Zaktualizowaliśmy moduł "Zadania" i dodaliśmy do niego nowe funkcje: statusy i priorytety, tablicę z grupowaniem oraz nowe filtry. Teraz możesz zmieniać zadania bez ich otwierania – bezpośrednio w tabeli lub przeciągając kartę na tablicy.
Ta aktualizacja przyda się, gdy masz dużo zadań rozdzielonych między kilku pracowników. Na przykład kierownik serwisu otwiera rano tablicę pogrupowaną według wykonawców i widzi, który z techników jest najbardziej obciążony. Telefon do klienta w sprawie akceptacji naprawy przeciąga do kolumny administratora, który ma dziś mniej pracy – wykonawca się zmienia i nie trzeba w tym celu otwierać zadania.
Statusy i priorytety
Wcześniej zadanie mogło być tylko otwarte albo zamknięte. Teraz możesz dopasować statusy do własnych procesów: w ustawieniach statusów pojawiła się osobna karta "Zadania". Możesz w niej zmienić nazwy domyślnych statusów "Do zrobienia", "W trakcie", "W oczekiwaniu" i "Gotowe" lub dodać nowe. Tak jak w innych modułach, możesz określić, na jakie statusy można przejść, kto może je ustawiać i czy wymagany jest komentarz.
Każde zadanie ma teraz także priorytet – wysoki, średni lub niski. Nowe zadanie zawsze tworzone jest w pierwszym statusie, a domyślny priorytet to średni. Aby zakończyć zadanie, wystarczy kliknąć "Oznacz jako wykonane".
Twoje dotychczasowe zadania zostały już przeniesione: otwarte otrzymały status "Do zrobienia", zamknięte – "Gotowe", a wszystkie mają priorytet średni.
Jak dodać własne statusy i skonfigurować przejścia między nimi, przeczytasz w instrukcji konfiguracji statusów.
Dwa widoki: tabela i tablica
Teraz to Ty decydujesz, w którym z nich pracujesz z zadaniami.
Tabela sprawdzi się, gdy chcesz zobaczyć wiele zadań naraz. Kolumny możesz dopasować do siebie – na przykład dodać opis zadania lub powiązany rekord. Sortować możesz według niemal każdej kolumny: priorytet – według ważności, a statusy – w kolejności, w jakiej skonfigurowano je w Twojej firmie. Wykonane zadania są domyślnie ukryte w tabeli, aby nie odciągały uwagi od bieżącej pracy, ale zawsze możesz je wyświetlić za pomocą filtra.
Tablica pokazuje zadania jako karty w kolumnach. Możesz je grupować na trzy sposoby:
według statusu – aby widzieć, na jakim etapie jest każde zadanie;
według wykonawcy – aby równomiernie rozdzielać pracę między pracowników; zadania bez wykonawcy są zebrane w osobnej kolumnie;
według terminu – aby planować dzień i tydzień: zadania trafiają do kolumn "Przeterminowane", "Dzisiaj", "Ten tydzień" i "Nadchodzące".
Zadania po terminie są zawsze na górze kolumny, a pod nimi – karty z najbliższym terminem. Niepotrzebne kolumny statusów, na przykład "Gotowe", możesz ukryć.
Zmiany bez otwierania zadania
Status, wykonawcę, priorytet i termin możesz zmienić bezpośrednio w wierszu tabeli lub na karcie na tablicy – wystarczy kliknąć odpowiednie pole. A jeśli chcesz zaktualizować kilka zadań naraz, zaznacz je w tabeli i zmień wszystkie jednocześnie – każda zmiana zostaje zapisana w historii każdego zadania.
Na tablicy możesz po prostu przeciągnąć kartę do innej kolumny, a zadanie zaktualizuje się zgodnie z grupowaniem.
Według statusu – zmienia się status zadania. Obowiązują te same zasady co przy zmianie statusu w samym zadaniu: kolumny statusów, na które nie można przenieść zadania, stają się nieaktywne podczas przeciągania, a jeśli status wymaga komentarza, system o niego poprosi.
Według wykonawcy – zmienia się wykonawca. Jeśli zadanie ma kilku wykonawców, karta wyświetla się w kolumnie każdego z nich, a przeciągnięcie zastępuje tylko tego pracownika, z którego kolumny ją przeniesiono. Aby utworzyć zadanie dla konkretnego pracownika, najedź kursorem na jego kolumnę i kliknij "+" – zostanie on od razu wybrany jako wykonawca.
Według terminu – zmienia się termin: na dzisiaj, na ostatni dzień bieżącego tygodnia lub na tydzień do przodu.
Wszystkie działania uwzględniają uprawnienia dostępu. Na przykład jeśli pracownik może zmieniać tylko status swoich zadań, nie będzie mógł przeciągnąć zadania do kolumny kolegi.
Filtry i wyszukiwanie
Na stronie zadań pojawiły się szybkie filtry, które jednym kliknięciem pokazują potrzebne zadania:
"Moje zadania" – zadania, w których jesteś wykonawcą;
"Przeterminowane" – zadania, których termin już minął;
"Na ten tydzień" – zadania z terminem w bieżącym tygodniu;
"Dodane przeze mnie" – zadania utworzone przez Ciebie.
Pojawiły się też nowe filtry – według daty utworzenia, autora, statusu, wykonawcy, priorytetu i terminu. Możesz łączyć je z szybkimi filtrami i wyszukiwaniem: na przykład wybierz "Przeterminowane" i dodaj filtr według priorytetu, aby zacząć od najważniejszych zadań.
A żeby szybko przejść do wyszukiwania, wystarczy nacisnąć "/".
Kontrola terminów
Zadania po terminie łatwo teraz zauważyć wszędzie: termin jest wyróżniony na czerwono w tabeli i na karcie, w nagłówku kolumny tablicy widać ich liczbę, a w samym zadaniu – o ile dni minął termin. Licznik obok sekcji "Zadania" w menu głównym pokazuje, ile dokładnie Twoich zadań jest po terminie.
Termin może zawierać konkretną godzinę lub tylko datę. Na przykład dla telefonu do klienta – "dzisiaj do 13:00", a dla zamówienia części – po prostu "do piątku". Zadanie z godziną jest po terminie zaraz po jej upływie, a zadanie z samą datą – od początku następnego dnia.
Najbliższe terminy są wyświetlane w czytelnym formacie: "Dzisiaj 13:00", "Za 2 dni", "2 dni temu". Dzięki temu od razu widać, ile czasu zostało lub minęło, bez zaglądania do kalendarza.
Wszystko o pracy z zaktualizowanym modułem – od konfiguracji tablicy po filtry – znajdziesz w instrukcji modułu "Zadania".
Masz pytania lub pomysły dotyczące pracy z zadaniami? Zawsze jesteśmy dostępni na czacie wsparcia.