Заказ поставщику: что это и зачем
Любая поставка начинается не с оприходования, а с планирования — именно на этом этапе формируется заказ поставщику. Он помогает упорядочить закупки и держать их под контролем. Это снижает риск ошибок при оприходовании, делает процесс поставки прозрачным и упрощает планирование работы склада.
Заказ поставщику — это предварительный этап перед оприходованием. Эта функция позволяет:
фиксировать запланированные поставки и отслеживать их выполнение;
планировать пополнение склада до необходимого уровня остатков;
видеть, какие товары и у какого поставщика уже заказаны;
автоматически передавать данные о товарах и партиях (количество, цену и т. д.) в документ Оприходование;
хранить историю заказов и коммуникаций с поставщиками.
Функция заказа поставщику наиболее полезна для компаний с большой номенклатурой товаров, регулярными поставками и высокими требованиями к учету. Также важным будет планирование и прозрачность взаиморасчетов с поставщиками.
Это прежде всего розничная и оптовая торговля, дистрибуция, сервисные компании и производство, строительство и логистика, где необходимо планировать запасы и избегать перебоев в поставках.
Также функция пригодится в медицинских и ветеринарных центрах, салонах красоты и лабораториях, где важен контроль остатков и своевременное обеспечение широким ассортиментом в наличии.
Примеры использования заказа поставщику
Магазин электроники контролирует остатки
Менеджер видит, что кабеля осталось критически мало (150 м). На странице остатков он нажимает «Заказать», система автоматически подтягивает последнего поставщика и рекомендуемое количество. После этого менеджер создает документ, экспортирует его в PDF и отправляет поставщику.
Аптека автоматически пополняет склад
В конце каждого дня система определяет лекарства с критически низкими остатками. Закупщик просматривает предложения, формирует заказ на согласование, а после подтверждения отправляет его поставщику.
Инженер оперативно корректирует выполнение заказов
Во время ремонта инженер видит, что поставщик сдвинул дату доставки на 3 дня. Он переносит выполнение такого заказа и сразу берется за другое задание, сохраняя ритм работы.
Закупщик контролирует поставки и планирует поступления
Закупщик видит в заказе не только список товаров, но и реальное состояние поставки: что уже на складе, а что еще ожидается. Даже при отгрузке частями система показывает прогресс по каждой позиции. Это позволяет:
своевременно согласовывать с поставщиком график доставок;
не заказывать товар повторно, если он уже в пути.
Бухгалтер контролирует оплату и избегает дублирования
В заказе уже могут быть зафиксированы оплаты, поэтому при оприходовании система защитит от дубликатов. Это позволяет бухгалтеру платить поэтапно за каждую партию и видеть прозрачную историю: один заказ — несколько поставок — несколько оплат, без ошибок и лишних затрат.
Как создать заказ поставщику
Обратите внимание: чтобы создать заказ поставщику, у вас должно быть включено право «Может создавать заказы поставщику».
1. На странице Склады > Заказы поставщикам установите нужную вам локацию и нажмите «+ Заказ поставщику»
2. На вкладке Общие заполните необходимые поля:
Дата и время создания документа — оставьте текущее значение или выберите нужную дату в прошлом.
Выберите или создайте поставщика. Это поле является обязательным.
Обратите внимание: чтобы просматривать и указывать поставщиков, у вас должно быть включено право «Может видеть поставщика».
Укажите номер и дату накладной.
Введите ожидаемую дату поставки товаров по этому заказу.
Укажите склад, на который ожидается доставка. Для выбранной локации отображаются только склады, в которых включено разрешение на операцию оприходования.
3. Перейдите на вкладку Товары:
Добавьте уже имеющиеся или создайте новые товары.
Укажите количество и цену для добавленных товаров. По умолчанию цена равна 0. Чтобы в системе отображалась итоговая стоимость заказа поставщику и на ее основе была возможность произвести оплату, внесите актуальные данные для каждой позиции.
При необходимости добавьте комментарий к товару. При добавлении выберите тип комментария — публичный или приватный. Приватный комментарий отображается только в системе и доступен для внутреннего использования. Публичный комментарий будет отображаться при печати заказа поставщику.
4. Нажмите Создать, чтобы сохранить заказ и вернуться к списку заказов поставщику, или Создать и открыть, чтобы сразу продолжить работу с ним.
Порядковый номер созданного документа формируется на основе шаблона номера документа для этой локации. Сейчас все созданные здесь документы имеют статус «Черновик». Впоследствии вы сможете настраивать статусы заказа поставщику аналогично статусам других документов.
Внизу справа в документе отображается сумма заказа — то есть общая стоимость заказанного товара.
Таблица товаров на вкладке «Товары» содержит название товара, его цену, сумму и заказанное количество с учетом того, что уже фактически было оприходовано.
Под таблицей показано:
Заказанное количество
Поступившее количество
Общую сумму заказа (включая налоги)
Если в документе используются разные единицы измерения, они отображаются отдельными строками, чтобы было понятно, сколько и чего поступило.
Все созданные заказы поставщикам отображаются в таблице заказов поставщиков.
Кроме того, их можно просмотреть:
в профиле товара на вкладке «Заказы поставщикам» — здесь показаны все документы, в которых добавлен этот товар;
в диалоге редактирования товара в заказе/расчете — здесь отображаются все заказы поставщикам, в которых присутствует этот товар (кроме тех, которые имеют статусы групп «Закрытые» и «Закрытые неуспешно»).
Это помогает быстро проверить, сколько единиц товара заказано и на каком этапе находится поставка.
Другие способы создания заказа поставщику
Вы также можете создать новый заказ поставщику со страниц «Товары под заказ клиентов» и «Товары для повторного заказа» и даже из заказа клиента.
заказ поставщику, управление закупками, автоматизация склада, контроль остатков, планирование поставок, пополнение склада, учет товаров, складская логистика, как заказать товар у поставщика, дефицит товаров, оптимизация закупок, автоматизация заказов, контроль поставок, работа с поставщиками, как планировать закупки, программа для складского учета, закупка товаров, поступление товаров, шаблоны заказов, статус поставки