RO App automatiza processos em todas as fases da interação com o cliente — desde a primeira chamada até à conclusão das ordens de serviço e ao pagamento. As principais automatizações integradas no sistema estão listadas abaixo. Para cenários não padronizados, também estão disponíveis APIs e webhooks — estes permitem-lhe expandir de forma flexível as funcionalidades para satisfazer as necessidades específicas do seu negócio.

Gatilhos multicanal. A RO App envia automaticamente mensagens por SMS, e-mail ou Telegram a clientes e colaboradores quando ocorrem determinados eventos. As notificações também podem ser enviadas para a mesma conversa onde comunicou pela primeira vez com o cliente — no Viber, WhatsApp ou Instagram.

Por exemplo:

Envio programado. Pode configurar o envio programado e fazer com que as mensagens sejam enviadas apenas durante o horário de funcionamento.

Por exemplo, uma semana após uma visita ao salão, o cliente receberá automaticamente um pedido para deixar uma avaliação.

Transcrição de chamadas. Após o término da chamada, o sistema gera automaticamente uma transcrição da mesma. Pode configurar o tipo de chamada (recebida, efetuada ou todas), a duração mínima e máxima, bem como números de extensão específicos aos quais esta funcionalidade se aplica.

Análise de sentimento do cliente com IA. Após a geração da transcrição, a IA analisa automaticamente a conversa para determinar o sentimento do cliente e os principais insights. O sentimento reflete o nível de satisfação do cliente através de emojis, enquanto os insights fornecem breves descrições da chamada, tais como «necessita de um retorno de chamada», «o cliente está satisfeito com a qualidade do serviço» ou «problema não resolvido».

Criação de tarefas e Leads a partir de chamadas. Para cada chamada recebida, perdida ou atendida, o sistema cria automaticamente uma tarefa ou um Lead e atribui-lhe um gestor. Se o cliente já estiver na base de dados, o sistema irá localizá-lo e associá-lo a uma ordem de serviço ou consulta existente.

Registo de novos contactos. Se um cliente que ainda não consta da base de dados ligar para a empresa, o sistema cria automaticamente um novo cartão de contacto com o seu número de telefone. Para garantir que os gestores possam identificar imediatamente novos potenciais clientes e não os confundam com contactos existentes, é automaticamente atribuído a esses contactos um nome numa etiqueta com formatação especial.

Conversão de um lead em ordens de serviço ou uma venda. Quando um lead atinge o status de uma ordem de serviço ou venda bem-sucedida, o sistema cria automaticamente ordens de serviço ou uma venda com base nela. O gestor não precisa de transferir manualmente os dados e detalhes do cliente a partir do lead — todo o processo, desde o primeiro contacto até às ordens de serviço ou à venda, ocorre num único local.

Sincronização do status com base na decisão do cliente. Se o cliente aprovar o orçamento, o sistema atualiza automaticamente o seu status e converte-o em ordens de serviço. Se o cliente recusar, o orçamento é encerrado com o status correspondente. Isto acelera a transição da aprovação para a execução do trabalho.

Registo da assinatura ou do motivo da rejeição na página pública. Após a aprovação do orçamento, o sistema solicita ao cliente que forneça uma assinatura eletrónica. Esta é apresentada na página pública e guardada automaticamente no registo de eventos do orçamento (se necessário, podem ser recolhidas várias assinaturas em diferentes fases). Se o cliente rejeitar a proposta, o sistema pede-lhe que especifique o motivo da rejeição, o qual também é registado no registo de eventos. Isto permite ao gestor ajustar prontamente os termos, atualizar rapidamente o orçamento e prosseguir a comunicação.

Uma funcionalidade semelhante para recolher assinaturas e motivos de rejeição também está disponível para ordens de serviço regulares, que constituem o passo seguinte após o orçamento.

Envio de um link de pagamento quando o status muda. Quando uma ordem de serviço é criada, o sistema gera automaticamente a sua página pública e um link único. Pode configurar notificações automáticas para que, quando a ordem de serviço passar para um status específico (por exemplo, «A aguardar pagamento»), o cliente receba imediatamente uma mensagem contendo esse link. Ao clicar no link, o comprador pode visualizar os detalhes da ordem de serviço, aceitá-la ou recusá-la e efetuar um pagamento online imediatamente.

Atualização do status na página pública após aceitação, recusa ou pagamento. Quando um cliente aceita, recusa ou paga uma ordem de serviço através da página pública, o sistema atualiza automaticamente o status da ordem de serviço em conformidade, sem necessidade de intervenção do gestor. Isto permite que o sistema mantenha os status das ordens de serviço atualizados em tempo real.

Preenchimento automático de informações sobre ativos. Ao criar uma ordem de serviço, o sistema pode preencher automaticamente os detalhes do ativo — categoria, marca e modelo — com base num identificador único. São suportados vários tipos de pesquisa: por IMEI para smartphones e tablets, por VIN para automóveis, bem como por HIN para embarcações. Basta introduzir o número e clicar em «Pesquisar» — os campos serão preenchidos automaticamente.

Alterações no status das ordens de serviço desencadeadas por integrações com marketplaces. Quando o status da ordem de serviço muda na loja online, o status da ordem de serviço na RO App é atualizado automaticamente.

Geração de links de pagamento. Quando uma fatura atinge um status configurado, o sistema gera automaticamente um link de pagamento único para o cliente.

Sincronização com serviços de pagamento e contabilidade (Xero, QuickBooks). Assim que o pagamento for confirmado através de um serviço de pagamento ligado, o status da fatura no sistema muda automaticamente para «pago». Isto elimina a necessidade de acompanhar manualmente os pagamentos e encerrar as faturas. O gestor pode visualizar o status atual do pagamento sem ter de consultar outra plataforma.

Emissão e registo de faturas eletrónicas (faturação eletrónica). A integração automatiza totalmente a troca de faturas de acordo com os requisitos da UE, eliminando a necessidade de trabalho manual por parte do gestor. Basta definir um status específico para a ordem de serviço e, quando esta atingir esse status, o sistema irá gerar automaticamente o documento, registá-lo junto das autoridades fiscais e enviá-lo à contraparte (por e-mail ou através da rede PEPPOL).

Alteração do status da fatura após o pagamento. Após a confirmação do pagamento através do serviço de pagamentos ligado, o status da fatura no sistema atualiza-se automaticamente para o status adequado. O gestor pode visualizar o status atual do pagamento sem verificações adicionais.

Agendamento através da página de agendamento online. Quando um cliente agende uma consulta de forma independente através da página de agendamento online, o sistema cria automaticamente o agendamento correspondente na RO App. O gestor não precisa de introduzir manualmente os dados — tudo é registado imediatamente e o cliente recebe uma confirmação automática.

Transferências de ativos quando o status da ordem de serviço muda. Quando uma ordem de serviço passa para um status específico, o ativo é automaticamente transferido para a localização de inventário correspondente. Por exemplo, quando o status é «Em curso», é transferido para a localização de inventário do técnico; quando está «Pronto», é transferido para a localização de inventário «Recolha». Isto permite-lhe acompanhar com precisão a localização do ativo em todas as fases.

Reserva de produtos para ordens de serviço. Esta funcionalidade automatiza o controlo de inventário, simplificando significativamente a alocação de produtos em falta. Quando a ordem de serviço de um cliente atinge um status específico, o sistema adiciona automaticamente os produtos em falta a uma lista de espera. Assim que um produto chega de um fornecedor ou é transferido de outro armazém da empresa, o sistema reserva-o instantaneamente para esse cliente específico. Se as ordens de serviço forem canceladas ou o período de reserva expirar, a reserva é automaticamente removida, devolvendo o produto ao inventário disponível para venda.

Impressão automática de documentos e etiquetas durante ações-chave. Esta configuração permite que o sistema envie automaticamente os formulários necessários para a impressora, para que os gestores não tenham de perder tempo a fazê-lo manualmente. Basta selecionar o documento uma vez ao criar ordens de serviço (recibo), ao encerrá-las (relatório de conclusão do trabalho) ou ao efetuar uma venda (recibo de venda) — o sistema memorizará a sua seleção e acionará automaticamente a impressão no futuro. Também pode ativar a impressão automática de etiquetas de ativos nas configurações do modelo: uma vez ativada, a janela de impressão abrir-se-á automaticamente assim que as ordens de serviço forem criadas, o que acelera significativamente a etiquetagem e o serviço.

Cálculo da folha de pagamentos e dos bónus. Esta funcionalidade automatiza totalmente o acompanhamento da remuneração e das penalizações dos colaboradores, eliminando a necessidade de cálculos manuais. Nas configurações, basta selecionar uma vez um evento-chave para o acréscimo, por exemplo:

Assim que este evento for registado, o sistema calcula e credita o pagamento ao colaborador.

Estes permitem-lhe transferir automaticamente dados entre a RO App e plataformas externas sem necessidade de introdução manual. Por exemplo, pode configurar a criação automática de leads, contactos ou ordens de serviço a partir do Google Forms, do seu próprio site ou página de destino, de uma loja online ou de qualquer outro serviço com formulários.

Como pode ver, a automatização na RO App abrange todo o percurso do cliente — desde chamadas e leads até ordens de serviço, pagamentos e inventário. Continuamos a trabalhar em novas funcionalidades para reduzir as tarefas rotineiras e tornar o seu trabalho mais rápido e eficiente.