A análise eficaz das ordens de serviço incompletas ou canceladas é fundamental para minimizar as perdas financeiras.
Mesmo uma ordem de serviço que tenha sido encerrada como «sem sucesso» pode ainda envolver pagamentos recebidos, trabalho realizado, produtos submetidos à baixa, bónus dos colaboradores e impostos. O relatório «Lucro das Ordens sem Sucesso» ajuda-o a analisar separadamente os resultados financeiros dessas ordens de serviço.
Neste artigo, vamos explorar como utilizar a RO App para avaliar os resultados financeiros das ordens de serviço que foram encerradas como sem sucesso.
Neste guia, irá aprender:
Como é calculado o lucro e como são registados os fundos perdidos.
Como personalizar de forma flexível as configurações e os filtros do relatório de acordo com as suas necessidades.
Como o facto de assinalar a caixa relativa a reembolsos de IVA altera os indicadores financeiros.
Como os métodos FIFO e FEFO afetam o cálculo do custo das mercadorias vendidas.
Na RO App, o lucro de uma ordem de serviço encerrada como malsucedida é calculado utilizando a seguinte fórmula:
Lucro = (Pagamentos) − (Custo) − (Comissões dos Funcionários) − (Impostos).
Pagamentos — fundos efetivamente recebidos para esta ordem de serviço.
Custo — despesas com a execução do trabalho/serviços e o custo dos produtos efetivamente submetidos à baixa.
Comissões dos Funcionários — o montante total de bónus ou pagamentos aos funcionários pelo cumprimento desta ordem de serviço.
Impostos — todas as deduções fiscais aplicáveis à ordem de serviço.
Como gerar o relatório
O relatório «Lucro das ordens sem sucesso» é gerado na página Relatórios > Finanças > Lucro das ordens sem sucesso para ordens de serviço encerradas sem sucesso, ordenadas por data de encerramento.
Importante:
Para aceder a este relatório, a sua função deve ter a permissão correspondente — Lucro das ordens sem sucesso — ativada na secção de permissões Relatórios.
Se uma ordem de serviço tiver sido encerrada numa data anterior, será incluída no relatório com base na data de encerramento especificada, e não na data real.
Existem vários parâmetros utilizados para gerar o relatório.
Período permite-lhe selecionar o intervalo de tempo para o relatório: hoje, ontem, esta semana, este mês, semana passada, mês passado, este ano, ano passado ou especificar datas manualmente.
Localizações permitem-lhe selecionar uma, várias ou todas as localizações, caso existam mais do que uma.
Tipo de Ordem de Serviço permite-lhe visualizar o lucro por diferentes tipos de ordem de serviço. Por exemplo, todas as ordens de serviço, exceto as ordens de serviço em garantia.
Status da Ordem de Serviço permite-lhe selecionar quais os status de insucesso a incluir no cálculo das ordens de serviço.
Ao marcar a caixa «Excluir os impostos de compra reembolsáveis do custo», pode visualizar o lucro excluindo os impostos reembolsáveis. Consulte mais adiante neste artigo para obter detalhes sobre como esta caixa de seleção funciona.
Defina os parâmetros desejados e clique no botão «Aplicar».
O relatório é gerado com dados-chave sobre os componentes financeiros das ordens de serviço.
Para além das colunas padrão relativas a custos, bónus dos colaboradores, descontos e impostos, foram adicionadas duas novas colunas: Pagamentos e Montante em dívida.
Pagamentos apresenta os fundos efetivamente recebidos relativos a estas ordens de serviço.
Valor em aberto mostra a diferença entre o custo total da ordem de serviço e o montante dos pagamentos efetuados — ou seja, o montante do lucro potencial não recebido (perdido).
Pode ordenar a tabela por coluna clicando no nome da coluna pretendida. O lucro positivo é apresentado a verde e o lucro negativo a vermelho. Os resultados de cada coluna são apresentados na parte inferior da página.
Também pode personalizar quais as colunas que são apresentadas neste relatório. Para tal, clique no botão da tabela e assinale as caixas ao lado das colunas pretendidas.
Como o reembolso do IVA afeta o cálculo do lucro
Se for um contribuinte e a sua empresa reembolsar o IVA sobre as compras, selecione a caixa “Excluir os impostos de compra reembolsáveis do custo”. Isso deduzirá do custo o montante dos impostos inclusos pagos durante o lançamento do produto.
De seguida, o lucro é calculado da seguinte forma:
Lucro = Montante total (pago pelo cliente, incluindo descontos) - Custo excluindo impostos reembolsáveis - Salários dos funcionários - Todos os impostos.
Por exemplo, comprou uma bateria de telemóvel por 120 euros (incluindo 20 euros de IVA) e vendeu-a a um cliente por 200 euros. O salário do funcionário é de 30 euros e os impostos sobre a venda são de 10 euros.
Lucro se NÃO for um contribuinte:
200 (venda) - 120 (custo) - 30 (salários) - 10 (impostos) = 200 - 120 - 30 - 10 = 40 euros
Lucro se for um contribuinte e for reembolsado do IVA:
200 (venda) - (120 - 20) (custo ajustado) - 30 (salários) - 10 (impostos) = 200 - 100 - 30 - 10 = 60 euros
Como funcionam as baixas de produtos: FIFO, FEFO e cálculo de custos
Os produtos não seriados são baixados do armazém utilizando o método FIFO (First In, First Out) e os produtos com data de validade são baixados utilizando o método FEFO (First Expire, First Out). Se os produtos de vários lotes forem baixados numa ordem, o preço de custo numa ordem fechada é calculado como a soma dos preços de custo das unidades desses lotes.
Por exemplo, temos Power Banks de dois lotes:
1 unidade com um custo de 200 € (lote recebido anteriormente)
2 unidades com um custo de 100 €
Se baixarmos 2 unidades na ordem, elas são consideradas da seguinte forma:
1 unidade do primeiro lote (200 €),
1 unidade do segundo lote (100 €).
Custo total numa ordem fechada = (1*200) + (1*100) = 300 €.
Exportação de relatórios e análise avançada
Pode imprimir o relatório ou exportá-lo para o seu computador como um ficheiro Excel. O ficheiro Excel contém informações mais detalhadas. Clique em «Ações» e selecione a ação pretendida.
O relatório exportado tem colunas adicionais que lhe permitem analisar separadamente o preço, o custo dos produtos e o lucro com e sem IVA. Isto permite-lhe ver não só o resultado financeiro global da ordem, mas também compreender em que consiste exatamente.
Lucro sem IVA = preço sem IVA - custo sem IVA - bónus dos funcionários.
Lucro incluindo IVA = preço incluindo IVA - custo incluindo IVA, em que:
preço incluindo IVA = preço excluindo IVA + impostos aplicados à ordem;custo com IVA = custo sem IVA + IVA (impostos aplicados aquando do lançamento do produto).
Lucro real = Pagamentos (montantes efetivamente pagos pelo cliente, tendo em conta o desconto) - Custo (de peças sobresselentes usadas, trabalho) - Comissões dos funcionários - Impostos aplicados à ordem
Este indicador considera o IVA reembolsado como uma redução do preço de custo e mostra o resultado financeiro real da ordem.
Em resumo, o lucro sem IVA mostra a eficácia da ordem sem considerar os impostos, apenas o preço, o custo e os bónus. Lucro com IVA - considera os impostos no preço e no custo para efeitos de relatório financeiro. Lucro real - mostra quanto dinheiro resta efetivamente após todas as despesas e reembolsos de IVA.