Автоматизация сбора данных о контактах значительно упрощает работу бизнеса. Используя интеграцию Google Forms и Zapier, вы можете автоматически создавать контактов в RO App без ручного ввода информации. В этой статье мы пошагово рассмотрим, как настроить Google-форму, связать ее с RO App через Zapier и передавать данные в CRM-систему быстро и безошибочно.

1. Перейдите в Google Forms.
​

2. Создайте форму с несколькими базовыми вопросами, чтобы собрать информацию для создания контакта.
​

Поскольку через Zapier можно передавать информацию только в системные поля, нет необходимости создавать формы на большое количество вопросов.

Если у вас есть пользовательские поля, которые установлены обязательными к заполнению, необходимо их сделать необязательными, ведь вы не сможете передать эти данные через Zapier, а значит контакты не будут создаваться. Если у вас есть системные поля, которые установлены обязательными к заполнению, тогда в вашу Google-форму обязательно стоит добавить соответствующий вопрос.

Вот перечень данных, которые нужно собрать:

Следующие данные являются стандартными для клиентских форм и могут передаваться с помощью этой интеграции, поэтому мы рекомендуем их также запрашивать, особенно если они установлены как обязательные в вашей клиентской форме:

💡 Советы
​

1. Сделайте заполнение этих полей обязательным.
​

2. Рекомендуем прописать в вопросах в Google-форме, или в описании к вопросу, в каком именно формате необходимо ввести данные о номере телефона и email. Например:
​

Обратите внимание, что номер телефона необходимо ввести в международном формате с кодом страны, то есть вот в таком формате: +380675676767.

После создания формы, заполните ее, введя данные правильного формата, чтобы легко сопоставить эти данные с данными RO App при настройке соединения.
​

Следующим этапом будет сама настройка соединения.
​

1. Перейдите в Настройки > Интеграции > Zapier и нажмите Узнать как.

2. Войдите в свой аккаунт Zapier.
​

3. Найдите соединение «Generate new RO App clients from new Google Forms responses» и нажмите Use this workflow.

Нажмите на блок Google Forms и заполните поля следующим образом:

Нажмите Continue.

В поле Form выберите созданную вами Google-форму. Если она была только что создана и еще не появилась в списке, нажмите Refresh results.
​

Нажмите Continue.

Нажмите Test trigger.
​

Здесь отображаются несколько записей вашей заполненных форм. Рекомендуем выбрать ту запись, которую вы сами создавали во время тестирования формы на шаге 1.
​

Далее нажмите Continue with selected record.
​

Если у вас нет такой записи, можно редактировать ту, что была создана автоматически.
​

Для этого нажмите на запись, а затем на Edit и внесите необходимые изменения в нужных вам полях (обязательно проверьте, чтобы email и номер телефона были в правильном формате).
​

Редактируемая запись появится в списке. Выберите ее и нажмите Continue with selected record.
​

Для того чтобы передача данных происходила корректно, необходимо добавить этап форматирования введенного контактом имени с кириллицы на латиницу. Для этого:
​

1. Нажмите Add step между двумя имеющимися шагами.
​

2. Выберите инструмент Formatter.
​

3. В поле Action event выберите Text.
​

4. В поле Transform выберите Convert to ASCII, а в поле Input выберите данные с именем контакта, нажав «/» или «+» справа в поле. Нажмите Continue.
​

5. Нажмите Test step, чтобы проверить работу форматирования.
​

6. Нажмите Continue.
​

7. Повторите описанные выше шаги по настройке форматирования для поля с фамилией контакта.
​

В результате у вас появится два промежуточных шага форматирования имени и фамилии контакта.

Нажмите на блок RO App и заполните необходимые поля:

Если вы еще не создавали соединение между RO App и Zapier через API ключ, то:
​

1. Нажмите + Connect a new account.
​

2. В открывшемся окне вставьте API ключ, который вы можете скопировать в RO App на странице Настройки > API.

3. Нажмите Yes, continue to RO App и выберите этот аккаунт в поле.
​

Нажмите Continue.
​

Здесь необходимо создать соотношение между полями в вашей Google-форме и полями в карточке контакта в RO App.
​

Чтобы это сделать нажмите на необходимое поле, затем символ «/» на клавиатуре и в перечне данных найдите тот вопрос и ответ из вашей формы, которые соответствуют полю.
​

Например, в поле Email необходимо выбрать вопрос с ответом об email.
​

Важно: для полей First name, Last name необходимо выбрать данные не из Google-формы, а уже отформатированные данные. Чтобы это сделать:
​

1. В поле First name нажмите «/» или «+» справа в поле и выберите данные Text in Formatter by Zapier.
​

2. Выберите Output с форматированным именем контакта.
​

3. Повторите описанные выше шаги с полем Last name, и выберите Output с отформатированной фамилией контакта.
​

☝️ Обязательно заполните поле «First name», ведь без него контакта создать невозможно.
​

Здесь также есть системные поля, которые вы заполняете непосредственно в системе RO App, например скидки контакта, отметка о конфликтности контакта, отметка о том, является ли контакт поставщиком и тому подобное. Поэтому эти поля можно оставить без заполненных данных.
​

Однако, если вы планируете использовать эту форму только для поставщиков, или в рамках конкретной маркетинговой кампании (например, на вашем сайте), то в нужных вам полях можно установить стандартные значения.
​

Например, установить опцию «Сайт» в поле «Marketing source» если ссылка на эту форму есть только на вашем веб-сайте.
​

После заполнения нужных вам полей, нажмите Continue.

Нажмите Test step, чтобы протестировать работу соединения. Этот шаг необязателен, но вы сможете сразу проверить, все ли работает правильно и будет ли контакт создан в RO App.
​

Если все настроено правильно, то в RO App будет создан контакт с вашими тестовыми данными.
​

Если были пропущены какие-то поля, или неправильно указаны данные (например Email в неправильном формате), в Zapier это отобразится и вы сможете еще раз проверить правильность всех данных.
​

После завершения настроек, нажмите Publish.
​

Готово! Ваше соединение успешно создано! Теперь, при каждой заполненной форме в RO App будет создаваться контакт с соответствующими данными.