A RO App foi concebida em torno de vários tipos de documentos. Cada um deles foi concebido para uma fase específica da relação com o cliente. Vamos ver as diferenças entre eles e como estão interligados.

Os leads correspondem a qualquer interação que um potencial cliente tenha com a sua empresa: uma chamada telefónica, o envio de um formulário a partir do site ou uma visita ao escritório. O principal objetivo deste documento é garantir que nenhuma solicitação seja perdida.

Os leads podem ser criados manualmente, automaticamente a partir de uma chamada recebida ou perdida (se a integração telefónica estiver habilitada) ou diretamente a partir de uma conversa ou do perfil do cliente.

Após o processamento, o lead é convertido em ordens de serviço ou numa venda. Existem quatro relatórios para leads: lista geral, conversão, desempenho dos funcionários e encerrados sem resultado.

Útil para: clínicas médicas, salões de beleza, centros de ensino, centros de assistência e lojas online.

Agendamento — para empresas onde os clientes chegam a uma hora específica para consultar um especialista específico. Mostra a disponibilidade de técnicos e recursos (como elevadores ou baías num centro de assistência) e ajuda a evitar sobreposições.

Uma funcionalidade essencial que não se encontra noutros documentos: o cliente pode criar ele próprio um agendamento através do formulário de agendamento online no seu site.

O agendamento converte-se em um orçamento, em uma ordem de serviço ou em uma venda. Atualmente, não existem relatórios separados.

Útil para: salões de beleza e spas, centros médicos, oficinas de reparação automóvel, oficinas, clínicas veterinárias, serviços jurídicos e de design.

Orçamento — trata-se de um cálculo preliminar. É necessário quando o preço não é fixo e depende da complexidade, do âmbito ou dos detalhes. O cliente vê o âmbito e o custo completos — e só após a aprovação são abertas as ordens de serviço.

Converte-se exclusivamente em ordens de serviço. Os relatórios são os mesmos das ordens de serviço; basta selecionar o tipo de documento «orçamento».

Útil para: reparação de equipamentos, construção e acabamentos, serviços automóveis, impressão e alfaiataria.

Ordem de serviço — este é o coração do sistema. Um dispositivo ou ativo — uma ordem de serviço. O documento é multifásico: desde o diagnóstico e avaliação até ao pagamento e encerramento.

A principal vantagem em relação a uma venda: as ordens de serviço suportam esquemas de pagamento complexos e mistos — parte em dinheiro, parte com cartão, pré-pagamento, pagamento parcial. Se precisa de flexibilidade financeira, este é o documento ideal para si.

As ordens de serviço não se convertem noutros documentos — são a fase final. Possuem os relatórios mais abrangentes do sistema.

Útil para: quaisquer empresas de serviços com um processo em várias etapas.

Venda foi concebida para o processamento de transações o mais rápido possível. Mínimo de cliques, sem campos desnecessários.

Mas esta rapidez tem um preço: uma venda não suporta pagamentos mistos, pré-pagamentos ou pagamentos parciais. Se o esquema de pagamento for mais complexo do que «o cliente paga o montante total imediatamente» — utilize ordens de serviço.

As vendas também não se convertem posteriormente. Os relatórios são uma secção separada para as vendas.

Útil para: lojas de retalho, pontos de venda, qualquer venda simples em caixa registadora.

Fatura — isto não é uma transação, mas um acordo. Isso não afeta os níveis de stock, mas afeta os saldos nas contas financeiras (caixas registadoras), uma vez que é possível aceitar pagamentos relativos a estas faturas.

Útil em B2B ou quando precisa de enviar um documento ao cliente antes do pagamento. Não há relatórios separados, mas o fluxo de caixa é acompanhado nos relatórios financeiros.

A maioria dos documentos não são ferramentas isoladas, mas partes de uma única cadeia:

Assim, um cliente pode percorrer todo o percurso, desde a primeira chamada até ao negócio fechado, num único sistema — e nenhuma etapa será perdida.