Оприходование из файла с помощью маппинга
Процесс оприходования можно значительно ускорить и упростить с помощью быстрого и простого импорта товаров через Excel-файл с использованием маппинга.
☝ Этот способ подходит:
Если получаете товары от поставщика в файле XLSX / XLS / CSV.
Для автоматического сопоставления данных поставщика с вашими товарами.
Если нужно не только оприходовать существующие товары, но и создать новые.
Его преимуществами являются:
Быстрое оприходование без ручного ввода.
Минимизация ошибок и дублирования товаров.
Автообновление цен, штрихкодов, остатков по данным поставщика.
В документе оприходования нажмите кнопку «Импорт (New)», загрузите файл с вашего ПК.
Обратите внимание, что все значения в таблице должны быть в текстовом формате. Если для данных в таблице установлен другой формат, при оприходовании товаров могут создаваться дубликаты.
После загрузки файла нужно проставить соответствия между системными полями и названиями колонок в Excel-файле. Это позволит автоматически заполнить данные без лишнего ручного ввода.
Категория товаров - обязательное поле для заполнения. Для товаров соответствующих одной категории, можно использовать значение по умолчанию. При импорте необходимо указывать всю цепочку категорий — от корневой категории до категории последнего уровня.
Например, если у вас есть категория Все товары > Аксессуары > Чехлы, то при импорте нужно указать в файле в колонке «Категория» именно эту категорию полностью.
Наименование товара - обязательное поле для заполнения.
Код товара - уникальный идентификатор товара.
Артикул товара - это уникальный номер или обозначение товара.
Важно: обязательным будет только одно из полей — «Наименование товара», «Код товара» или «Артикул товара», в зависимости от того, какое из этих значений в вашей компании используется в качестве уникального идентификатора товара.
Количество ー обязательно для заполнения для несерийных товаров. Для серийных товаров, если количество единиц превышает количество указанных серийных номеров, недостающие номера будут сгенерированы автоматически. Если же количество единиц меньше количества указанных серийных номеров, то будет оприходовано только то количество серийных номеров, которое соответствует фактическому количеству единиц.
Серийные номера ー обязательно для серийных товаров. Количество товара в этом случае равно количеству серийных номеров, указанных через запятую (не более 20).
Закупочная цена ー обязательное поле для заполнения, представляет собой себестоимость товара. Она фигурирует при расчете прибыли, и именно из этой цены формируются наценки.
Гарантия поставщика (значение) ー это количество (цифра).
Гарантия поставщика (срок) ー это единица измерения: дней или месяцев.
Колонки «Гарантия поставщика (значение)» и «Гарантия поставщика (период)» не являются обязательными для заполнения, но если все-таки заполняете гарантию, должны быть заполнены обе.
Срок годности - это конечный срок годности для товара. Срок годности товара отображается отдельной колонкой на складе в таблице остатков.
Если вы оприходовываете партию одного товара с разными сроками годности, каждую группу с отдельным сроком следует оприходовать отдельной накладной.
Цены - не являются обязательными полями. Это возможность сразу заполнить типы цен товара из таблицы импорта в соответствии с созданными в систему на странице Настройки > Цены и скидки > Товары.
С помощью этого способа оприходования можно загружать и создавать новые товары.
Карточка нового товара создается и заполняется данными, которые были сопоставлены при загрузке таблицы. Если указанной в файле категории не было в системе, она будет создана.
Обратите внимание, что файл для оприходования товаров может содержать до 250 строк!
Система сопоставляет товары по уникальному идентификатору. Если такой товар уже существует, поле «Категория» можно оставить пустым — при оприходовании он будет добавлен в свою категорию.
После первого оприходования сопоставления при импорте сохраняются за поставщиком. То есть при следующем оприходовании, выбрав данного поставщика данные будут заполнены автоматически.
После того, как все значения были сопоставлены нажмите кнопку Импорт.
После добавления товаров в таблицу оприходования (вручную или с помощью файла) нажмите кнопку «Создать».
При необходимости готовый документ оприходования можно редактировать. Подробнее о редактировании документа оприходования в этой статье.
Оприходование уже имеющихся товаров из файла
☝ Этот способ подходит:
Если получаете товары от поставщика в файле XLSX / XLS / CSV.
При массовом обновлении количества товаров без создания новых позиций.
Если товары уже есть в системе, но их нужно распределить по новым складам.
Его преимуществами являются:
Уменьшение ошибок - исключает риск ручного ввода данных.
Гибкость настроек - можно указать серийные номера, гарантию и розничные цены.
В документе оприходования нажмите кнопку “Импорт”, затем “Пример Excel файла”. Образец загрузится на ваш ПК, рекомендуем работать прямо в нем.
Важно: через оприходование с помощью excel-файла можно загрузить только существующие на складе товары. Для того, чтобы завести новые позиции необходимо создать их вручную или воспользоваться Импортом товаров на странице “Моя компания > Товары”.
Обратите внимание, оприходование товаров с помощью Excel файла возможно только если уникальным идентификатором товаров является Наименование. Больше информации о настройке уникального идентификатора товаров в этой статье.
Этот файл отличается от образца для импорта товаров. В нем нет колонок “Код”, “Артикул” и “Штрихкод” ー они загружаются в систему перед оприходованием при помощи импорта.
"Уникальный идентификатор товара" ー это значение уникальности товара (наименование, код, артикул или не задано), колонка обязательна для заполнения. Подробнее об определении уникального идентификатора в этой статье.
Важно: Если у вас не определен уникальный идентификатор товара (в настройках указано "не задано"), то необходимо использовать ID товара (ID товара узнать можно экспортировав товары на странице "Моя компания - Товары")
“Количество” ー обязательно для заполнения для несерийных товаров.
“Серийные номера” ー обязательно для серийных товаров. Количество товара в этом случае равняется количеству серийных номеров, указанных через запятую (не более 20).
“Гарантия поставщика (значение)” ー это количество (цифра).
“Гарантия поставщика (период)” ー это единица измерения: дней или месяцев.
Обратите внимание, что колонки “Гарантия поставщика (значение)” и “Гарантия поставщика (период)” не обязательны для заполнения, но если все-таки заполняете гарантию, должны быть заполнены обе.
“Закупочная цена” ー себестоимость товара. Она фигурирует при подсчете прибыли и именно из этой цены формируются наценки.
Колонки с розничными ценами на товар не являются обязательными — если данных нет, просто оставьте пустую ячейку и удалите названия колонок, чтобы к товарам не применились нулевые цены.
“Ячейка” — если вы используете адресное хранение, тогда в файле будет колонка с ячейками. Тут вы сразу можете указать нужные ячейки. Если оставить клетку пустой, тогда для такого товара автоматически будет установлена ячейка по умолчанию для выбранного склада.
Чтобы загрузить заполненный файл в RO App, нажмите кнопку “Импорт”, прикрепите его и нажмите кнопку “Импортировать”.
Обратите внимание, файл для оприходования товаров может содержать до 250 строк!
Если вы импортируете файл в старом формате, в котором отсутствует колонка «Срок годности», при импорте возникнет ошибка. Это связано с тем, что для уже имеющихся товаров эту характеристику еще нельзя задать.
Чтобы избежать ошибки, добавьте в файл импорта колонку «Срок годности» перед колонками с ценами и оставьте ее пустой. Это временное решение до обновления, которое позволит задавать срок годности уже существующим, а не только новым товарам.
После добавления товаров в таблицу оприходования (вручную или с помощью файла) нажмите на кнопку “Оприходовать”.
При необходимости готовый документ оприходования можно редактировать.