Atualizámos o fluxo de trabalho dos agendamentos no RO App. Agora pode criar agendamentos sem os atribuir imediatamente a um funcionário específico. Isto é especialmente útil para empresas que primeiro aceitam o pedido de um cliente e só depois decidem quem irá realizar o trabalho.
Anteriormente, os clientes que usavam o Agendamento online tinham de escolher um funcionário, e o campo Concessionário era obrigatório ao criar um agendamento no sistema. Isto dificultava o suporte a fluxos de trabalho em que os agendamentos são revistos, qualificados ou distribuídos apenas depois de serem recolhidas informações adicionais.
Com esta atualização, pode criar agendamentos sem responsável, vê-los tanto no Calendário como na tabela de Agendamentos, e atribuí-los mais tarde quando estiver pronto.
Porque esta atualização é importante
Muitas empresas não atribuem o trabalho a um funcionário específico assim que um agendamento é criado. Em vez disso, primeiro precisam de confirmar o pedido, esclarecer o âmbito do trabalho, avaliar a sua complexidade ou verificar a disponibilidade da equipa.
Por exemplo, um cliente pode agendar um diagnóstico, uma consulta, uma inspeção preliminar ou um serviço geral. Nessa fase, pode ainda não estar claro qual funcionário é o mais adequado. Depois de os detalhes serem confirmados, um gestor ou administrador pode atribuir o agendamento ao membro da equipa correspondente.
Esta atualização ajuda a:
aceitar agendamentos sem restrições desnecessárias;
eliminar a exigência de os clientes escolherem um funcionário quando isso não é necessário;
atribuir agendamentos a funcionários mais tarde;
identificar e gerir facilmente agendamentos não atribuídos.
Nova configuração de agendamento online
A nova configuração Mostrar etapa de seleção de funcionário está agora disponível na página Configurações > Páginas públicas > Agendamento online.
Por padrão, esta configuração está ativada, pelo que o fluxo atual de Agendamento online permanece inalterado: os clientes selecionam um funcionário, um serviço e um horário disponível.
Se desativar esta configuração, o passo de seleção de funcionário será removido do fluxo de agendamento. Depois de escolher uma localização e um serviço, os clientes verão imediatamente os horários disponíveis com base no horário de funcionamento da localização. O agendamento será então criado sem responsável.
Como funciona a seleção de horário sem funcionário
Quando o passo de seleção de funcionário está desativado, os horários disponíveis são gerados com base no horário de funcionamento da localização, e não nos horários individuais dos funcionários.
Isto significa que os clientes veem a disponibilidade geral da localização em vez do horário de um funcionário específico.
Esta abordagem é ideal para empresas que usam o agendamento online como pedido inicial ou reserva de horário, e não como marcação final com um especialista específico.
Criar agendamentos sem responsável
O campo Concessionário deixa de ser obrigatório ao criar um agendamento manualmente.
Basta deixar o campo vazio para criar um agendamento não atribuído. Pode preencher todos os outros detalhes do agendamento como habitualmente e atribuí-lo mais tarde, quando tiver definido quem deve realizar o trabalho.
Encontrar agendamentos não atribuídos no Calendário
Para facilitar a gestão dos agendamentos não atribuídos, o Calendário inclui agora uma secção dedicada Não atribuído.
Esta secção aparece no topo da vista por funcionário e contém todos os agendamentos que ainda não foram atribuídos a um funcionário, facilitando aos gestores ver quais pedidos ainda precisam de ser distribuídos.
Nas vistas diária, semanal e mensal do Calendário, também pode filtrar o horário para apresentar apenas agendamentos não atribuídos.
Casos de uso
Oficinas de reparação automóvel
Um cliente agenda um diagnóstico do veículo ou uma inspeção preliminar. No momento do agendamento, ainda não está claro se o trabalho exigirá um eletricista automóvel, especialista em motor, técnico de suspensão ou outro especialista.
Com agendamentos não atribuídos, a oficina pode primeiro aceitar o pedido e atribuí-lo ao técnico certo após a inspeção.
Serviços médicos e de beleza
Um cliente agenda uma consulta inicial sem escolher um especialista específico. Um administrador atribui posteriormente o agendamento a um médico, terapeuta, profissional de beleza ou consultor com base na disponibilidade, especialização e carga de trabalho.
Este fluxo de trabalho é ideal para clínicas, salões de beleza e centros de bem-estar.
Empresas de serviço externo
Um cliente solicita uma instalação, reparação no local ou visita de manutenção. Antes de atribuir o trabalho, a empresa precisa de confirmar a morada, avaliar o trabalho necessário ou determinar qual equipa está disponível.
Os gestores podem aceitar primeiro o agendamento e atribuí-lo assim que os detalhes forem confirmados.
Empresas de reparação
Um cliente agenda um diagnóstico para um telemóvel, portátil ou outro dispositivo. O técnico adequado pode não ser conhecido até o dispositivo ser inspecionado.
O administrador pode aceitar o agendamento sem o atribuir imediatamente e depois encaminhá-lo para o especialista certo com base nos requisitos de reparação e na carga de trabalho atual.
Atualização da Public API
Também atualizámos a Public API para suportar agendamentos não atribuídos. Para agendamentos sem responsável, o campo assignee_id devolverá null nos métodos de obtenção de agendamentos. Ao criar um agendamento através da API, o campo assignee_id deixa de ser obrigatório.
Se tiver dúvidas, sugestões ou comentários sobre esta atualização, contacte-nos através do chat de Suporte.