Na página Configurações > Telefonia, no bloco «Automação», pode configurar uma automação que ajuda a manter todas as chamadas sob controlo: o sistema gera automaticamente tarefas e leads para cada chamada perdida ou atendida, poupando tempo e simplificando o trabalho da equipa.

1. Active a caixa de verificação Criar uma tarefa para uma chamada recebida não atendida.

2. Atribuir um funcionário responsável.

Selecione vários empregados clicando em + Adicionar empregado, se necessário. Se tiver especificado vários colaboradores, pode selecionar um tipo de tarefa:

3. Definir uma data de vencimento para a tarefa. Clique no campo correspondente e selecione quantos dias, horas ou minutos pretende adicionar à hora de criação da tarefa atual.

Por exemplo, definiu o valor para 2 horas e perdeu uma chamada em 19/06/2023 às 13 horas. O prazo para esta tarefa será definido para 19/06/2023 às 15 horas.

4. Configurações da ligação da tarefa com ordens de serviço e contactos.

Criar tarefa na ordem de serviço se o cliente tiver uma ordem de serviço aberta - os clientes são pesquisados por números de telefone (se houver vários clientes com o mesmo número de telefone, é selecionado o que foi criado mais tarde do que todos os outros).

Suponha que esse cliente tem ordens de Serviço em aberto (no status de qualquer grupo, exceto “Fechado / Abandonado”). Nesse caso, a tarefa criada será automaticamente ligada a essa ordem de Serviço. Se existirem várias ordens de serviço, é selecionada a que foi criada mais tarde do que as outras.

Criar tarefa em lead se o cliente tiver um lead aberto - os clientes são pesquisados por números de telefone (se houver vários clientes com o mesmo número de telefone, é selecionado o que tiver sido criado mais tarde do que todos os outros). Se esse cliente tiver oportunidades em aberto (no status de qualquer grupo exceto “Ganho / Perdido”), a tarefa criada será automaticamente ligada a essa oportunidade. Se existirem várias oportunidades, é selecionada a que foi criada mais tarde do que as outras.

A tarefa será criada sem uma ligação se não conseguir encontrar um cliente, Ordens de Serviço abertas ou contactos.

Certifique-se de que clica em Guardar para aplicar as configurações.

Já está feito! Após cada chamada perdida, é criada automaticamente uma tarefa “Chamada perdida” no RO App. A data de vencimento e o destinatário desta tarefa serão os mesmos que especificou nas configurações. O autor desta tarefa é o primeiro destinatário que definiu na lista.

1. Marque a caixa de seleção Criar um lead para uma chamada recebida atendida.

2. Pode selecionar um tipo específico para esses lead e atribuir imediatamente um Gestor, se necessário. Também pode configurar notificações para que os funcionários processem os lead a tempo.

3. Configurações para a criação de oportunidades.

Criar um lead mesmo que um cliente tenha uma ordem de Serviço em aberto. Active esta caixa de verificação se pretender que seja criada uma oportunidade automática, mesmo que o cliente tenha uma ordem de Serviço em aberto. Caso contrário, a oportunidade não será criada enquanto o cliente tiver ordens de Serviço em aberto. O cliente é pesquisado por número de telefone.

Criar uma oportunidade mesmo que um cliente tenha uma oportunidade em aberto. Active esta caixa de verificação se pretender que seja criada uma oportunidade de negócio automática mesmo que o cliente tenha uma oportunidade de negócio em aberto. Caso contrário, a oportunidade não será criada enquanto o cliente tiver oportunidades em aberto. A pesquisa de clientes é efectuada por número de telefone.

Tenha em atenção que se tiver ambas as configurações marcadas e o cliente tiver uma ordem de Serviço em aberto e uma oportunidade em aberto no momento da chamada recebida, será criada uma oportunidade automática.

1. Marque a caixa de seleção Criar um lead para uma chamada perdida.

2. Pode selecionar um tipo específico para esses lead e atribuir imediatamente um Gestor, se necessário. Também pode configurar notificações para que os funcionários processem os lead a tempo.

3. Configurações para a criação de oportunidades.

Criar um lead mesmo que um cliente tenha uma ordem de Serviço em aberto. Active esta caixa de verificação se pretender que seja criada uma oportunidade automática, mesmo que o cliente tenha uma ordem de Serviço em aberto. Caso contrário, a oportunidade não será criada enquanto o cliente tiver ordens de Serviço em aberto. O cliente é pesquisado por número de telefone.

Criar uma oportunidade mesmo que um cliente tenha uma oportunidade em aberto. Active esta caixa de verificação se pretender que seja criada uma oportunidade de negócio automática mesmo que o cliente tenha uma oportunidade de negócio em aberto. Caso contrário, a oportunidade não será criada enquanto o cliente tiver oportunidades em aberto. A pesquisa de clientes é efectuada por número de telefone.

Tenha em atenção que, se ambas as configurações estiverem selecionadas e o cliente tiver uma ordem de Serviço em aberto e uma oportunidade em aberto no momento da chamada perdida, será criada uma oportunidade automática.

Importante: quando recebe uma chamada de um cliente desconhecido que não está na base de dados, é automaticamente criada uma nova pista. Se não ligar um cliente novo ou existente a este número de telefone, o sistema cria um novo lead sem informações sobre conversas anteriores para cada chamada subsequente.

Para evitar isto, comece por criar ou ligar um cliente a uma pista existente. Em seguida, as chamadas seguintes serão automaticamente ligadas a um lead existente na base de dados e o widget mostrará todo o histórico de interações.

Os lead que foram criados automaticamente a partir de uma chamada recebida ou perdida serão preenchidos da seguinte forma:

Tenha em atenção que os lead automáticos são criados a partir de clientes existentes e desconhecidos.