Що таке видаткова накладна
Видаткова накладна — це ключовий первинний документ, який фіксує факт передачі товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) від постачальника до покупця. У системі цей документ є точкою відліку для списання залишків зі складу та формування дебіторської заборгованості.
Основні функції документа:
Юридичне підтвердження: Фіксує перехід права власності на товар, кількість та ціну. Це ваш головний доказ у разі виникнення спірних ситуацій.
Складський облік: Дозволяє контролювати рух ТМЦ, запобігати втратам та несанкціонованим переміщенням.
Податковий та бухгалтерський облік: Виступає підставою для розрахунку ПДВ, підтвердження витрат та коректного формування фінансової звітності.
Аналітика: Служить базою для внутрішніх звітів підприємства щодо матеріальних витрат та обсягів реалізації.
Ми в RO App прагнемо зробити ваш документообіг максимально простим, тому підготували ці рекомендації щодо оформлення накладної за допомогою інструментів RO App. Проте зауважте: ця стаття не є офіційним податковим роз’ясненням. По питаннях щодо законності обраної форми обліку саме для вашої моделі обов’язково консультуйтесь зі своїм бухгалтером або фахівцями податкової служби.
❗ Важливо:
Ця стаття стосується оформлення видаткових накладних для клієнтів-резидентів України.
Інформація про вимоги тут актуальна станом на 1 травня 2026 року. Законодавчі вимоги можуть змінюватися, тому за потреби уточнюйте інформацію в офіційних джерелах.
Що має містити видаткова накладна
Законодавство України не встановлює суворої уніфікованої форми для видаткових чи внутрішніх накладних. Це дає підприємству право розробляти власні бланки, адаптовані під особливості бізнес-процесів.
Однак, щоб документ мав юридичну силу, він обов'язково має містити реквізити, визначені ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік:
Назва документа.
Дата складання. Датою має бути саме день фактичного здійснення господарської операції. Для платників ПДВ ця дата важлива, оскільки впливає на податкові зобов'язання.
Назва підприємства/установи, від імені якого складено документ — може бути зазначена повністю або скорочено.
Зміст та обсяг господарської операції (найменування, кількість, вартість товарів). Для платників ПДВ обов'язковою є сума ПДВ, щоб дані видаткової та податкової накладної збігалися.
Одиниця виміру. Одиниця виміру є обов'язковим реквізитом і може бути виражена в натуральному та/або вартісному вираженні (шт., кг, метри, літри тощо).
Посади відповідальних осіб. Відповідно до Закону про бухоблік, у первинних документах мають бути зазначені посади осіб, відповідальних за приймання-передачу ТМЦ.
Особистий підпис або КЕП. Дані, що дозволяють ідентифікувати учасників операції.
Зазвичай видаткова накладна складається у двох примірниках — один залишається у постачальника, інший передається покупцеві. Обидва примірники підписуються уповноваженими представниками сторін.
Додаткові реквізити, які можна зазначити в накладній
Ці реквізити не є критично обов'язковими за законом, але значно спрощують життя:
Номер документа;
Місце складання;
Банківські реквізити;
Валюта (хоча закон не вимагає вказувати її окремим пунктом, усі розрахунки в Україні мають бути в гривнях (згідно зі ст. 5 Закону № 996).
У цій статті ми покажемо, як додати обовʼязкові реквізити, а також деякі додаткові, які можуть знадобитися у вашій роботі.
Підготовка реквізитів сторін
Весь документ базується на використанні змінних: вони автоматично заповнюють потрібні поля актуальною інформацією, що значно економить ваш час. Тому потрібно правильно підготувати дані.
Підготовка юридичних даних вашої компанії
Для того, щоб змінні у шаблоні спрацювали, система має «знати», які дані підтягувати.
1. Перейдіть у Налаштування > Загальні > Інформація про компанію, створіть юридичну особу. та заповніть усі поля:
Повна юридична назва та реєстраційний номер (ЄДРПОУ та ІПН).
Контактна інформація та фактична адреса.
Платіжні реквізити: назва банку, IBAN, SWIFT/BIC.
При створенні шаблону документа ви зможете обрати, які самі дані ви хочете відображати.
2. Переконайтеся, що створену юридичну особу закріплено за тими локаціями (філіями), де ви плануєте формувати цей документ.
Підготовка даних клієнтів
Для коректної роботи шаблону важливо заздалегідь заповнити картку клієнта. Обсяг даних залежить від його статусу, тому рекомендуємо створити окремі шаблони видаткової накладної для різних типів клієнтів з різними наборами змінних:
Для фізичних осіб: достатньо вказати повне ім’я (ПІБ) та актуальні контактні дані (номер телефону, email).
Для ФОП та юридичних осіб:
У картці клієнта обов'язково встановіть тип Організація. Це відкриє доступ до спеціальних юридичних полів, які недоступні у профілі приватної особи.
Заповніть юридичні реквізити:
Повна назва компанії або ПІБ підприємця;
Код ЄДРПОУ та/або ІПН (залежно від того, які дані ви плануєте вказувати в ;
Юридична адреса;
Банківські реквізити (IBAN, назва банку).
Зверніть увагу: Якщо клієнт-ФОП не буде позначений як Організація, змінні, що відповідають за податкові та банківські дані, не відобразяться в документі.
Додаткові ресурси, з якими варто ознайомитись
Створення шаблону
1. Перейдіть у Налаштування > Шаблони документів.
2. Натисніть + Додати шаблон:
Якщо формуєте накладну з замовлень – у блоці Замовлення та кошториси.
Якщо формуєте накладну з рахунків – у блоці Рахунки.
Заголовок документа та дата
Вкажіть назву документа. Для коректного обліку залиште поле для номера та актуальної дати — це базові реквізити, необхідні для ідентифікації операції.
Наприклад:
Видаткова накладна
№____ від {Today Date}
№___ — можна залишити прочерк і вписати номер накладної від руки під час підписання або вставити змінну, яка вкаже номер документу:
{Order Number}, {Sale Number}, {Invoice Number}.{Today Date}або{Today Date 2}— дата створення цієї накладної.
💡 Порада: Якщо ви хочете, щоб у документі місяць був написаний словами (наприклад, 1 травня 2026), завжди обирайте змінну з двійкою в кінці — {Today Date 2}. Змінна без цифри використовується для короткого цифрового запису (01/05/2026).
Дані Постачальника (ваші юридичні дані) та Покупця (клієнта)
Додайте таблицю розміром 2х2 (два стовпці та два рядки).
У лівому стовпці зазначається роль сторони (Постачальник або Покупець).
У правому стовпці — детальні реквізити.
Щоб документ виглядав професійно і таблиця була охайною, перейдіть у властивості таблиці та встановіть білий колір меж (або товщину меж 0). Таким чином, текст буде ідеально вирівняний по краях, але сама сітка залишиться невидимою для клієнта.
Постачальник
У верхній правій клітинці вкажіть повні дані вашого підприємства або ФОП. Хоча обов'язковою є лише назва, наявність повних реквізитів підвищує легітимність документа та спрощує перевірки.
Назва: {Legal Entity Name}
ЄДРПОУ або ІПН: {Legal Entity Registration Number}, {Legal Entity TIN
Контакти: {Legal Entity Phone Number}, {Legal Entity Email}
Адреса: {Legal Entity Address}
Розрахунковий рахунок (IBAN): {Legal Entity IBAN}
Банк: {Legal Entity Bank Name}
Адреса банку: {Legal Entity Bank Address}
💡 Порада: Додавайте текстові назви перед змінними (наприклад, «Тел.:» перед {Legal Entity Phone Number}). Це допоможе одержувачу швидше орієнтуватися в реквізитах документа.
У другому рядку таблиці вкажіть роль — Покупець, а у сусідній клітинці розмістіть змінні для автоматичного заповнення даних клієнта. Перелік необхідних реквізитів залежить від типу контрагента (Фізична особа чи Організація).
Далі, у стовпчик розташуйте наступні змінні.
Клієнт — фізична особа
Достатньо базових контактних даних, якими клієнт з вами поділився:
{Client Name} — ПІБ
Дані нижче необовʼязкові, проте бажані:
{Client Email} — Електронна пошта
{Client Phone} — Номер телефону
{Client Address} — Адреса
Клієнт — юридична особа або ФОП
Для бізнес-клієнтів (клієнти з типом Організація) варто вказати розширені реквізити для коректного бухгалтерського обліку:
{Client Name} — Повна назва компанії або ПІБ ФОП
Дані нижче необовʼязкові, проте бажані:
{Client Tax Identification Number} — ІПН
{Client Business Registration Number} — ЄДРПОУ
{Client Legal Address} — Юридична адреса
{Client CEO} — ПІБ керівника
{Client Bank Name} — назва банку
{Client Bank Account} — Рахунок (IBAN)
Таблиця послуг та розрахунок вартості
Для відображення переліку робіт використовуйте системну таблицю: {Products Table}. Знайдіть цю змінну, та додайте її у документ – у вас відразу зʼявиться таблиця з заповненими змінними.
У цій таблиці за замовчуванням з потрібних даних відображається лише назва послуги: {Product Name} та загальна сума: {Total amount}.
Тому потрібно додати стовпці з наступними даними у такому ж форматі:
Одиниця виміру: {Product UoM}.
Кількість: {Product Qty}.
Ціна за одиницю без ПДВ, {Currency}: {Product Price Without Taxes}
Сума по позиції без ПДВ, {Currency}: {Product Amount Without Taxes}
У тій же таблиці під позиціями з правого боку потрібно обовʼязково вказати суму податку (якщо ви є платником ПДВ), а також можна вказати знижки, всього без ПДВ та всього з ПДВ:
Знижка, {Currency}: {Total Discount Sum}
Всього без ПДВ, {Currency}: {Total Amount Without Taxes}
Сума ПДВ, {Currency}: {Tax value}
Всього з ПДВ, {Currency}: {Total Amount}
Під таблицею додайте суму прописом та ПДВ — це стандарт діловодства:
Всього на суму {Total Amount Spelled Out}
У т. ч. ПДВ {Tax Value Spelled Out}.
Вказувати валюту в накладній не обов'язково, але це хороша практика — одразу знімає будь-які питання щодо суми. Найзручніше прописати її один раз у назві колонки, а не повторювати в кожному рядку. Для цього використовуйте змінну {Currency}.
Юридичні деталі: місце складання та копії
На сьогодні цей реквізит не є обов'язковим згідно із Законом про бухоблік, проте для кращої ідентифікації у шаблоні RO App можна додати назву вашого міста за допомогою змінної {Legal Entity City}.
Цю накладну складено у м. {Legal Entity City}.
Також, якщо ви працюєте з паперовими документами, варто зазначити кількість копій. Це нагадає клієнту, що він має підписати примірник і для вас.
Цю накладну складено у двох примірниках, що мають однакову юридичну силу, — по одному для кожної із Сторін.
Підписи сторін
Завершальний етап — блок для підписів.
Для Постачальника: напишіть "Постачальник", вкажіть посаду (наприклад, Менеджер), ПІБ відповідальної особи - {Order Manager Name} та залиште місце для підпису під написом.
Змінна для відповідальної особи залежить від документу:
Замовлення – {Order Manager Name}
Продаж – {Manager Name}
Рахунок – {Invoice Manager Name}
Для Покупця: напишіть "Отримав (-ла)", повне імʼя клієнта - {Client Name} та залиште місце для підпису під написом.
Важливо:
Для коректного відображення імені менеджера через змінну імені відповідального працівника, переконайтеся, що ПІБ співробітника заповнено в його профілі в RO App.
Якщо замість покупця товар забирає довірена особа, під підписом вкажіть рядок “За довіреністю від (дата) № (номер)”, видана (ким) — це підтверджує повноваження представника і захищає продавця у разі спору.
Приклад:
Постачальник: менеджер {Order Manager Name} | Отримав (-ла): {Client Name} |
_________ | _________ |
| За довіреністю від ______ № ___, видана ________ |
Готово! Збережіть шаблон для подальшого використання.
Як роздрукувати або зберегти накладну
Отже, після налаштування шаблону ви зможете генерувати накладні безпосередньо із замовлень, рахунків та продажів:
Відкрийте потрібне замовлення/рахунок/продаж.
Натисніть на іконку друку.
Оберіть свій шаблон у списку та натисніть «Друк».
Роздрукуйте документ у двох примірниках.
Обидва екземпляри мають підписати Постачальник і Покупець (Отримувач). Після підписання один примірник залишається у вас для звітності, а інший передається клієнту. Ви також можете зберегти документ у форматі PDF для відправки в електронному вигляді.