Produtos para ordens de clientes é uma lista de produtos sem dedução que precisam ser comprados para atender a pedidos específicos. Para garantir que esses produtos sejam automaticamente adicionados a essa lista, é necessário configurar os status das ordens nos quais o sistema os identificará como «aguardando peças». Os produtos da lista podem ser rapidamente adicionados a um orden de compra existente ou um novo pedido de compra pode ser criado diretamente a partir da tabela.
A funcionalidade «Produtos para ordens de clientes» ajuda-o a acompanhar os produtos que precisam de ser comprados para ordens de serviço específicas do cliente. Simplifica o trabalho do gestor: em vez de pesquisar manualmente, pode ver imediatamente o que precisa de ser reabastecido e pode rapidamente fazer uma encomenda ao fornecedor.
Também pode ver uma lista de produtos cujos níveis de estoque caíram abaixo do nível mínimo permitido — Produtos para reordenar.
Este artigo discute como ativar a opção necessária para os status, bem como trabalhar de forma eficaz com a tabela de produtos para ordens de clientes — visualizando dados, filtrando, exportando e fazendo ordens de compra.
Configurando os status das ordens
É necessário configurar o status para que os produtos dessas ordens sejam incluídos na lista de produtos para ordens de clientes.
1. Vá para Configurações > Status > Ordens de serviço.
2. Abra o status necessário (por exemplo, “Aguardando peças”).
3. Marque a caixa de seleção “Adicionar produtos não deduzidos à lista de produtos para ordens de clientes” e salve as configurações.
Pode ativar esta funcionalidade para os status «Em curso», «Pendente» e «Entrega».
Feito! Agora, assim que uma ordem entrar neste status e contiver produtos não deduzidos, estes aparecerão automaticamente na lista de produtos para ordens de clientes — na mesma quantidade que na ordem.
Estrutura da tabela e ações disponíveis
A lista de encomendas em atraso do cliente está localizada na página Inventário > Ordens de compra > Produtos para ordens de clientes. Todos os itens da lista são exibidos para os armazéns do local selecionado. Para visualizar outro local, basta alterar o local na parte superior da página.
Importante: para visualizar a lista de encomendas em atraso do cliente, exportá-la e imprimi-la, é necessário ter o direito “Pode usar Produtos para ordens de clientes” ativado na secção de direitos “Inventário”.
Vamos dar uma vista de olhos aos dados apresentados nesta lista.
Nome — o nome do produto.
Ordem de serviço — o número da ordem de serviço do cliente onde o produto é adicionado como «sem dedução». Clique no número da encomenda para a visualizar.
Compra necessária — o número de unidades do produto não deduzidas na encomenda que precisam de ser encomendadas.
Fornecedor padrão — o fornecedor preferencial para este produto.
Último preço de compra — o último preço de compra registado por unidade do produto.
Total — o montante estimado da compra, calculado usando a fórmula: Último preço de compra * Compra necessária.
Além disso, pode visualizar outros dados dos campos do produto. Para fazer isso, clique no ícone de engrenagem no canto superior direito da tabela e ative as colunas que deseja ver.
Os dados na lista de mercadorias encomendadas pelos clientes podem ser filtrados por:
categoria do produto;
status (status das ordens dos clientes com a caixa de seleção «Adicionar produtos não deduzidos à lista de produtos para ordens de clientes» ativada);
fornecedor padrão.
Para alterar a largura de uma coluna, arraste a sua borda direita. Para alterar a posição de uma coluna, mantenha-a pressionada e arraste-a para o local desejado.
Pode ordenar os produtos por uma coluna específica. Clique na coluna e verá uma seta para cima ao lado do nome (ordenação de A a Z). Clique novamente e aparecerá uma seta para baixo (ordenação de Z a A).
Também pode exportar ou imprimir a tabela inteira. Defina os filtros desejados, clique em «Ações» no canto superior direito e selecione uma ação.
Adicionar produtos à ordem de compra usando ações em grupo
Ao trabalhar com um grande volume de produtos para ordens de clientes, pode usar ações em grupo.
Use as caixas de seleção para selecionar os produtos necessários.
Clique no botão «Ações» na parte inferior da tabela.
Selecione uma das opções: exportar, criar ordem de compra, adicionar à ordem de compra.
Exportar — clique para exportar os produtos selecionados.
Criar ordem de compra — clicar aqui abrirá uma janela para criar uma nova ordem de compra.
Observe que, para usar esta ação, o direito "Pode criar ordens de compra' deve estar ativado para o funcionário.
Se o mesmo fornecedor padrão for especificado para todos os produtos selecionados, ele será inserido automaticamente no campo correspondente. Se os fornecedores forem diferentes, o campo permanecerá vazio e poderá selecionar o que precisa manualmente.
Os produtos selecionados serão adicionados à ordem de compra para o fornecedor na quantidade necessária e ao preço da última compra, que pode ser editado.
Depois de preencher os restantes campos, clique em «Criar». Feito! Uma nova ordem de compra foi criada.
Adicionar à ordem de compra — depois de clicar, selecione a ordem de compra com o status «Rascunho» à qual deseja adicionar os produtos selecionados. Se necessário, edite os detalhes da ordem e clique em «Salvar».
Um novo evento aparecerá automaticamente nos feeds de eventos das ordens dos clientes correspondentes, indicando o número do pedido de compra do fornecedor, os produtos encomendados e a data de entrega prevista.
Para utilizar esta ação, a permissão «Pode editar ordens de compra» deve estar ativada para a função do funcionário.
Depois de adicionar produtos a uma ordem de compra ou criar uma nova ordem a partir deles, esses produtos desaparecerão da lista de produtos para ordens de clientes. Se a ordem de compra for cancelada ou esses itens forem removidos dela, os produtos retornarão à lista.
Os produtos também podem desaparecer da lista se a ordem do cliente mudar para um status em que a funcionalidade «Adicionar produtos não deduzidos à lista de produtos para ordens de clientes» estiver desativada, mesmo que os produtos ainda não tenham sido encomendados.