Na RO App, os recursos podem ser agrupados por tipo e utilizados para gerir a disponibilidade ao realizar o agendamento de marcações de clientes.
Por exemplo, no caso de um salão de beleza, pode criar um tipo de recurso «Sala de Tratamentos» e adicionar-lhe recursos específicos: «Sala de Tratamentos 1», «Sala de Tratamentos 2» e «Sala de Tratamentos 3». Um único tipo de recurso pode ser utilizado em várias localizações da empresa.
Tipo de Recurso e Recurso
O sistema utiliza duas entidades relacionadas:
Tipo de Recurso — agrupa recursos que servem o mesmo propósito. Por exemplo, o tipo de recurso «Sala de Tratamentos», o tipo de recurso «Sala de Massagens» e o tipo de recurso «Elevador».
Recurso — uma instância específica deste tipo. Por exemplo, «Cabina 1» ou «Cabina 2».
Um único recurso pertence sempre a um único tipo.
Importante: Um tipo de recurso é criado e editado ao nível da empresa, não ao nível de cada localização individual. Um único tipo pode ser adicionado a várias localizações de uma só vez.
Criar um tipo de recurso
Para criar um tipo de recurso, aceda à secção Configurações > Geral > Agendamentos e siga estes passos:
1. Clique em + Tipo de recurso
2. Ao criar o tipo de recurso, especifique:
o nome do tipo de recurso;
as localizações onde será utilizado;
o número de recursos para cada localização.
Por exemplo, se especificar 3 recursos para o tipo «Caixa», o sistema criará automaticamente: Caixa 1, Caixa 2, Caixa 3.
Desta forma, não é necessário criar o mesmo tipo de recurso separadamente para cada localização. Os recursos individuais podem ser adicionados ou editados a partir das configurações da empresa ou da página da localização correspondente.
3. Atribuição Automática de Recursos
Se o tipo de recurso necessário estiver configurado para um serviço, a aplicação RO App pode atribuir automaticamente um recurso específico disponível ao criar um agendamento.
Para cada tipo de recurso, pode selecionar um método de atribuição automática:
Distribuição uniforme — (predefinição) — o sistema seleciona o recurso disponível menos utilizado, garantindo uma utilização equilibrada de todos
Utilização máxima — o sistema seleciona o recurso disponível mais utilizado, para que os outros recursos permaneçam disponíveis por mais tempo.
Por exemplo, se um serviço requerer o tipo de recurso «Escritório» e a empresa tiver três escritórios, o sistema selecionará automaticamente um escritório disponível ao criar um agendamento, de acordo com a estratégia selecionada. Se necessário, pode alterar manualmente o recurso atribuído.
Associação de Recursos a Serviços
Para cada serviço, pode especificar quais os tipos de recursos necessários para o realizar.
Por exemplo:
«Massagem» → Sala de massagem;
«Reparação automóvel» → Elevador;
«Aluguer de lugar de garagem» → Lugar de garagem.
Pode adicionar vários tipos de recursos a um único serviço. Se o mesmo tipo de recurso for adicionado a um serviço várias vezes, o sistema deve reservar o número correspondente de recursos distintos ao criar um agendamento. Não é possível adicionar vários recursos do mesmo tipo a um único serviço.
Nota: Os tipos de recursos estão diretamente associados aos serviços. Atualmente, não é possível configurar esta associação para toda uma categoria de serviços.
Recursos nos Agendamentos
Pode utilizar um ou mais recursos específicos para um agendamento.
Ao selecionar recursos manualmente, o utilizador vê-os agrupados por tipo. O tipo de recurso é apenas um título de agrupamento e não pode ser selecionado separadamente — deve selecionar um recurso específico.
Se houver vários recursos para um único agendamento, estes são apresentados em linhas separadas no calendário, mas todos continuam a fazer parte do mesmo agendamento.
Quando um recurso é considerado reservado
Um recurso é considerado reservado se existir outro agendamento para esse mesmo intervalo de tempo utilizando esse recurso e se esse agendamento tiver um status diferente de:
Concluído;
Cancelado;
Não comparência.
Se todos os recursos do tipo pretendido estiverem reservados, o sistema apresenta um aviso a indicar que alguns recursos não estão disponíveis. Quando um funcionário cria um agendamento manualmente, o agendamento pode ser guardado mesmo que não haja recursos disponíveis.
Na página pública de agendamentos online, o cliente não vê nem seleciona um recurso específico. O sistema atribui-o automaticamente. Se não houver recursos adequados disponíveis, não é possível criar um agendamento para esse intervalo de tempo.