Заказ поставщику: что это и зачем
Функция Заказ поставщику помогает организовать и контролировать закупки в компании. Она снижает риск ошибок при оприходовании товаров, делает процесс поставки прозрачным и позволяет лучше планировать работу склада. Это особенно полезно для бизнесов с большим количеством товаров, регулярными поставками и высокими требованиями к учету (розничная торговля, дистрибуция, сервис, производство).
Заказ поставщику — это предварительный этап перед оприходованием. Эта функция позволяет:
фиксировать запланированные поставки и отслеживать их выполнение;
планировать пополнение склада до необходимого уровня остатков;
видеть, какие товары и у какого поставщика уже заказаны;
автоматически передавать данные о товарах и партиях (количество, цену и т. д.) в документ Оприходование;
хранить историю заказов и коммуникаций с поставщиками.
Функция заказа поставщику наиболее полезна для компаний с большой номенклатурой товаров, регулярными поставками и высокими требованиями к учету. Также важным будет планирование и прозрачность взаиморасчетов с поставщиками.
Это прежде всего розничная и оптовая торговля, дистрибуция, сервисные компании и производство, строительство и логистика, где необходимо планировать запасы и избегать перебоев в поставках.
Также функция пригодится в медицинских и ветеринарных центрах, салонах красоты и лабораториях, где важен контроль остатков и своевременное обеспечение широким ассортиментом в наличии.
Примеры использования заказа поставщику
Магазин электроники контролирует остатки
Менеджер видит, что кабеля осталось критически мало (150 м). На странице остатков он нажимает «Заказать», система автоматически подтягивает последнего поставщика и рекомендуемое количество. После этого менеджер создает документ, экспортирует его в PDF и отправляет поставщику.
Аптека автоматически пополняет склад
В конце каждого дня система определяет лекарства с критически низкими остатками. Закупщик просматривает предложения, формирует заказ на согласование, а после подтверждения отправляет его поставщику.
Инженер оперативно корректирует выполнение заказов
Во время ремонта инженер видит, что поставщик сдвинул дату доставки на 3 дня. Он переносит выполнение такого заказа и сразу берется за другое задание, сохраняя ритм работы.
Как создать заказ поставщику
Обратите внимание: чтобы создать заказ поставщику, у вас должно быть включено право «Может создавать заказы поставщику».
1. На странице Склады > Заказы поставщикам установите нужную вам локацию и нажмите «+ Заказ поставщику»
2. Заполните необходимые поля:
Дата и время создания документа — оставьте текущее значение или выберите нужную дату в прошлом.
Выберите или создайте поставщика. Это поле является обязательным.
Обратите внимание: чтобы просматривать и указывать поставщиков, у вас должно быть включено право «Может видеть поставщика».
Введите ожидаемую дату поставки товаров по этому заказу.
Укажите номер и дату накладной.
Укажите склад, на который ожидается доставка. Для выбранной локации отображаются только склады, в которых включено разрешение на операцию оприходования.
Добавьте уже имеющиеся или создайте новые товары.
Укажите количество и цену для добавленных товаров. По умолчанию цена равна 0. Чтобы в системе отображалась итоговая стоимость заказа поставщику и на ее основе была возможность произвести оплату, внесите актуальные данные для каждой позиции.
Нажмите Создать.
Порядковый номер созданного документа формируется на основе шаблона номера документа для этой локации. Сейчас все созданные здесь документы имеют статус «Черновик» и находятся в таблице заказов поставщику. Впоследствии вы сможете настраивать статусы заказа поставщику аналогично статусам других документов.
Как редактировать заказ поставщику
Чтобы иметь возможность изменять данные в документе заказа поставщику, убедитесь, что в роли вашего пользователя включено право «Редактировать заказ поставщика».
Чтобы отредактировать документ, откройте нужный заказ, внесите необходимые изменения и нажмите «Сохранить».
В документе можно изменить:
статус — можно изменить как непосредственно в заказе, так и из таблицы заказов поставщику, не открывая конкретный документ;
поставщика;
номер и дату накладной;
дату и склад доставки;
перечень товаров (их цену и количество);
добавить платежи.
Добавление платежа в заказ поставщику
Чтобы добавить платеж в документ заказа поставщику, выберите его тип (оплата поставщику или возмещение от поставщика) и заполните реквизиты: сумму, форму оплаты и кассу. При необходимости можно добавить комментарий и теги, изменить ответственного сотрудника или статью движения средств, если вы их используете.
Нажмите Создать — все созданные платежи будут отображаться в блоке «Платежи».
Создание оприходования на основе заказа поставщику
При переводе заказа поставщику в статус «Оприходовано», вы можете сразу же создать документ оприходования.
Из документа заказа поставщику в документ оприходования автоматически переносятся следующие данные:
поставщик;
список товаров (с количеством и ценой);
номер и дата накладной;
ожидаемый склад доставки.
Если в вашей компании активировано адресное хранение, обязательно укажите ячейки для оприходованных товаров. Для товаров с сроком годности или серийным учетом укажите соответственно срок годности и/или серийные номера.
☝️ Важно: если вы добавили платеж в заказ поставщику, а из него создаете оприходование, убедитесь, что чекбокс «Оплата из кассы» в документе оприходования не отмечен, чтобы избежать двойного проведения оплаты.
Заполните остальные необходимые поля в документе оприходования и нажмите Создать.
Созданный документ оприходования можно открыть, нажав на его номер в ленте событий заказа поставщику.
Дополнительные действия
В созданном заказе поставщику нажмите Действия и выберите требуемое действие:
1. Дублировать. Это позволит вам скопировать все данные в новый документ заказа поставщику: дата и время создания, поставщик, дата доставки, накладная, состав и список добавленных товаров.
Если необходимо, внесите изменения и сохраните новый заказ.
2. Печатать заказ.
Лента событий
Справа в диалоговом окне документа заказа поставщику находится лента событий такого документа, которая работает аналогично ленте событий заказа, сметы и т.д. и отображает действия сотрудников.
События невозможно удалить из ленты, благодаря чему вы можете увидеть все, что происходило с заказом поставщику.
Здесь фиксируются следующие события:
Дата и время создания документа;
Изменение статуса документа;
Установка или изменение поставщика;
Изменение суммы товаров;
Создание оприходования по этому документу заказа поставщику.
При наведении курсора на событие можно увидеть дату, время и имя сотрудника, который совершил это действие.
В ленте событий заказа поставщику можно выполнить следующие действия:
1. Создать задачу, добавить фото или файл. Для этого нажмите на иконку «+» в нижней части и выберите нужное действие:
Создать задачу — возможность создать задачу, которая будет связана с этим заказом
Сделать фото — возможность сделать фото с помощью веб-камеры
Прикрепить файл — возможность добавить изображение или документ с ПК
Важно: размер файла может быть до 5 МБ, формат: JPG или PNG.
2. Добавить публичный или частный комментарий. Для этого просто начните писать текст в нижней части ленты событий. По умолчанию комментарий является публичным, но при необходимости вы можете нажать на значок глаза, чтобы сделать комментарий приватным.
Публичные комментарии отображаются для всех сотрудников, у которых есть доступ к заказу поставщику. Приватный комментарий может увидеть только тот сотрудник, который его написал, независимо от прав доступа. Для удобства частные комментарии подсвечиваются желтым цветом.
💡 При нажатии кнопки Enter комментарий будет отправлен, а при нажатии комбинации Shift + Enter произойдет переход на следующую строку.
Чтобы удалить комментарий, нажмите на значок корзины рядом с ним. После этого комментарий не исчезнет, а будет зачеркнут, что позволяет сохранить полную историю и просматривать даже неактуальные записи.
Вверху есть переключатель, с помощью которого можно видеть «Все события» или только «Комментарии».
При необходимости вы можете скрыть и снова развернуть ленту событий. Для этого нажмите на линию сворачивания.
Как удалить заказ поставщику
Чтобы иметь возможность удалять заказы поставщику, у вас должно быть включено право «Может удалять заказы поставщику».
Чтобы удалить документ заказа поставщику, откройте нужный документ и нажмите на кнопку удаления в правом нижнем углу. Удаление нескольких документов одновременно доступно через групповые действия в таблице заказов поставщикам.
Самостоятельно восстановить удаленный документ заказа поставщику в настоящее время невозможно.