Ordem de compra: o que é e porque é que precisa dela
A funcionalidade ordem de compra ajuda-o a organizar e controlar as compras da sua empresa. Reduz o risco de erros no lançamento de produtos, torna o processo de entrega transparente e permite-lhe planear as suas operações de inventário de forma mais eficaz.
Isto é especialmente útil para empresas com um grande número de produtos, entregas regulares e requisitos contabilísticos elevados (retalho, distribuição, serviços, fabrico).
Uma ordem de compra é a fase preliminar antes do lançamento. Esta funcionalidade permite-lhe:
registar as entregas planeadas e acompanhar a sua execução;
planear o reabastecimento de inventário para o nível de stock necessário;
ver quais os produtos que já foram encomendados e a que fornecedor;
transferir automaticamente dados sobre produtos e lotes (quantidades, datas de consumo, etc.) para o documento de lançamento;
armazenar o historial de ordens e comunicações com os fornecedores.
A função de ordem de compra é mais útil para empresas com uma grande variedade de produtos, entregas regulares e requisitos contabilísticos elevados. O planeamento e a transparência das liquidações com os fornecedores também são importantes.
Isto aplica-se principalmente ao comércio retalhista e grossista, distribuição, empresas de serviços, fabrico, construção e logística, onde é necessário planear inventários e evitar interrupções no fornecimento.
Esta funcionalidade também será útil em centros médicos e veterinários, salões de beleza e laboratórios, onde é importante controlar o inventário e garantir que uma vasta gama de produtos está disponível a tempo.
Exemplos de utilização da ordem de compra
Uma loja de electrodomésticos controla o inventário
O gerente vê que o stock de cabos é criticamente baixo (150 m). Na página de inventário, clica em “Encomendar” e o sistema puxa automaticamente o último fornecedor e a quantidade recomendada. O gestor cria então um documento, exporta-o para PDF e envia-o ao fornecedor.
A farmácia repõe automaticamente o stock
No final de cada dia, o sistema identifica os medicamentos com níveis de stock criticamente baixos. O comprador revê as ofertas, cria uma ordem para aprovação e, após confirmação, envia-a para o fornecedor.
O engenheiro ajusta rapidamente o cumprimento da ordem
Durante as reparações, o engenheiro vê que o fornecedor alterou a data de entrega em 3 dias. Ele adia o cumprimento desta ordem e assume imediatamente outra tarefa, mantendo o ritmo de trabalho.
Como criar uma ordem de compra
Nota: para criar uma ordem de compra, é necessário ter a permissão “Pode criar ordens de compra” activada.
1. Na página Inventário > Ordens de compra, selecione as localizações de que necessita e clique em “+ Ordem de compra”.
2. Preencha os campos obrigatórios:
Data e hora de criação do documento - deixe o valor atual ou selecione a data pretendida no passado.
Selecionar ou criar um fornecedor. Este campo é obrigatório.
Nota: para visualizar e especificar fornecedores, tem de ter a permissão “Pode visualizar os fornecedores” activada.
Introduzir a data de vencimento da entrega dos produtos desta ordem.
Indique o número e a data da nota de entrega.
Especifique o armazém para o qual a entrega é esperada. Apenas os armazéns com permissão de lançamento activada são exibidos para a localizações selecionada.
Adicione produtos existentes ou crie novos produtos.
Especifique a quantidade e o preço para os produtos adicionados. Por padrão, o preço é 0. Para exibir o custo total da ordem de compra para o fornecedor no sistema e possibilitar o pagamento com base nele, insira os dados atuais para cada item
Clique em Criar.
O número de série do documento criado é gerado com base no modelo de número de documento para esta localizações. Atualmente, todos os documentos criados aqui têm o status “Rascunho” e estão localizadas na tabela de ordens de compra. No futuro, será possível configurar os status das ordens de compra de fornecedores da mesma forma que os status de outros documentos.
Como editar uma ordem de compra
Para poder alterar dados num documento de ordem de compra, certifique-se de que o direito “Pode processar ordens de compra” está ativado para a sua função de utilizador.
Para editar um documento, abra a ordem de compra pretendida, efectue as alterações necessárias e clique em “Salvar”. Os seguintes elementos podem ser alterados no documento:
status - pode ser alterado tanto diretamente na ordem como a partir da tabela de ordens do fornecedor sem abrir um documento específico;
fornecedor;
número e a data da nota de entrega;
data de entrega e armazém;
lista de produtos (quantidade e preço);
adicionar pagamentos.
Adicionar um pagamento a uma ordem de compra
Para adicionar um pagamento a uma ordem de compra, selecione o seu tipo (pagamento ao fornecedor ou reembolso do fornecedor) e preencha os detalhes: montante, método de pagamento e caixa registadora. Se necessário, pode adicionar comentários e tags, alterar o funcionário responsável ou o item de fluxo de dinheiro, se os utilizar.
Clique em Criar - todos os pagamentos criados serão apresentados no bloco “Pagamentos”.
Criar um documento de lançamento com base numa ordem de compra
Quando se altera o status de uma ordem de compra para “Lançado”, é possível criar imediatamente um documento de lançamento.
Os dados seguintes são automaticamente transferidos do documento de ordem de compra para o documento de lançamento:
fornecedor;
número e a data da nota de entrega;
lista de produtos (com quantidade e preço);
armazém de entrega.
Se as posições no depósito estiverem activadas na sua empresa, não se esqueça de especificar as células para o lançamento.
Para produtos com data de validade ou número de série, especifique a data de validade e/ou os números de série em conformidade.
☝️ Importante: se adicionou um pagamento à ordem de compra e está a criar um documento de lançamento a partir dela, certifique-se de que a caixa de verificação “Pagar a partir da conta” no documento de lançamento não está selecionada para evitar o duplo pagamento.
Preencher o resto dos campos necessários no documento de lançamento e clicar em Criar.
É possível abrir o documento de lançamento criado clicando no seu número no feed da ordem de compra do fornecedor.
Ações adicionais
Na ordem de compra criado, clique em Ações e selecione uma das seguintes opções:
1. Duplicar. Isso permite copiar todos os dados para um novo ordem de compra — data e hora de criação, fornecedor, data de entrega, fatura, armazém e a lista de produtos adicionados.
Faça as alterações necessárias e guarde o novo ordem.
2. Imprimir ordem.
Feed de eventos
No lado direito da caixa de diálogo do documento do pedido, existe um feed de eventos para este documento, que funciona de forma semelhante ao feed de eventos para ordens, orçamentos, etc., e exibe as ações dos funcionários.
Os eventos não podem ser eliminados do feed, pelo que é possível ver tudo o que aconteceu com a ordem de compra.
Os seguintes eventos são registados aqui:
Data e hora de criação do documento;
Alteração do status do documento;
Configurações ou alteração de um fornecedor;
Alteração do montante dos produtos;
Criação de um lançamento a partir deste documento de ordem de compra.
Ao passar o rato sobre um evento, pode ver a data, a hora e o nome do funcionário que executou esta ação.
No feed de eventos da ordem de compra, é possível realizar as seguintes acções:
1. Criar uma tarefa, adicionar uma foto ou arquivo. Para o fazer, clique no ícone “+” na parte inferior e selecione a ação pretendida:
Tirar uma foto — permite-lhe tirar uma foto utilizando a sua webcam
Anexar um arquivo — permite-lhe adicionar uma imagem ou um documento do seu PC
Criar tarefa — permite-lhe criar uma tarefa que será ligada a esta ordem de compra
Importante: o tamanho do arquivo pode ser de até 5 MB, formato: JPG ou PNG.
2. Adicionar um comentário público ou privado. Para o fazer, basta começar a escrever na parte inferior do feed do evento.
Por defeito, os comentários são públicos, mas, se necessário, pode clicar no ícone do olho para tornar o comentário privado.
Os comentários públicos são visíveis para todos os funcionários que têm acesso à ordem de compra para o fornecedor.
Os comentários privados só podem ser vistos pelo funcionário que os escreveu, independentemente dos direitos de acesso. Por conveniência, os comentários privados são destacados em amarelo.
💡 Premir a tecla Enter enviará o comentário, enquanto premir Shift + Enter passará para a linha seguinte.
Para eliminar um comentário, clique no ícone do caixote do lixo junto ao mesmo.
O comentário não desaparecerá, mas será riscado, permitindo-lhe manter o histórico completo e ver até mesmo entradas desactualizadas.
Na parte superior, existe um interrutor que permite visualizar “Todos os eventos” ou apenas “Comentários”.
Se necessário, pode ocultar e expandir o feed de eventos. Para o fazer, clique na linha de colapso.
Como eliminar uma ordem de compra
Para poder eliminar uma ordem de compra, tem de ter a permissão “Pode eliminar ordens de compra” activada.
Para eliminar uma ordem de compra de um fornecedor, abra o documento pretendido e clique no botão eliminar no canto inferior direito. A eliminação de vários documentos de uma só vez está disponível através de acções de grupo na tabela de ordens de compra.
Atualmente, não é possível restaurar uma ordem de compra eliminada para um fornecedor.