Резервирование товара — это процесс, когда определенное количество товара «откладывается» специально для конкретного заказа. В RO App это означает, что система фиксирует нужные позиции, чтобы они были гарантированно доступны для этого заказа, даже если другие пользователи или заказы могут работать с тем же складом.

Функция резервирования товара будет особенно полезна для бизнесов, которые работают с заказами и ограниченными запасами. Среди них — автосервисы и шиномонтажи, мастерские по ремонту техники, ювелирные и часовые мастерские, ателье и салоны красоты, а также розничные магазины бытовой техники, одежды, обуви и автозапчастей. Благодаря резервированию эти бизнесы могут гарантировать наличие нужного товара для конкретного клиента и избежать ошибок с выдачей.

В статье рассмотрим, как включить резервирование, создавать резерв вручную и автоматически, редактировать, перемещать и отменять резервы, а также как добавить зарезервированный товар в заказ.

Менеджер работает с клиентским заказом

Компания продает специальное оборудование под заказ. Клиент заказал товар, которого сейчас нет на складе. Менеджер добавляет его в заказ со статусом «без списания» и сразу создает заказ поставщику. Она хочет, чтобы товар после поступления автоматически резервировался именно под этот заказ, а не попадал в общий остаток.

Логист контролирует поступление товара

Логист видит, что пришел товар по заказу поставщика, который привязан к заказу клиента. Система автоматически создает резерв, поэтому логист точно знает, что эти позиции нельзя отгружать другим клиентам, даже в срочных случаях.

Администратор настраивает правила резервирования

Руководитель логистики определяет, что товар можно резервировать под клиентский заказ максимум на 5 дней. Это позволяет автоматически освобождать товары, которые не были использованы или проданы вовремя.

Чтобы воспользоваться функцией резервирования, сначала включите ее в настройках складов.

1. При добавлении товара на вкладке «Услуги и товары» в окне выбора количества и состава нажмите «Зарезервировать». Эта же опция доступна в окне редактирования добавленного товара.

2. Укажите, с какого склада резервировать товар и его количество. Вы можете зарезервировать один и тот же товар в разных количествах на разных складах, если хотите подстраховаться на случай нехватки, оптимизировать выдачу или обеспечить наличие товара в разных точках для удобства клиента.

❗ Количество товара, которое можно зарезервировать на одном складе, не может превышать его имеющийся остаток на этом складе.

Для серийного товара необходимо указать или выбрать конкретные товары. Одна серийная единица может быть одновременно зарезервирована только для одного заказа.

3. В поле «Период резервирования» подставляется значение, установленное в настройках. Его можно изменить, но новый срок не может превышать установленное ограничение. При необходимости срок резервирования можно продлить, например, если товар задерживается на складе, клиент откладывает получение или заказ требует дополнительного времени для выполнения.

Например, если максимальный срок резервирования установлен на 10 дней, по умолчанию резерв создается на 10 дней. Через 5 дней клиент сообщает, что не успеет забрать товар в течение следующих дней, поэтому вы можете продлить резерв, увеличив остаток с 5 дней до максимально разрешенных 10 дней.

4. Нажмите Создать и сохраните изменения в окне редактирования товара и в заказе.

Один и тот же несерийный товар по одному заказу можно резервировать в разных количествах на разных складах

После этого зарезервированное количество товара исчезнет из доступного остатка. В профиле товара на вкладке «Остатки» можно посмотреть, сколько единиц товара зарезервировано.

В ленте событий заказа также будет зафиксировано событие о создании резерва.

Кроме того, вы можете посмотреть общее зарезервированное количество по всем остаткам на странице Склад > Остатки.

Автоматическое резервирование товара применяется в случаях, когда нужной позиции нет в наличии.

Чтобы автоматический резерв товара работал правильно, следуйте следующим шагам:

1. Включите функцию добавления неписанных товаров в список Товаров под заказ клиентов для нужных статусов заказов и добавьте товары без списания в заказ.

Таким образом, когда заказ находится в одном из этих статусов, все неписанные товары, добавленные к нему, автоматически попадают в список товаров под заказ клиентов.

2. Создавайте заказ поставщику из списка товаров под заказ. Так между заказом клиента и поставщиком система фиксирует связь.

3. После поступления и оприходования товара система автоматически резервирует оприходованное количество для того заказа, с которого была инициирована закупка, на максимальный срок, указанный в настройках.

Если фактически оприходовано большее или меньшее количество товара, чем было заказано, резерв создается именно на оприходованное количество, а не на запланированное в заказе. Например, если поступила только часть товара, остальную часть можно будет автоматически зарезервировать при следующем поступлении, создав для этого новый заказ поставщику.

Резерв товара создается на том складе, где товар был оприходован, даже если заказ клиента оформлен на другой локации. При необходимости товар можно переместить на другой склад — резерв переместится вместе с ним. То есть резерв «привязан» к товару, а не к локации заказа.

Для серийных товаров система резервирует серийные номера, которые берутся в порядке сканирования или добавления. Если порядок недоступен (например, если серийные номера были автоматически сгенерированы), — система выбирает по принципу FEFO или FIFO.

Срок резерва определяется настройками в разделе Настройки > Склад > Настройки.

В профиле товара и на странице Склад > Остатки будет указано зарезервированное количество товара.

Важно: если заказ клиента отменен до момента оприходования — резерв не создается.

Если зарезервированный товар готов к использованию в конкретном заказе, его нужно добавить, чтобы завершить резервирование и сделать товар частью заказа. Для этого:

1. Откройте окно редактирования товара.

2. Рядом с резервом нажмите на галочку.

Резервированное имеющееся количество будет добавлено в заказ.

1. Откройте нужный товар в Заказе.

2. Нажмите на иконку карандаша рядом с созданным резервом.

3. Внесите необходимые изменения.

Можно изменить срок резерва, переместить резерв на другой склад или даже удалить резерв.

4. После этого сохраните изменения.

Резерв товара можно перемещать между складами компании. Перемещение резерва работает аналогично перемещению товара, и это не снимает резерв и не изменяет заказ, под который был сделан резерв.

1. Откройте окно редактирования резерва и нажмите Переместить.

2. Укажите новый склад и количество для переноса.

3. Нажмите Создать. Система создаст перемещение резерва товара.

1. Откройте окно редактирования резерва.

2. Нажмите кнопку удаления в правом нижнем углу.

Если резерв просрочен – система автоматически снимает его и делает товар доступным. Если заказ отменен – резерв также снимается автоматически.