans les règlements.
Selon la manière dont l’avoir a été créé :
si il a été créé à partir d’une facture, le solde impayé de cette facture est réduit ;
si il a été créé sans facture, le montant est crédité sur le solde du payeur.
Une fois émise, une note de crédit ne peut plus être modifiée. Plus précisément, vous ne pouvez pas modifier les lignes, les montants, le numéro de document ou le lien vers une facture, ni changer la manière dont elle a été créée.
Annulée
Le statut « Annulée » signifie que la note de crédit émise a été annulée et n’affecte plus les règlements avec le client.
Que se passe-t-il après l'annulation :
si la note de crédit a été créée à partir d'une facture, le solde restant dû de cette facture revient à sa valeur initiale (majorée du montant de la note de crédit annulée) ;
si la note de crédit a été créée sans facture, le montant est déduit du solde du payeur.
FAQ
Une facture peut-elle être liée à une note de crédit qui a été créée sans facture ? Non. Une fois créée, une facture ne peut être ni associée, ni dissociée, ni remplacée.
Le montant de la facture changera-t-il après l’émission de l’avoir ? Non. Le montant total et les lignes de la facture restent inchangés ; seul le solde dû est réduit.
Puis-je modifier l’entité juridique ou le client dans un avoir créé à partir d’une facture ? Non, ces champs sont verrouillés et ne peuvent pas être modifiés.
Comment puis-je rembourser un client ? Par le biais d’une transaction financière distincte. Un avoir ne fait qu’enregistrer le crédit.