Temos o prazer de apresentar uma atualização que aprimora a gestão de ordens de serviço para empresas de serviços e retalho no RO App. Agora, o RO App oferece estimativas (como um documento separado do sistema) e a capacidade de adicionar produtos às ordens de serviço sem deduzi-los do inventário.
Esta atualização permite-lhe:
Criar quantas estimativas forem necessárias para um cliente com base nas diferentes opções que pode oferecer.
Enviar todas as estimativas ao cliente para acordo de custos.
Acompanhar as etapas de estimativa com status específicos.
Converter uma estimativa acordada numa ordem de trabalho com dois cliques e continuar o processamento sem reintroduzir todos os dados.
Adicionar itens às ordens de trabalho, mesmo aqueles que não estão atualmente em stock (adicionados ao catálogo de produtos), para posteriormente encomendá-los ao fornecedor e encontrar facilmente essas ordens de trabalho na tabela para deduzir os itens recebidos do inventário.
Vamos aprofundar os detalhes da atualização para que tenha uma compreensão clara de todos os novos recursos.
Como ativar estimativas e adicionar produtos a ordens de serviço sem dedução de inventário
Se estiver no período de avaliação, pode criar estimativas e adicionar produtos às ordens de trabalho sem dedução por predefinição.
Se tiver uma subscrição com um plano Hobby a Enterprise, tem de ativar esta funcionalidade.
Pode ativar tanto as estimativas como a capacidade de adicionar itens às ordens de trabalho sem dedução na página Definições > Geral, na secção Ordens de Trabalho.
Como criar estimativas e processá-las
As estimativas estão intimamente ligadas às ordens de serviço e são armazenadas na mesma tabela. Ao lado do botão de criação de ordens de serviço, encontrará um novo botão «+ Estimativa».
Os tipos e conjuntos de campos nas estimativas refletem completamente os formulários de ordens de serviço. Quando você converte uma estimativa em uma ordem de serviço, todos os dados inseridos são automaticamente transferidos de um documento para outro, portanto, você não precisa configurar formulários de estimativa e inserir os dados novamente separadamente. Este artigo fornece um guia passo a passo para criar uma nova estimativa.
Na tabela, pode distinguir as estimativas das ordens de trabalho pelos seus estados – as ordens de trabalho têm estados preenchidos, enquanto as estimativas têm estados riscados. Além disso, pode filtrar a tabela por estados de estimativa.
Note que, além dos tipos e formulários, as estimativas e ordens de serviço têm numeração comum, configurações de acesso, notificações, modelos de documentos, etc.
Como as estimativas diferem das ordens de serviço
Apesar das inúmeras semelhanças, as estimativas apresentam diferenças significativas em relação às ordens de serviço:
As estimativas não envolvem transações financeiras.
As estimativas não afetam os saldos dos clientes.
Não há transferências de ativos com base no status.
Funil de status separado. Atualmente, só é possível usar os status do sistema, mas em breve será possível configurar status personalizados para estimativas.
Não há dedução de inventário. Como não está a vender produtos nesta fase, mas simplesmente a estimar o custo de uma futura ordem de trabalho, as operações de dedução de inventário não são mencionadas.
Os funcionários não ganham comissões por estimativas com base nas regras configuradas para ordens de trabalho.
Como fornecer uma estimativa a um cliente
Pode partilhar um orçamento com o seu cliente usando vários métodos:
Envie um documento por e-mail ao cliente.
Guarde um orçamento como ficheiro PDF e envie-o pelo WhatsApp.
Imprima o documento.
Além disso, em breve estará disponível um formulário web para orçamentos, para que possa enviar aos clientes um link para que eles possam rever e aceitar o orçamento digitalmente. Além disso, quando a opção de anexar ficheiros estiver disponível, poderá enviar um orçamento como ficheiro PDF através dos Chats.
As estimativas não têm definições de modelo de impressão separadas, mas quase todas as variáveis de ordem de trabalho também funcionam para estimativas. Algumas exceções incluem variáveis como {Pago}, {Armazém do produto} e {Localização do produto no armazém}, que fornecem informações envolvendo pagamentos anteriores ou dados do armazém. Portanto, pode criar um modelo de documento específico para o grupo de documentos Ordens de Trabalho e usá-lo para estimativas.
Como converter estimativas em ordens de serviço
Quando o cliente aceitar o orçamento, é hora de convertê-lo numa ordem de serviço, alterando o seu estado para Ordem criada. A ordem de serviço terá o mesmo tipo e formato do orçamento, e todos os dados inseridos no orçamento serão transferidos. Todo o cronograma anterior também será preservado no Feed de Eventos. Pode encontrar um guia passo a passo sobre como fechar um orçamento aqui.
Observe que as ordens de serviço criadas a partir de estimativas são marcadas como incompletas porque contêm produtos que exigem dedução de inventário.
Anteriormente, na RO App, adicionar produtos a uma ordem de trabalho iniciava uma dedução imediata do inventário do stock, e era necessário especificar um armazém específico. A RO App não sabe de qual armazém deduzir cada item ao converter uma estimativa para uma ordem de trabalho. Portanto, esses itens são adicionados à ordem de trabalho com a quantidade especificada na estimativa, mas a dedução do inventário é uma etapa separada do processamento da ordem de trabalho neste caso.
Como gerir ordens de trabalho incompletas
Na tabela, as ordens de serviço incompletas são marcadas com um ícone especial indicando que contêm produtos ainda a serem deduzidos do inventário. Também pode filtrar facilmente a tabela de ordens de serviço com o novo selo Incompleto.
Tenha em atenção que as ordens de serviço incompletas não são exibidas atualmente na RO App Mobile. No entanto, em breve, ela começará a suportar esses documentos.
Observe que uma ordem de serviço incompleta não pode ser transferida para o estado pronto ou encerrado.
Observe que uma ordem de serviço incompleta não pode ser transferida para o estado pronto ou encerrado. É necessário ajustar a quantidade de produtos deduzidos para corresponder aos valores na tabela da ordem de serviço ou reduzir a quantidade de itens adicionados na ordem de serviço. Além disso, não é possível deduzir mais itens do inventário do que o especificado.
Para obter instruções detalhadas sobre como deduzir itens adicionados anteriormente em ordens de serviço, consulte este guia.
Próximas atualizações para orçamentos e ordens de serviço
Em breve, poderá personalizar os estados das estimativas e criar automaticamente ordens de trabalho com listas pré-preenchidas de produtos e serviços através da API. As seguintes atualizações incluirão:
Suporte para ordens de trabalho incompletas e a capacidade de adicionar produtos às ordens de trabalho sem deduzir do inventário na aplicação RO Mobile.
Relatórios sobre a conversão de estimativas em ordens de trabalho.
A capacidade de criar estimativas a partir de leads.
Um formulário web onde os seus clientes podem visualizar e aceitar estimativas.
A capacidade de criar ordens de compra para produtos que foram adicionados às ordens de trabalho dos clientes, mas que estavam esgotados no momento.
Além disso, estamos a considerar separar as configurações de notificação, numeração e modelo de documento para ordens de trabalho e estimativas.
Se tiver dúvidas sobre esta atualização, entre em contacto com a equipa de suporte do RO App. Os seus comentários e sugestões são muito apreciados, pois nos ajudam a melhorar o RO App.