Reservar um produto é um processo pelo qual uma determinada quantidade de produto é «reservada» especificamente para uma ordem em particular. No RO App, isto significa que o sistema bloqueia os itens necessários para garantir que estejam disponíveis para essa ordem, mesmo que outros utilizadores ou ordens possam estar a trabalhar com o mesmo inventário.

A funcionalidade de reserva de produtos será especialmente útil para empresas que trabalham com ordens e inventário limitado. Estas incluem centros de assistência automóvel e lojas de pneus, oficinas de reparação, joalharias e relojoarias, ateliês e salões de beleza, bem como lojas de retalho que vendem eletrodomésticos, vestuário, calçado e peças automóveis. Graças às reservas, estas empresas podem garantir a disponibilidade do produto certo para um cliente específico e evitar erros na entrega.

Neste artigo, veremos como ativar reservas, criar reservas manualmente e automaticamente, editar, mover e cancelar reservas e como adicionar produtos reservados a ordens.

Um gestor está a trabalhar com uma encomenda de um cliente

A empresa vende equipamentos especiais por encomenda. O cliente encomendou um produto que está atualmente esgotado. O gestor adiciona-o à encomenda com o status «sem dedução» e cria imediatamente uma ordem de compra para o fornecedor. Ele quer que o produto seja automaticamente reservado para esta encomenda assim que chegar, em vez de ir para o estoque geral.

O logístico controla a chegada dos produtos

O logístico vê que os produtos chegaram de acordo com a ordem de compra do fornecedor, que está ligada à encomenda do cliente. O sistema cria automaticamente uma reserva, para que o logístico tenha a certeza de que esses itens não podem ser enviados para outros clientes, mesmo em casos urgentes.

O administrador define as regras de reserva

O gestor de logística determina que os produtos podem ser reservados para uma ordem de cliente por um período máximo de 5 dias. Isto permite libertar automaticamente os produtos que não foram utilizados ou vendidos a tempo.

Para utilizar a funcionalidade de reserva, primeiro ative-a nas definições de inventário.

1. Ao adicionar um produto no Guia “Serviços e Produtos”, clicar em “Reservar” na janela de seleção da quantidade e do inventário. A mesma opção está disponível na janela de edição do produto adicionado.

2. Especifique o inventário do qual deseja reservar o produto e a sua quantidade. Pode reservar o mesmo produto em quantidades diferentes em armazéns diferentes se quiser jogar pelo seguro em caso de escassez, otimizar a entrega ou garantir a disponibilidade do produto em diferentes localizações para conveniência do cliente.

❗ A quantidade de produtos que podem ser reservados num armazém não pode exceder o saldo disponível nesse armazém.

Para produtos em série, deve especificar ou selecionar produtos específicos. Uma unidade em série só pode ser reservada para uma ordem de cada vez.

3. O valor definido nas configurações é inserido no campo «Período de reserva». Ele pode ser alterado, mas o novo prazo não pode exceder o limite definido. Se necessário, o período de reserva pode ser prolongado, por exemplo, se o produto estiver atrasado no inventário, o cliente adiar a receção ou a ordem exigir tempo adicional para ser concluída.

Por exemplo, se o período máximo de reserva estiver definido para 10 dias, a reserva é criada por 10 dias por predefinição. Após 5 dias, o cliente informa que não poderá recolher o produto nos próximos dias, pelo que pode prolongar a reserva aumentando o saldo de 5 dias para o máximo permitido de 10 dias.

4. Clicar em Criar e salvar as alterações na janela de edição do produto e na ordem.

O mesmo produto não serial para uma ordem pode ser reservado em quantidades diferentes em armazéns diferentes.

Depois disso, a quantidade reservada de mercadorias desaparecerá do saldo disponível. No perfil do produto, no guia «Estoque», pode ver quantas unidades do produto estão reservadas.

O feed de eventos da ordem também registará a criação da reserva.

Além disso, pode ver a quantidade total reservada para todos os saldos na página Inventário > Estoque.

A reserva automática de produtos é utilizada quando o produto necessário está esgotado.

Para garantir que funciona corretamente, siga estes passos:

1. Ative a função de adicionar produtos não deduzidos à lista de Produtos para ordens de clientes para os status de ordem necessários e adicionar produtos sem os baixar à ordem.

Desta forma, quando uma ordem se encontra num destes status, todos os produtos não deduzidos adicionados à mesma são automaticamente incluídos na lista de produtos para ordens de clientes.

2. Crie uma ordem de compra a partir da lista de produtos para ordens de clientes. Desta forma, o sistema regista a ligação entre a ordem do cliente e o fornecedor.

3. Após o produto ser recebido e lançado, o sistema reserva automaticamente a quantidade lançada para a ordem a partir da qual a compra foi iniciada pelo período máximo especificado nas definições.

Se a quantidade real de produtos lançados for maior ou menor do que a quantidade encomendada, a reserva é criada para a quantidade lançada, não para o montante especificado na ordem. Por exemplo, se apenas alguns dos produtos foram lançados, o restante pode ser reservado automaticamente quando a próxima remessa chegar após a criação de uma nova ordem de compra.

A reserva do produto é criada no armazém onde o produto foi recebido, mesmo que a ordem do cliente tenha sido feita em um local diferente. Se necessário, o produto pode ser movido para outro inventário — a reserva será movida com ele. Em outras palavras, a reserva está “vinculada” ao produto, não às localizações do pedido.

Para produtos em série, o sistema reserva números de série, que são obtidos na ordem de digitalização ou adição. Se o pedido não estiver disponível (por exemplo, se os números de série foram gerados automaticamente), o sistema seleciona de acordo com o princípio FEFO ou FIFO.

O período de reserva é determinado pelas configurações na secção Configurações > Inventário > Configurações.

A quantidade reservada do produto será indicada no perfil do produto e na página Inventário > Estoque.

Importante: se a ordem do cliente for cancelada antes da receção dos produtos, a reserva não será criada.

Se os produtos reservados estiverem prontos para uso em uma ordem específica, eles devem ser adicionados para concluir a reserva e tornar os produtos parte da ordem. Para fazer isso:

1. Abra a janela de edição do produto.

2. Clique na marca de seleção ao lado da reserva.

A quantidade disponível reservada será adicionada à ordem.

1. Abra o produto desejado na Encomenda.

2. Clique no ícone de lápis ao lado da reserva criada.

3. Faça as alterações necessárias.

Pode alterar o período de reserva, mover a reserva para outro inventário ou até mesmo excluir a reserva.

4. Depois disso, salve as alterações.

Os produtos reservados podem ser deslocados entre os armazéns da empresa. A transferência de uma reserva funciona de forma semelhante à transferência de um produto, e não remove a reserva nem altera a ordem para a qual a reserva foi efectuada.

1. Abra a janela de edição da reserva e clique em Transferir.

2. Especifique o novo estoque e a quantidade a ser transferida.

3. Clique em Criar. O sistema criará uma transferência da reserva do produto.

1. Abra a janela de edição da reserva.

2. Clique no botão «Eliminar» no canto inferior direito.

Se a reserva estiver vencida, o sistema remove-a automaticamente e torna o produto disponível. Se a ordem for cancelada, a reserva também é removida automaticamente.