Czym jest nota kredytowa
Nota kredytowa to dokument, za pomocą którego firma przyznaje klientowi lub płatnikowi kredyt na określoną kwotę. Może służyć do skorygowania błędu na fakturze, udzielenia dodatkowego rabatu po wystawieniu faktury lub potrącenia kosztów towarów lub usług.
Nota kredytowa nie zmienia cen ani pozycji na oryginalnej fakturze. Zmniejsza ona kwotę należną z faktury lub zwiększa saldo płatnika, jeśli dokument zostanie utworzony bez powiązania z fakturą.
Kiedy się ją stosuje:
Rabaty i premie. Na przykład rabat ilościowy lub rekompensata za opóźnioną dostawę.
Błędy w fakturowaniu. Zawyżona cena, ilość lub kwota, którą należy skorygować.
Towary lub usługi niespełniające standardów. Częściowa rekompensata bez konieczności zwrotu towaru.
Anulowanie zlecenia po wystawieniu faktury.
W RO App można utworzyć notę kredytową na dwa sposoby:
bezpośrednio w sekcji not kredytowych — bez powiązania z fakturą;
z poziomu otwartej faktury — z automatycznym powiązaniem z nią.
Tworzenie noty kredytowej bez faktury
Skorzystaj z tej metody, jeśli chcesz wystawić notę kredytową dla klienta lub płatnika bez powiązania jej z konkretną fakturą.
Przejdź do sekcji Faktury → Noty kredytowe.
Kliknij + Nota kredytowa.
Wybierz podmiot prawny, klienta i płatnika.
Jeśli klient i płatnik to ta sama osoba, włącz opcję Płatnik jest tym samym, co klient.Wypełnij pola Sposób płatności, Data faktury, Termin płatności, Kierownik oraz Komentarz.
W sekcji Usługi i towary dodaj niezbędne pozycje i dla każdej z nich określ:
Cena — kwota noty kredytowej na jednostkę towaru lub usługi;
Ilość — liczba jednostek, na które przyznano notę kredytową.
Kliknij Utwórz.
Po utworzeniu nota kredytowa pojawi się w ogólnej tabeli not kredytowych.
Uwaga: W formularzu służącym do tworzenia noty kredytowej bez faktury nie ma pola umożliwiającego wybór faktury. W związku z tym po utworzeniu nie ma możliwości powiązania takiego dokumentu z fakturą.
Tworzenie noty kredytowej na podstawie faktury
Skorzystaj z tej metody, jeśli chcesz zmniejszyć kwotę należną z tytułu konkretnej faktury.
Otwórz wybraną fakturę.
W menu Działania wybierz opcję Nota kredytowa.
Sprawdź dane w formularzu tworzenia noty kredytowej.
System automatycznie wypełnia niektóre pola:Faktura — wyświetla link do oryginalnej faktury;
Podmiot prawny, Klient i Płatnik — dane są przenoszone z faktury, a pola te nie są edytowalne;
Usługi i towary — wszystkie pozycje faktury są przenoszone z zachowaniem oryginalnego formatu wyświetlania pozycji zlecenia;
Cena — dla każdej pozycji ustalana jest aktualna cena z faktury.
Sprawdź pozycje i określ kwotę noty kredytowej:
pozostaw pierwotną cenę, jeśli chcesz wystawić notę kredytową na pełny koszt jednostkowy;
zmień cenę, jeśli chcesz wystawić notę kredytową tylko na część kosztu;
określ liczbę jednostek, dla których wystawiana jest nota kredytowa.
Kliknij Utwórz.
Po utworzeniu nota kredytowa pojawi się w ogólnej tabeli not kredytowych.
Ważne: Nie można utworzyć noty kredytowej dla faktur z grupami statusów Opłacone lub Anulowane.
Statusy not kredytowych
Nota kredytowa ma dwa statusy: Szkic i Issued. Status określa, czy dokument można edytować oraz czy ma on wpływ na kwotę należną.
Szkic
Szkic to nota kredytowa, która nie została jeszcze zatwierdzona i nie ma wpływu na rozliczenia z klientem.
Gdy dokument ma ten status, można:
edytować jego szczegóły;
dodawać, modyfikować lub usuwać pozycje;
zmieniać kwoty;
usunąć notę kredytową.
Uwaga: Dopóki nota kredytowa ma status „Szkic”, saldo należności na fakturze oraz saldo płatnika pozostają niezmienione.
Wystawiona
Status „Wystawiona” oznacza, że nota kredytowa została sfinalizowana, a kwota została uwzględniona w rozliczeniach.
W zależności od sposobu utworzenia noty kredytowej:
jeśli została utworzona na podstawie faktury, saldo należności na tej fakturze ulega zmniejszeniu;
jeśli została utworzona bez faktury, kwota jest zapisana na dobro salda płatnika.
Po wystawieniu nota kredytowa nie może być edytowana. W szczególności nie można zmieniać pozycji, kwot, numeru dokumentu ani powiązania z fakturą, ani też sposobu jej utworzenia.
Anulowana
Status „Anulowana” oznacza, że wystawiona nota kredytowa została unieważniona i nie ma już wpływu na rozliczenia z klientem.
Co dzieje się po anulowaniu:
jeśli nota kredytowa została utworzona na podstawie faktury, saldo należności na tej fakturze powraca do poprzedniej wartości (zwiększonej o kwotę anulowanej noty kredytowej);
jeśli nota kredytowa została utworzona bez faktury, kwota ta jest odejmowana od salda płatnika.
Często zadawane pytania
Często zadawane pytania
Czy fakturę można powiązać z notą kredytową, która została utworzona bez faktury? Nie. Po utworzeniu faktury nie można jej dołączać, odłączać ani zastępować.
Czy kwota faktury ulegnie zmianie po wystawieniu noty kredytowej? Nie. Łączna kwota i pozycje faktury pozostają niezmienione; zmniejsza się jedynie saldo należności.
Czy mogę zmienić podmiot prawny lub klienta w nocie kredytowej utworzonej na podstawie faktury? Nie, pola te są zablokowane i nie można ich edytować.
Jak dokonać zwrotu środków klientowi? Poprzez oddzielną transakcję finansową. Nota kredytowa służy wyłącznie do rejestracji kwoty kredytowej.