Электронное выставление счетов — это обмен счетами-фактурами в структурированном электронном формате, который бухгалтерские системы могут обрабатывать автоматически. Эта сфера регулируется стандартами и нормами ЕС, призванными сделать процесс выставления счетов более быстрым, прозрачным и унифицированным в трансграничном масштабе.
В RO App мы понимаем, насколько сложно может быть успевать за меняющимися налоговыми требованиями, в частности за директивой ЕС об электронном выставлении счетов, которая уже внедряется во многих странах.
Именно поэтому мы внедряем поддержку электронного выставления счетов, которая позволяет создавать счета, соответствующие требованиям, автоматически регистрировать их в налоговых органах и отправлять их вашим контрагентам через сеть PEPPOL — и все это в соответствии с действующим законодательством.
Настройка интеграции электронного выставления счетов
Шаг 1. Проверьте информацию о юридических лицах
Перед настройкой интеграции убедитесь, что ваши юридические лица содержат всю необходимую информацию. Поле TIN/VAT может иметь другое название в зависимости от законодательства страны, но сейчас оно является обязательным, поэтому убедитесь, что оно заполнено вместе с другими данными.
Шаг 2. Настройте интеграцию
1. Перейдите в Настройки > Интеграции > Электронное выставление счетов и нажмите Настроить.
2. Нажмите «Интеграция включена».
3. Выберите «В режиме реального времени» или «В тестовом режиме».
В режиме тестирования электронные счета-фактуры будут создаваться, но не отправляться в налоговые органы и вашим контрагентам, поскольку этот режим предназначен преимущественно для тестирования. В рабочем режиме все функции интеграции активированы, и счета-фактуры передаются в ваши налоговые органы в соответствии с настройками интеграции.
4. Установите флажок напротив Юридических лиц, которые будут использоваться для электронного выставления счетов-фактур. Вы можете выбрать Все или только конкретные юридические лица.
Обратите внимание, что все юридические лица, выбранные выше:
должны быть правильно заполнены в Настройки > Общие;
должны быть связаны с конкретными локациями в Настройки > Локации.
Если информация о каком-либо юридическом лице была обновлена, нажмите кнопку Синхронизировать здесь, в настройках интеграции, чтобы обновить ее для следующих счетов-фактур.
5. Выберите статус, в котором будет сформирована электронная счёт-фактура.
6. Выберите способ доставки: PEPPOL (стандартизированная общеевропейская система электронных государственных закупок) или электронная почта.
7. Далее необходимо сопоставить налоги. В левой колонке выберите налоговые коды для налогов, которые вы используете в RO App, а в правой колонке выберите официальное название ставки налога (в зависимости от страны).
Налоги в RO App можно настроить на странице Настройки > Финансы > Налоги.
8. Последний шаг — привязка способов оплаты. Привяжите способы оплаты в приложении RO к стандартным европейским способам оплаты электронных счетов-фактур.
9. Сохраните настройки.
Готово! Теперь ваши счета-фактуры будут автоматически отправляться в налоговые органы в выбранном формате.
Счет-фактура
После включения интеграции рядом с номером каждого счета-фактуры появится значок электронного выставления счетов. При нажатии на значок откроется небольшое окно, в котором отображается:
Статус счета-фактуры – показывает, был ли счет-фактура успешно отправлен, принят или отклонен.
Способ доставки – указывает, как доставляется счет-фактура (например, через PEPPOL).
Примечание: Чтобы получить электронный счет-фактуру через Peppol, плательщик должен иметь активное подключение к Peppol с включенным приемом (проверьте своего контрагента здесь).
Рекомендации по заполнению данных клиента для корректной передачи электронного счета-фактуры в Peppol:
Чтобы обеспечить корректную и безошибочную передачу электронных счетов через сеть Peppol, обратите внимание на следующие моменты:
1. Заполняйте оба идентификатора
TIN (налоговый номер)
BRN (регистрационный номер компании)
В таких странах, как Бельгия и Швеция, Peppol часто идентифицирует получателя именно по BRN, поэтому наличие обоих значений повышает точность поиска клиента.
2. Учитывайте формат налогового номера
Проверяйте, как именно зарегистрирован клиент в системе:
с префиксом страны (например, BE12345)
или без него (12345)
Несоответствие формата может привести к ошибкам при отправке электронного счета-фактуры.
ИНН плательщика – идентификационный номер налогоплательщика.
Идентификатор налоговой отчетности — отображается, когда счет-фактура зарегистрирована в системе налоговой отчетности; это важно для аудитов или когда органы власти выдают уникальный идентификатор налогового документа.
Электронный счет-фактура может иметь следующие статусы:
Новый — начальный статус выставленного счета-фактуры.
Отправлено — счет-фактура успешно отправлена.
Принята — после того, как счет-фактура помечена как принятая.
Зарегистрирована — когда получено уведомление о регистрации или она помечена как зарегистрированная вручную.
Отклонена — когда получено уведомление об отклонении или она помечена как отклоненная вручную.
Закрыта — это конечный статус.
Ручная синхронизация
Вы можете вручную синхронизировать счет-фактуру до ее автоматической синхронизации, открыв счет-фактуру и выбрав Действия > Отправить электронный счет-фактуру.
После синхронизации счет-фактуру больше нельзя редактировать.
Экспорт счета-фактуры
Чтобы экспортировать счет-фактуру, нажмите Действия и выберите желаемый формат. Наиболее распространенными вариантами являются PDF и PEPPOL BIS 3.0, но также могут быть доступны другие форматы, утвержденные местными налоговыми органами, которые могут отличаться в зависимости от страны.
Нажмите здесь, чтобы проверить форматы, доступные в вашей стране:
Все
PDF
Peppol BIS 3.0
Испания
FacturaE 3.2
RegistroAlta (Налоговая отчетность)
Польша
FA(3)
Италия
FatturaPA
Германия
Xrechnung
Великобритания
Бельгия
Португалия
Швеция