Se a sua empresa trabalha com clientes internacionais e aceita pagamentos em várias moedas, a secção Moedas irá ajudá-lo a configurar os seus processos financeiros de forma flexível.
Nesta secção, pode adicionar as moedas necessárias, gerir as taxas de câmbio atuais e acompanhar o seu histórico.
Nota:
O livro-razão da empresa está vinculado à moeda base. Não é possível alterá-la aqui, mas pode configurar a forma como é apresentada ou adicionar moedas adicionais.
Para utilizar esta secção, um colaborador deve ter a permissão Finanças ativada no bloco de permissões Configurações.
Atualmente, o sistema permite criar moedas adicionais, criar contas financeiras numa moeda diferente da moeda base, bem como depositar fundos nessas contas e efetuar câmbios. Em atualizações futuras, serão adicionadas funcionalidades para processar pagamentos de ordens de serviço, faturas ou vendas, e para definir preços de produtos e serviços em várias moedas.
Moeda base
Na página Configurações > Finanças, na secção Moedas, é especificada a moeda base da empresa — esta é a moeda utilizada por predefinição no sistema.
Não pode alterar a moeda base por conta própria, mas pode editar a forma como esta é apresentada (símbolo ou formato). Não se esqueça de guardar as suas alterações.
Se precisar de definir uma moeda base diferente, contacte a equipa de apoio através do chat.
Para além da moeda base, pode adicionar outras moedas para utilizar na sua empresa.
Como adicionar uma moeda
Adicionar uma moeda nas configurações de Finanças
1. Na página Configurações > Finanças, na secção Moedas, clique em + Moeda.
2. Selecione a moeda pretendida na lista.
3. Especifique como será apresentada no sistema — o símbolo da moeda e a sua posição em relação ao montante.
4. O sistema preencherá automaticamente a taxa de câmbio em relação à moeda base. Se necessário, pode editar a taxa manualmente. Ao introduzir a taxa, o sistema apresenta a direção da conversão no formato: 1 [moeda adicional] = [taxa] [moeda base]. Isto ajuda a garantir que a taxa é introduzida na direção correta.
A taxa de câmbio pode ter até seis casas decimais.
Para determinar a taxa de câmbio, a RO App utiliza a API Frankfurter. Se necessário, pode alterar a fonte utilizada para determinar a taxa de câmbio através da API.
5. Guarde a nova moeda.
Adicionar uma moeda ao criar uma conta
Se criar uma conta numa moeda que ainda não conste da tabela de moedas, o sistema irá adicioná-la automaticamente — com a taxa de câmbio vigente no momento da criação da conta.
Após guardar, o sistema:
adiciona a moeda à tabela de moedas adicionais ativas;
guarda a taxa de câmbio introduzida como a taxa atual;
cria a primeira entrada no histórico da taxa de câmbio — com a data e a hora, o colaborador que a introduziu e o valor da taxa de câmbio. Esta entrada é permanente.
Tabela de moedas adicionais
Todas as moedas ativas são armazenadas na tabela Moedas Adicionais. Para cada moeda, apresenta:
nome da moeda;
taxa de câmbio atual;
data e hora da última alteração da taxa.
Como editar uma moeda adicional
1. Abra a moeda pretendida na página Configurações > Finanças > Moedas, clicando duas vezes na mesma.
2. Na caixa de diálogo que aparece, pode alterar:
a forma como a moeda é apresentada;
a taxa de câmbio.
3. Introduza o valor pretendido e guarde.
Na própria caixa de diálogo, poderá ver o histórico completo das taxas de câmbio para esta moeda: quando e por quem foram feitas as alterações, e qual era a taxa de câmbio em cada ocasião. As entradas mais recentes encontram-se no topo.
O que acontece quando guarda as alterações:
se a taxa de câmbio tiver mudado — surge uma nova entrada no histórico, e essa entrada torna-se a atual;
se a taxa de câmbio for a mesma de antes — não será criada nenhuma nova entrada.
Como eliminar uma moeda adicional
Abra a moeda pretendida na página Configurações > Finanças > Moedas, clicando duas vezes na mesma. Clique no botão «Eliminar» no canto inferior direito e confirme a ação.
Não é possível eliminar uma moeda se esta contiver pelo menos uma conta financeira. Primeiro, elimine todas as contas financeiras nessa moeda.
Após a eliminação, a moeda não desaparece totalmente do sistema — fica oculta da lista de moedas ativas e deixa de estar disponível para seleção. Todos os dados associados a ela (histórico de taxas de câmbio, bem como todas as contas e transações em que esta moeda já foi utilizada) permanecem armazenados no sistema.
Para recuperar o acesso a estes dados, deve restaurar a moeda — ou seja, adicioná-la novamente à lista de moedas ativas. Isto garante que os documentos financeiros antigos criados nesta moeda sejam apresentados corretamente, sem qualquer perda de dados.
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