На странице Настройки > Телефония, в блоке «Автоматизация» вы можете настроить автоматизацию, которая помогает держать все звонки под контролем: система сама формирует задачи и обращения по каждому пропущенному или принятому звонку, экономя время и упрощая работу команды.
Автоматическое создание задач на каждый пропущенный звонок
1. Отметьте чекбокс “Создавать задачи для пропущенных входящих звонков”.
2. Выберите ответственного исполнителя задачи.
При необходимости можно выбрать нескольких исполнителей, для этого нажмите “+ Добавить исполнителя” и выберите еще одного сотрудника. Если вы указали несколько исполнителей, то вы можете выбрать тип задания:
Одна задача на всех — будет создана одна задача на всех указанных исполнителей. После выполнения кем-то одним, задача исчезает у других исполнителей и закрепляется за выполнившим.
По заданию на каждого — будут созданы отдельные задачи для каждого указанного исполнителя.
3. Установите “Крайний срок” для задач. Кликните в соответствующем поле и выберите, сколько дней, часов или минут добавлять к текущему времени создания задачи.
Например, вы установили значение 2 часа и у вас был пропущен звонок 19.06.2023 в 13:00. Крайний срок такой задачи будет 19.06.2023 15:00.
4. Настройте связку с заказами и обращениями.
Создавать задачу в заказе, если у клиента есть открытий заказ — поиск клиента осуществляется по телефону (если у вас несколько клиентов с одинаковым номером телефона — тогда берется тот, который был создан позже всех). Если у такого клиента есть незакрытые заказы (в статусе из любой группы кроме “Закрытые успешно / Закрытые неуспешно”), то созданная задача автоматически будет связана с таким заказом. Если заказов несколько – берется тот, который создан позже других.
Создать задачу в обращении, если у клиента есть открытое обращение — поиск клиента осуществляется по телефону (если у вас несколько клиентов с одинаковым номером телефона — тогда берется тот, который был создан позже всех). Если у такого клиента есть незакрытые обращения (в статусе из любой группы кроме “Закрытые успешно / Закрытые неуспешно”), то созданная задача автоматически будет связана с таким обращением. Если обращений несколько – берется то, которое создано позже других.
Если не удалось найти клиента, незакрытые заказы или обращения — задача будет создана без связки.
Чтобы применить настройки, нажмите кнопку “Сохранить”.
Готово! Теперь после каждого пропущенного звонка в RO App автоматически будет создана задача с названием “Пропущенный звонок”. Крайний срок и Исполнитель в такой задаче будут такими как вы указали в настройках. Автором такой задачи будет Исполнитель, которого вы указали первым в списке.
Автоматическое создание обращения на каждый входящий звонок
1. Отметьте чекбокс “Автоматически создавать обращение при принятом входящем вызове”.
2. При необходимости для таких обращений можно выбрать определенный тип и сразу назначить Менеджера, а также настроить оповещения, чтобы сотрудник своевременно обработал заявки.
3. Установите правила создания обращений.
Создать обращение, даже если у клиента есть незакрытый заказ — отметьте этот чекбокс, если хотите, чтобы автоматическое обращение создавалось, даже если у клиента есть незакрытый заказ. В противном случае обращение не будет создаваться, пока у клиента есть незакрытые заказы. Поиск клиента производится по номеру телефона.
Создать обращение, даже если у клиента есть незакрытое обращение — отметьте этот чекбокс, если хотите, чтобы автоматическое обращение создавалось, даже если у клиента есть незакрытое обращение. В противном случае обращение не будет создаваться, пока у клиента есть незакрытые обращения. Поиск клиента производится по номеру телефона.
Обратите внимание, что если у вас отмечены обе настройки и у клиента на момент входящего вызова есть незакрытый заказ и незакрытое обращение, то будет создано одно автоматическое обращение.
Автоматическое создание обращения по каждому пропущенному звонку
1. Отметьте чекбокс “Создавать обращения для пропущенных входящих звонков”.
2. При необходимости для таких обращений можно выбрать определенный тип и сразу назначить Менеджера, а также настроить оповещения, чтобы сотрудник своевременно обработал заявки.
3. Установите правила создания обращений.
Создать обращение, даже если у клиента есть незакрытый заказ — отметьте этот чекбокс, если хотите, чтобы автоматическое обращение создавалось, даже если у клиента есть незакрытый заказ. В противном случае обращение не будет создаваться, пока у клиента есть незакрытые заказы. Поиск клиента производится по номеру телефона.
Создать обращение, даже если у клиента есть незакрытое обращение — отметьте этот чекбокс, если хотите, чтобы автоматическое обращение создавалось, даже если у клиента есть незакрытое обращение. В противном случае обращение не будет создаваться, пока у клиента есть незакрытые обращения. Поиск клиента производится по номеру телефона.
Обратите внимание, что если у вас отмечены обе настройки и у клиента на момент пропущенного вызова есть незакрытый заказ и незакрытое обращение, то будет создано одно автоматическое обращение.
Важно: когда вам звонит неизвестный клиент, которого нет в базе, автоматически создается новое обращение. Если с таким номером телефона не связать нового или существующего клиента, система будет создавать новое обращение без информации о предыдущих звонках на каждый последующий вызов.
Чтобы избежать этого, сначала создайте или добавьте клиента к существующему обращению. Тогда звонки будут автоматически связываться с уже имеющимся контактом в базе, и виджет будет показывать всю историю взаимодействий.
Обращения, созданные автоматически по входящему или пропущенному вызову, будут заполнены следующим образом:
Тип обращения и Менеджер, указанные в настройках.
Имя (если клиент уже есть в вашей базе) и номер телефона клиента. Если клиента нет в вашей базе, вместо имени будет указано “Неизвестный клиент”.
В поле “Описание” будет указано “Пропущенный”.
Обратите внимание, что автоматические обращения создаются как от существующих клиентов, так и неизвестных.
