Оприбуткування з файлу за допомогою маппінгу
Процес оприбуткування можна значно прискорити та спростити за допомогою швидкого та простого імпорту товарів через Excel-файл із використанням мапінгу.
☝ Цей спосіб підходить:
Якщо отримуєте товари від постачальника у файлі XLSX / XLS / CSV.
Для автоматичного зіставлення даних постачальника з вашими товарами.
Якщо потрібно не лише оприбуткувати існуючі товари, а й створити нові.
Його перевагами є:
Швидке оприбуткування без ручного введення.
Мінімізація помилок та дублювання товарів.
Автооновлення цін, штрихкодів, залишків за даними постачальника.
У документі оприбуткування натисніть кнопку “Імпорт (New)”, завантажте файл із вашого ПК. Після завантаження файлу потрібно проставити відповідності між системними полями та назвами колонок в Excel-файлі. Це дозволить автоматично заповнити дані без зайвого ручного введення.
Зверніть увагу, що всі значення в таблиці повинні бути в текстовому форматі. Якщо для даних в таблиці встановлений інший формат, при оприбуткуванні товарів можуть створюватись дублікати.
Категорія товарів - обов’язкове поле для заповнення. Для товарів що відповідають одній категорії, можна значення за замовчуванням. При імпорту потрібно вказувати увесь ланцюжок категорій — від кореневої категорії до категорії останнього рівня.
Наприклад, якщо у вас є категорія Всі товари > Аксесуари > Чохли, то при імпорту потрібно вказати у файлі в колонці "Категорія" саме цю категорію повністю.
Найменування товару - обов’язкове поле для заповнення.
Код товару - унікальний ідентифікатор товару.
Артикул товару - це унікальний номер або позначення товару.
Важливо: обов’язковим буде лише одне з полів — "Найменування товару", "Код товару" або "Артикул товару", залежно від того, яке з цих значень у вашій компанії використовується як унікальний ідентифікатор товару.
Кількість ー обов'язково для заповнення для несерійних товарів. Для серійних товарів, якщо кількість одиниць перевищує кількість зазначених серійних номерів, відсутні номери будуть згенеровані автоматично. Якщо ж кількість одиниць менша за кількість вказаних серійних номерів, то буде оприбутковано тільки ту кількість серійних номерів, яка відповідає фактичній кількості одиниць.
Серійні номери ー обов'язково для серійних товарів. Кількість товару в цьому випадку дорівнює кількості серійних номерів, вказаних через кому (не більше 20).
Закупівельна ціна ー обов’язкове поле для заповнення, представляє собою собівартість товару. Вона фігурує під час розрахунку прибутку, і саме з цієї ціни формуються націнки.
Гарантія постачальника (значення) ー це кількість (цифра).
Гарантія постачальника (термін) ー це одиниця виміру: днів або місяців.
Колонки “Гарантія постачальника (значення)” та “Гарантія постачальника (період)” не є обов'язковими для заповнення, але якщо все-таки заповнюєте гарантію, повинні бути заповнені обидві.
Термін придатності - це кінцевий термін придатності для товару. Термін придатності товару відображається окремою колонкою на складі в таблиці залишків.
Якщо ви оприбутковуєте партію одного товару з різними термінами придатності, кожну групу з окремим терміном слід оприбутковувати окремою накладною.
Ціни - не є обов’язковими полями. Це можливість одразу заповнити типи цін товару з таблиці імпорту відповідно до створених в систему на сторінці Налаштування > Ціни та знижки > Товари.
За допомогою цього способу оприбуткування, можна завантажувати та створювати нові товари.
Карточка нового товару створюється і заповнюється даними, що були співставлені при завантаженні таблиці. Якщо вказаної в файлі категорії не існувало в системі, вона буде створена.
Система співставляє товари за унікальним ідентифікатором. Якщо такий товар уже існує, поле «Категорія» можна залишити порожнім — під час оприбуткування він буде доданий до своєї категорії.
Зверніть увагу, що файл для оприбуткування товарів може містити до 250 рядків!
Після першого оприбуткування співставлення при імпорту зберігаються за постачальником. Тобто при наступному оприбуткуванні, вибравши даного постачальника дані будуть заповнені автоматично.
Після того, як всі значення були співставленні натисніть кнопку Імпорт.
Після додавання товарів до таблиці оприбуткування (вручну або за допомогою файлу) натисніть кнопку “Створити”.
За потреби готовий документ оприбуткування можна редагувати. Детальніше про редагування документа оприбуткування у цій статті.
Оприбуткування вже наявних товарів з файлу
☝ Цей спосіб підходить:
Якщо отримуєте товари від постачальника у файлі XLSX / XLS / CSV.
При масовому оновленні кількості товарів без створення нових позицій.
Якщо товари вже є в системі, але їх потрібно розподілити по нових складах.
Його перевагами є:
Зменшення помилок – виключає ризик ручного введення даних.
Гнучкість налаштувань – можна вказати серійні номери, гарантію та роздрібні ціни.
У документі оприбуткування натисніть кнопку “Імпорт”, потім “Приклад Excel файлу”. Зразок завантажиться на ваш ПК, рекомендуємо працювати у ньому.
Важливо: для оприбуткування за допомогою Excel-файлу можна завантажити тільки ті товари, що існують на складі. Для того, щоб завести нові позиції, необхідно створити їх вручну або скористатися Імпортом товарів на сторінці “Моя компанія > Товари”.
Зверніть увагу, оприбуткування товарів за допомогою Excel файлу можливо тільки якщо унікальним ідентифікатором товарів є Найменування. Більше інформації про налаштування унікального ідентифікатору товарів в цій статті.
Цей файл відрізняється від зразка імпорту товарів. У ньому немає колонок Код, Артикул і Штрихкод ー вони завантажуються в систему перед оприбуткуванням за допомогою імпорту.
“Унікальний ідентифікатор товару” ー це значення унікальності товару (найменування, код, артикул чи не задано), колонка обов'язкова для заповнення. Детальніше про визначення унікального ідентифікатору в цій статті.
Важливо: Якщо у вас не визначений унікальний ідентифікатор товару (в налаштуваннях вказано “не задано”), то необхідно використати ID товару (ID товару дізнатися можна експортувавши товари на сторінці “Моя компанія - Товари”)
“Кількість” ー обов'язково для заповнення для несерійних товарів.
“Серійні номери” ー обов'язково для серійних товарів. Кількість товару в цьому випадку дорівнює кількості серійних номерів, вказаних через кому (не більше 20).
“Гарантія постачальника (значення)” ー це кількість (цифра).
“Гарантія постачальника (період)” ー це одиниця виміру: днів або місяців.
Зверніть увагу, що колонки “Гарантія постачальника (значення)” та “Гарантія постачальника (період)” не є обов'язковими для заповнення, але якщо все-таки заповнюєте гарантію, повинні бути заповнені обидві.
“Закупівельна ціна” ー собівартість товару. Вона фігурує під час розрахунку прибутку, і саме з цієї ціни формуються націнки.
Колонки з роздрібними цінами на товар не є обов'язковими — якщо даних немає, просто залиште порожню клітинку та видаліть назви колонок, щоб до товарів не застосовувалися нульові ціни.
“Комірка” — якщо ви використовуєте адресне зберігання, то у файлі буде колонка з комірками. Тут ви одразу можете вказати потрібні комірки. Якщо залишити порожню клітинку, то для такого товару автоматично буде встановлена комірка за замовчуванням для обраного складу.
Щоб завантажити заповнений файл в RO App, натисніть кнопку “Імпорт”, прикріпіть його та натисніть кнопку “Імпортувати”.
Зверніть увагу, що файл для оприбуткування товарів може містити до 250 рядків!
Якщо ви імпортуєте файл у старому форматі, в якому відсутня колонка "Термін придатності", під час імпорту виникне помилка. Це тому, що для вже наявних товарів ця характеристику ще не можна задати.
Щоб уникнути помилки, додайте у файл імпорту колонку "Термін придатності" перед колонками з цінами та залиште її порожньою. Це рішення тимчасове до оновлення, яке дозволить задавати термін придатності вже існуючим, а не лише новим товарам.
Після додавання товарів до таблиці оприбуткування (вручну або за допомогою файлу) натисніть кнопку “Оприбуткувати”.
За потреби готовий документ оприбуткування можна редагувати.