Акт приймання виконаних робіт (послуг) – це первинний бухгалтерський документ, який підтверджує факт виконання робіт або надання послуг.

Документ одночасно виконує три важливі функції:

Якщо ви використовуєте акт у своїй роботі — варто робити це правильно. У цій статті розберемо, як створити його в RO App.

Ми в RO App прагнемо зробити ваш документообіг максимально простим, тому підготували ці рекомендації щодо оформлення акту за допомогою інструментів RO App. Проте зауважте: ця стаття не є офіційним податковим роз’ясненням. По питаннях щодо законності обраної форми обліку саме для вашої моделі обов’язково консультуйтесь зі своїм бухгалтером або фахівцями податкової служби.

❗ Важливо:

Завдяки оновленню законодавства (стаття 9 Закону України «Про бухоблік» та Закон №4791-ІХ), оформлювати документи на послуги стало простіше. Тепер Акт може бути дійсним навіть без підпису замовника, якщо дотримано певних умов.

Щоб документ мав юридичну силу, перевірте наявність цих пунктів:

Ви можете не вимагати підпис та дані клієнта (ПІБ, посаду), лише якщо виконуються три умови одночасно:

⚠️ Важливо: договір має бути письмовим, і кожна зі сторін повинна мати свій примірник.

Якщо договору немає — назва, посада та підпис замовника обов'язкові. Без них акт не має юридичної сили.

Однак нові правила не застосовуються у випадках:

Якщо ваше підприємство не підпадає під закон про спрощене оформлення первинних документів, потрібно обовʼязково зазначити назву, посаду та підпис замовника, тобто назву/імʼя вашого клієнта.

Ці реквізити не є критично обов'язковими за законом, але значно спрощують життя:

У цій статті ми покажемо, як додати обовʼязкові реквізити, а також деякі додаткові, які можуть знадобитися у вашій роботі.

Весь документ базується на використанні змінних: вони автоматично заповнюють потрібні поля актуальною інформацією, що значно економить ваш час. Тому потрібно правильно підготувати дані.

Для того, щоб змінні у шаблоні спрацювали, система має «знати», які дані підтягувати.

1. Перейдіть у Налаштування > Загальні > Інформація про компанію, створіть юридичну особу. та заповніть усі поля:

2. Прив’язка до локації. Переконайтеся, що створену юридичну особу закріплено за тими локаціями (філіями), де ви плануєте формувати цей документ.

Для коректної роботи шаблону важливо заздалегідь заповнити картку клієнта. Обсяг даних залежить від його статусу, тому рекомендуємо створити окремі шаблони для різних типів клієнтів з різними наборами змнних:

Для фізичних осіб: достатньо вказати повне ім’я (ПІБ) та актуальні контактні дані (номер телефону, email).

Для ФОП та юридичних осіб:

Зверніть увагу: Якщо клієнт-ФОП не буде позначений як Організація, змінні, що відповідають за податкові та банківські дані, не відобразяться в документі.

🔍 Як працювати з таблицями у друкованих документах.

🔍 Значення змінних у шаблонах документів групи “Замовлення та кошториси”

🔍 Значення змінних в шаблонах документів “Рахунки”

1. Перейдіть у Налаштування > Шаблони документів.

2. Натисніть + Додати шаблон:

Для початку, додайте таблицю на дві горизонтальні клітинки (один рядок та два стовпці). Це дозволить розмістити дані Виконавця та Замовника на одному рівні в різних частинах сторінки.

Щоб документ виглядав професійно і таблиця не кидалася в очі, перейдіть у властивості таблиці та встановіть білий колір меж (або товщину меж 0). Таким чином, текст буде ідеально вирівняний по краях, але сама сітка залишиться невидимою для клієнта.

У першій клітинці документа необхідно вказати повні реквізити вашої компанії або ФОП. Це важливо для податкової звітності, щоб ідентифікувати отримувача коштів.

Спочатку напишіть “ВИКОНАВЕЦЬ”, щоб відразу було зрозуміло, що це ваші дані.

Далі, розташуйте ці змінні у стовпчик:

Також бажано додати:

У другій клітинці потрібно вказати змінні з даними клієнта. Обсяг даних залежить від типу клієнта. У системі важливо правильно вказати, чи є клієнт фізичною особою чи організацією.

В першому рядку впишіть “ЗАМОВНИК”.

Далі, у стовпчик розташуйте наступні змінні.

Достатньо базових контактних даних, якими клієнт з вами поділився:

Для бізнес-клієнтів (клієнти з типом Організація) варто вказати розширені реквізити для коректного бухгалтерського обліку:

Це необхідно для того, щоб податкова служба могла чітко ідентифікувати рахунок, на який надійшли кошти за операціями, зазначеними в акті. Повна відповідність даних у документі та банківській виписці — запорука вашої юридичної безпеки.

Якщо ви надаєте послуги в останніх числах місяця (наприклад, 30 квітня), намагайтеся, щоб дата складання була саме квітневою. Якщо ви вкажете «1 травня», цей дохід потрапить уже в наступний звітний період, що може бути незручно для вашого податкового планування.

Далі необхідно вказати назву документа (акт виконаних робіт/акт наданих послуг/тощо) та дату його складання. Можна також додати посилання на підставу (рахунок або замовлення).

Приклад оформлення, якщо документ на основі замовлення:

💡 Порада: Якщо ви хочете, щоб у документі місяць був написаний словами (наприклад, 1 травня 2026), завжди обирайте змінну з двійкою в кінці — {Today Date 2}. Змінна без цифри використовується для короткого цифрового запису (01/05/2026).

Приклад оформлення, якщо документ на основі рахунку-фактури:

Обирайте ту дату, що передує даті акта. Це необхідно для правильної послідовності: ми формуємо акт лише на основі того, що вже фактично виконано.

Цей блок підтверджує факт надання послуг Виконавцем та їх отримання Замовником.

Вказувати імена сторін та номер замовлення/рахунку не обов'язково, але ви можете це зробити для зручності.

Текст для шаблону для Замовлення:

Ми, що нижче підписалися,

Виконавець {Legal Entity Name}, з однієї сторони, та Замовник {Client Name}, з іншої сторони, склали цей Акт про те, що на підставі Замовлення № {Order Number} від {Order Done Date 2} р. Виконавцем були надані наступні послуги в період з {Order Scheduled For} до {Order Scheduled To}/{Order Done Date 2}:

Текст для шаблону для Рахунку:

Ми, що нижче підписалися,

Виконавець {Legal Entity Name}, з однієї сторони, та Замовник {Client Name}, з іншої сторони, склали цей Акт про те, що на підставі Рахунку № {Invoice Number} від {Invoice Due Date 2} р. Виконавцем були надані наступні послуги {Invoice Date}/{Invoice Due Date}:

Обирайте ту дату, що передує даті акта. Це необхідно для правильної послідовності: ми формуємо акт лише на основі того, що вже фактично виконано.

Для відображення переліку робіт використовуйте системну таблицю: {Services Table}. Знайдіть цю змінну, та додайте її у документ – у вас відразу зʼявиться таблиця з заповненими змінними.

У цій таблиці за замовчуванням з потрібних даних відображається лише назва послуги: {Product Name} та загальна сума: {Total amount}.

Тому потрібно додати стовпці з наступними даними у такому ж форматі:

У тій же таблиці під позиціями з правого боку потрібно обовʼязково вказати суму податку (якщо ви є платником ПДВ):

Під таблицею додайте суму прописом — це стандарт діловодства:

Загальна сума до сплати: {Total Amount Spelled Out}.

Вказувати валюту в акті не обов'язково, але це хороша практика — одразу знімає будь-які питання щодо суми. Найзручніше прописати її один раз у назві колонки, а не повторювати в кожному рядку. Для цього використовуйте змінну {Currency}.

Додайте фразу, яка засвідчує відсутність претензій. Це допоможе уникнути суперечок у майбутньому.

Наприклад:

Послуги надані в повному обсязі в обумовлені терміни відповідно до умов Договору. Сторони претензій одна до одної щодо якості, обсягів та термінів наданих послуг не мають.

💡 До уваги: якщо ви оформлюєте акт у спрощеному порядку, для надання акту статусу первинного документа обов’язково вкажіть номер і дату договору, на якому він ґрунтується, та додайте примітку про його чинність без підпису замовника. Якщо ви працюєте за різними договорами, можете залишити в шаблоні пусті поля та вписувати ці дані від руки безпосередньо під час оформлення.

Акт вважається погодженим Замовником у повному обсязі без його підпису відповідно до умов Договору про надання послуг №___ від ________ р. Оплата замовником наданих послуг є підтвердженням їх прийняття та чинності цього документа.

На сьогодні цей реквізит не є обов'язковим згідно із Законом про бухоблік, проте для кращої ідентифікації у шаблоні RO App можна додати назву вашого міста за допомогою змінної {Legal Entity City}.

Цей Акт складено у м. {Legal Entity City}.

Також, якщо ви працюєте з паперовими документами, варто зазначити кількість копій. Це нагадає клієнту, що він має підписати примірник і для вас.

Цей Акт складено у двох примірниках, що мають однакову юридичну силу, — по одному для кожної із Сторін.

Завершальний етап — блок для підписів.

💡 До уваги: якщо ви оформлюєте акт у спрощеному порядку, підпис, посада та назва замовника — необов'язкові, головне — виконати умови, описані вище.

М.П. (Місце Печатки) можете вказати, якщо ви використовуєте печатки.

Приклад:

Готово! Збережіть шаблон для подальшого використання.

Акт виконаних робіт складають одразу після того, як ви завершили роботу або надали послугу. Якщо ви працюєте з клієнтом весь місяць — оформлюйте акт в останній день місяця і відразу передавайте на підпис. Головне правило: клієнт має підписати документ у тому ж місяці, коли ви фактично виконали роботу.

Отже, після налаштування шаблону ви зможете генерувати акти безпосередньо із замовлень одразу після завершення їх виконання (наприклад, коли замовлення перейде у статус “Готово”) і з рахунків:

Обидва екземпляри мають підписати Виконавець і Замовник. Після підписання один примірник залишається у вас для звітності, а інший передається клієнту. Ви також можете зберегти документ у форматі PDF для відправки в електронному вигляді.