Uma contabilidade eficaz e a transparência na Folha de Pagamento são componentes essenciais da gestão de uma equipa e das finanças de uma empresa. Para facilitar a análise dos dados já calculados no sistema, foi introduzido um novo «Relatório da Folha de Pagamento», que consolida as informações dos módulos de cálculo e de provisões da Folha de Pagamento numa única interface.
O relatório atualizado «Folha de Pagamento» é uma ferramenta para analisar rapidamente a folha de pagamentos calculada e provisionada da empresa. Os proprietários e gestores recebem tanto um resumo geral (salário base, comissões, bónus, penalizações) como desagregações flexíveis — até ao nível de uma regra, documento ou cargo específico —, mantendo a lógica familiar de verificação de dados (colaborador → regra → documento → montante). Ao mesmo tempo, o departamento financeiro pode alternar facilmente entre cálculos «em tempo real» e uma visualização histórica fixa para períodos passados, e as configurações flexíveis de funções permitem restrições locais à visibilidade dos dados por colaborador ou Localizações.
Nota importante: Este relatório centra-se exclusivamente nos montantes calculados e acumulados e não reflete pagamentos efetivos nem desembolsos em dinheiro.
Neste artigo, vamos analisar em pormenor como configurar os níveis de acesso ao relatório, aplicar filtros corretamente e exportar os dados finalizados.
Como configurar o acesso ao relatório
O acesso ao relatório é configurado separadamente para cada função na página Configurações → Colaborador → Funções, na janela da função pretendida.
Primeiro, na secção «Relatórios», ative a permissão «Folha de Pagamento». Isto determina se o utilizador pode abrir o relatório «Folha de Pagamento».
Em seguida, na secção «Acesso», especifique quais os dados dos colaboradores que o utilizador pode visualizar no relatório:
Apenas a minha Folha de Pagamento — o colaborador vê apenas os seus próprios dados;
Todos os funcionários — acesso total aos dados de todo o pessoal;
Funcionários selecionados — acesso apenas às folhas de pagamento de uma lista específica de pessoas.
Estas configurações aplicam-se exclusivamente ao novo relatório e não afetam outras secções do sistema.
Como gerar um relatório
O relatório está disponível na página Relatórios > Finanças > Folha de Pagamento.
Para apresentar os dados pretendidos, utilize os filtros:
Período (obrigatório) — define o intervalo temporal do relatório. No modo «Calculado», especifica o período para o qual os cálculos são apresentados e, no modo «Acrescentado», especifica o período abrangido pelos acréscimos registados.
Fonte (obrigatório) — especifica de onde o sistema obtém as informações:
Calculado — o relatório apresenta dados atuais, que podem sofrer alterações à medida que os próprios cálculos são atualizados;
Acrescentado— o relatório apresenta acumulações que já foram finalizadas.
Localizações — permite selecionar localizações específicas. Este filtro está disponível apenas no modo Calculado, uma vez que as acumulações de Folha de Pagamento não estão vinculadas a uma localização.
A lista inclui:
Empresa — registos não vinculados a uma localização específica, incluindo salário base, penalizações, bónus e comissões baseadas em eventos ou documentos sem localização;
Localizações disponíveis para o utilizador — bónus calculados com base em documentos relativos à localização correspondente.
Por exemplo:
Se selecionar apenas «Empresa» — o relatório incluirá apenas acréscimos gerais não vinculados a uma localização: salário base, penalizações, bónus e comissões que não são específicas de uma localização.
Se selecionar uma localização específica — o relatório apresentará apenas as comissões geradas com base em documentos relativos a essa localização.
Se combinar «Empresa» com várias localizações — o relatório combinará dados gerais com detalhes relativos a cada localização selecionada.
Se selecionar «Todos» — o relatório incluirá todos os dados, independentemente da localização.
Funcionários — permite selecionar um, vários ou todos os funcionários disponíveis. O conteúdo deste filtro adapta-se automaticamente aos direitos de acesso da função do funcionário que gera o relatório:
se o acesso estiver limitado à sua própria Folha de Pagamento, o filtro não estará disponível;
no modo «Funcionários selecionados», são apresentados apenas os funcionários da lista aprovada;
no modo «Todos», são apresentados todos os funcionários disponíveis para o utilizador neste relatório.
Posição – permite-lhe limitar o relatório aos funcionários com uma ou mais posições selecionadas. Apenas as posições que correspondem aos funcionários dentro das permissões de acesso configuradas para o relatório estão disponíveis no filtro;
se forem selecionadas várias posições, o relatório mostra os funcionários que ocupam qualquer uma das posições selecionadas;
se a posição de um funcionário não for especificada, esse funcionário é colocado no grupo «Não especificado».
Por exemplo, suponha que uma empresa tenha 10 colaboradores nos cargos «Gerente», «Caixa» e «Administrador».
Filtro «Funcionários»:
Se a função de um utilizador tiver acesso a «Apenas a minha Folha de Pagamento», o filtro «Funcionários» não estará disponível e o relatório exibirá imediatamente apenas os dados desse utilizador.
Se a função estiver definida como “Funcionários selecionados” com uma lista de, por exemplo, 4 pessoas (Harrisson, Korniezhko, Milton, Miller) — pode selecionar uma, várias ou todas as quatro no filtro; os outros 6 funcionários não aparecerão na lista.
Se a função tiver acesso a “Todos os funcionários” — todos os 10 funcionários da empresa estarão disponíveis no filtro.
Filtro «Posição»:
Para um utilizador com acesso a 4 funcionários selecionados (2 «Gerentes» e 2 «Caixas»), apenas as opções «Gerente» e «Caixa» aparecerão no filtro «Cargo» — «Administrador» não é apresentado porque nenhum dos funcionários disponíveis ocupa esse cargo.
Se selecionar «Gerente» e «Caixa» ao mesmo tempo, o relatório mostrará todos os colaboradores em ambas as funções (ou seja, todos os 4 colaboradores disponíveis).
Se uma função não estiver especificada no sistema para um dos colaboradores, este será colocado num grupo separado «Não especificado», que também estará disponível para seleção no filtro.
Após configurar os filtros, clique em «Aplicar».
O que o relatório mostra
O relatório apresenta informações sobre o cálculo da Folha de Pagamento ou os acréscimos salariais dos funcionários selecionados para o período selecionado.
Resumo total por funcionário
São apresentados os seguintes campos para cada funcionário:
Posição
Salário base
Comissões
Penalizações
Bónus
Total
Fórmula de cálculo:
Total = Salário base + Comissões + Bónus − Penalizações
No modo Calculado, «Total» é o montante atual da Folha de Pagamento calculada para o período selecionado.
No modo Acréscimo, «Total» é a soma dos acréscimos da Folha de Pagamento já registados que se enquadram no período selecionado.
Discriminação por colaborador
Ao expandir o cartão de um colaborador, estão disponíveis duas secções:
1. Salário base, penalizações e bónus. Esta secção contém registos relativos ao salário base, penalizações e bónus que se enquadram no período de relatório selecionado. Para cada registo, são especificados a data e a hora, o documento e o montante. Estes podem ser acréscimos de salário base, penalizações ou bónus.
2. Comissões. Esta secção contém todas as comissões com base nas regras/eventos configurados para o período selecionado. As entradas são agrupadas por regra de comissão ou evento — o nome da regra ou evento utilizado para calcular a comissão.
Clique no ponto de interrogação para visualizar a regra utilizada no cálculo.
Dentro de cada grupo de acréscimos, são apresentadas as seguintes informações:
Data e hora;
Documento — o documento com base no qual a comissão foi contabilizada; clique no número para o abrir;
Nome do produto ou serviço — o item específico (produto, serviço ou trabalho) para o qual a comissão foi calculada; este campo fica em branco se a comissão tiver sido calculada ao nível do documento ou do evento;
Montante — o montante da comissão.
O montante total da comissão para cada grupo específico é apresentado abaixo desse grupo.
Impressão e exportação
Pode imprimir facilmente um novo relatório de Folha de Pagamento diretamente do sistema ou guardá-lo como PDF. A versão impressa apresenta, na parte superior, o título, o período, as Localizações, os colaboradores selecionados, a fonte de dados, bem como a data, a hora e o nome da pessoa que criou o relatório.
O layout de impressão reflete exatamente o que aparece no ecrã: blocos de pagamento detalhados para cada colaborador, totais por bloco e o total geral. O sistema aplica os direitos de acesso, pelo que apenas os colaboradores que o utilizador está autorizado a visualizar aparecerão na impressão.
Para uma análise mais aprofundada ou para trabalhar no Excel, pode descarregar o relatório como uma folha de cálculo. O ficheiro exportado contém detalhes abrangentes: informações sobre os colaboradores, cargo, tipos de pagamento (salário base, comissões, penalizações ou bónus), datas, regras/eventos, comentários e montantes específicos. Todos os dados no ficheiro correspondem estritamente aos filtros que definiu e aos seus direitos de acesso pessoais ao relatório de Folha de Pagamento.
