Ordem de compra: o que é e porque é que precisa dela
Qualquer processo de abastecimento não começa com o lançamento, mas com o planeamento — é nesta fase que a ordem de compra é criada. Esta ajuda a organizar as compras e a mantê-las sob controlo. Isto reduz o risco de erros durante o lançamento, torna o processo de abastecimento transparente e simplifica o planeamento de stock.
Uma ordem de compra é a fase preliminar antes do lançamento. Esta funcionalidade permite-lhe:
registar as entregas planeadas e acompanhar a sua execução;
planear o reabastecimento de inventário para o nível de stock necessário;
ver quais os produtos que já foram encomendados e a que fornecedor;
transferir automaticamente dados sobre produtos e lotes (quantidades, datas de consumo, etc.) para o documento de lançamento;
armazenar o historial de ordens e comunicações com os fornecedores.
A função de ordem de compra é mais útil para empresas com uma grande variedade de produtos, entregas regulares e requisitos contabilísticos elevados. O planeamento e a transparência das liquidações com os fornecedores também são importantes.
Isto aplica-se principalmente ao comércio retalhista e grossista, distribuição, empresas de serviços, fabrico, construção e logística, onde é necessário planear inventários e evitar interrupções no fornecimento.
Esta funcionalidade também será útil em centros médicos e veterinários, salões de beleza e laboratórios, onde é importante controlar o inventário e garantir que uma vasta gama de produtos está disponível a tempo.
Exemplos de utilização da ordem de compra
Uma loja de electrodomésticos controla o inventário
O gerente vê que o stock de cabos é criticamente baixo (150 m). Na página de inventário, clica em “Encomendar” e o sistema puxa automaticamente o último fornecedor e a quantidade recomendada. O gestor cria então um documento, exporta-o para PDF e envia-o ao fornecedor.
A farmácia repõe automaticamente o stock
No final de cada dia, o sistema identifica os medicamentos com níveis de stock criticamente baixos. O comprador revê as ofertas, cria uma ordem para aprovação e, após confirmação, envia-a para o fornecedor.
O engenheiro ajusta rapidamente o cumprimento da ordem
Durante as reparações, o engenheiro vê que o fornecedor alterou a data de entrega em 3 dias. Ele adia o cumprimento desta ordem e assume imediatamente outra tarefa, mantendo o ritmo de trabalho.
O comprador monitoriza as entregas e planeia as remessas recebidas
O comprador vê nas ordens de compra não só uma lista de produtos, mas também o status real da entrega: o que já está em stock e o que ainda está por chegar. Mesmo com remessas parciais, o sistema mostra o progresso de cada item. Isto permite-lhe:
coordenar o calendário de entregas com o fornecedor em tempo útil;
evitar reordenar produtos se estes já estiverem em trânsito.
O contabilista monitoriza os pagamentos e evita duplicações
Os pagamentos podem já estar registados nas ordens de compra, pelo que o sistema evita duplicações durante o lançamento. Isto permite ao contabilista efetuar pagamentos por etapas para cada lote e visualizar um histórico transparente: uma ordem de compra — várias entregas — vários pagamentos, sem erros ou despesas desnecessárias.
Como criar uma ordem de compra
Nota: para criar uma ordem de compra, é necessário ter a permissão “Pode criar ordens de compra” activada.
1. Na página Inventário > Ordens de compra, selecione as localizações de que necessita e clique em “+ Ordem de compra”.
2. No separador Geral, preencha os campos obrigatórios:
Data e hora de criação do documento - deixe o valor atual ou selecione a data pretendida no passado.
Selecionar ou criar um fornecedor. Este campo é obrigatório.
Nota: para visualizar e especificar fornecedores, tem de ter a permissão “Pode visualizar os fornecedores” activada.
Especifique o número e a data da fatura.
Insira a data de entrega prevista para os produtos nestas ordens de compra.
Especifique o armazém para o qual a entrega é esperada. Apenas os armazéns com permissão de lançamento activada são exibidos para a localizações selecionada.
3. Vá para o separador Produtos:
Adicione produtos existentes ou crie novos produtos.
Especifique a quantidade e o preço para os produtos adicionados. Por padrão, o preço é 0. Para exibir o custo total da ordem de compra para o fornecedor no sistema e possibilitar o pagamento com base nele, insira os dados atuais para cada item
Se necessário, adicione um comentário ao produto. Ao adicioná-lo, selecione o tipo de comentário — público ou privado. O comentário privado é visível apenas no sistema e destina-se ao uso interno. O comentário público será exibido ao imprimir o documento de pedido ao fornecedor.
4. Clique em Criar para guardar a encomenda e regressar à lista de ordens de compras, ou em Criar e abrir para continuar a trabalhar com ela imediatamente.
O número de série do documento criado é gerado com base no modelo de número de documento para esta localizações. Atualmente, todos os documentos criados aqui têm o status “Rascunho”. No futuro, será possível configurar os status das ordens de compra de fornecedores da mesma forma que os status de outros documentos.
O total da encomenda — ou seja, o custo total dos produtos encomendados — é apresentado no canto inferior direito do documento.
A tabela de produtos no separador «Produtos» contém o nome do produto, o preço, o total e a quantidade encomendada, juntamente com a quantidade que já foi realizada.
Abaixo da tabela, é apresentado o seguinte:
Quantidade encomendada
Quantidade de lançamento
Montante total da ordem de compra (incluindo impostos)
Se forem utilizadas diferentes unidades de medida no documento, estas são apresentadas em linhas separadas, para que fique claro qual a quantidade de cada item que foi lançada.
Todas as ordens de compra são exibidas na tabela de ordens de compra.
Além disso, elas podem ser visualizadas:
no perfil do produto, na guia Ordens de compra — todos os documentos nos quais este produto é adicionado são exibidos aqui;
na caixa de diálogo de edição do produto, na ordem/orçamento — todas as ordens de compra nas quais este produto está incluído são exibidas aqui (exceto aquelas com os status “Fechado” e “Fechado sem sucesso”).
Isso ajuda a verificar facilmente quantas unidades do produto foram em ordem e em que fase se encontra a entrega.
Outras formas de criar uma ordem de compra
Também pode criar uma nova ordem de compra a partir das páginas «Produtos para ordens de clientes» e «Produtos para reordenar» e até mesmo a partir de uma ordem de serviço.
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