Ефективний облік та прозорість виплат є важливою складовою управління командою та фінансами компанії. Для зручного аналізу вже розрахованих даних у системі з’явився новий «Звіт по зарплаті», який зводить інформацію з модулів розрахунку та нарахування в єдиний інтерфейс.
Оновлений звіт “Зарплата” — це інструмент для швидкої аналітики розрахованої та нарахованої зарплати у компанії. Власники й керівники отримують як загальний підсумок (ставка, бонуси, премії, штрафи), так і гнучку деталізацію — аж до конкретного правила, документа чи позиції, зберігаючи звичну логіку перевірки даних (працівник → правило → документ → сума). При цьому фінансовий відділ може легко перемикатися між «живим» розрахунком та зафіксованим історичним режимом за минулі періоди, а гнучкі налаштування ролей дозволяють локально обмежувати видимість даних за співробітниками або локаціями.
Важливий нюанс: цей звіт фокусується виключно на розрахованих та нарахованих сумах і не відображає фактичні платежі чи виплати грошей на руки.
У цій статті ми детально розглянемо, як налаштувати рівні доступу до звіту, правильно застосовувати фільтри та експортувати готові дані.
Як налаштувати доступ до звіту
Доступ до звіту налаштовується для кожної ролі окремо на сторінці Налаштування → Співробітник → Ролі у вікні потрібної ролі.
Спочатку в блоці "Звіти" увімкніть право "Зарплата". Воно визначає, чи може користувач відкрити звіт "Зарплата".
Після цього в блоці "Доступ" визначте, дані яких співробітників користувач може бачити у звіті:
Тільки своя зарплата — працівник бачить лише власні дані;
По всіх співробітниках — повний доступ до даних усього штату;
Обрані співробітники — доступ лише до зарплат з визначеного списку людей.
Ці налаштування стосуються виключно нового звіту й не впливають на інші розділи системи.
Як сформувати звіт
Звіт доступний на сторінці Звіти > Фінанси > Зарплата.
Для того, щоб відобразити потрібні дані, варто використати фільтри:
Період (обов’язковий) — визначає часові межі звіту. У режимі «Розраховано» він вказує на період, за який показувати розрахунки, а в режимі «Нараховано» — на період, у який потрапляють зафіксовані нарахування.
Ресурс (обов’язковий) — визначає, звідки система бере інформацію:
Розраховано — звіт відображає поточні дані, які можуть змінюватися разом із оновленням самих розрахунків;
Нараховано — звіт відображає вже зафіксовані нарахування.
Локація — дає змогу обрати конкретні локації. Цей фільтр доступний лише в режимі Розраховано, оскільки нарахування зарплати не мають прив'язки до локації.
У списку доступні:
Компанія - записи без прив'язки до конкретної локації, зокрема ставка, штрафи, премії та бонуси за подіями або документами без локації;
доступні користувачу локації - бонуси, розраховані за документами відповідної локації.
Наприклад:
Якщо вибрати лише «Компанію» — у звіт потраплять тільки загальні нарахування без прив'язки до локації: ставка, штрафи, премії та бонуси, які не прив’язані до локації.
Якщо вибрати одну конкретну локацію — звіт відобразить лише ті бонуси, які сформовані за документами цієї локації.
Якщо комбінувати «Компанію» та кілька локацій — звіт об'єднає загальні дані з деталізацією по кожній обраній локації.
Якщо обрати «Усі» — звіт включить усі дані, незалежно від прив’язки до локацій.
Співробітники — дозволяє обрати одного, декількох або всіх доступних працівників. Вміст цього фільтра автоматично адаптується до прав доступу ролі співробітника, який формує звіт:
при доступі лише до власної зарплати фільтр недоступний;
у режимі «Обрані співробітники» відображаються лише працівники з дозволеного списку;
у режимі «Усі» — усі співробітники, доступні користувачу в межах цього звіту.
Посада – дозволяє обмежити звіт співробітниками з однією або кількома вибраними посадами. У фільтрі доступні лише ті посади, які відповідають співробітникам у межах налаштованого доступу до звіту;
якщо вибрано кілька посад, звіт показує співробітників, які мають будь-яку з вибраних посад;
якщо посада співробітника не вказана, такий співробітник потрапляє в групу "Не задано".
Наприклад, припустимо, у компанії працює 10 співробітників на посадах «Менеджер», «Касир» та «Адміністратор».
Фільтр «Співробітники»:
Якщо роль користувача має доступ «Тільки своя зарплата» — фільтр «Співробітники» недоступний, звіт одразу показує дані лише самого користувача.
Якщо роль налаштована на «Обрані співробітники» зі списком, наприклад, з 4 осіб (Іваненко, Петренко, Сидоренко, Коваль) — у фільтрі можна обрати одного, кількох або всіх цих чотирьох, інші 6 співробітників у списку не з'являться.
Якщо роль має доступ «По всіх співробітниках» — у фільтрі доступні всі 10 співробітників компанії.
Фільтр «Посада»:
У користувача з доступом до 4 обраних співробітників (2 «Менеджери» та 2 «Касири») у фільтрі «Посада» з'являться лише варіанти «Менеджер» і «Касир» — «Адміністратор» не показується, бо жоден з доступних співробітників цю посаду не займає.
Якщо обрати одразу «Менеджер» і «Касир» — звіт покаже всіх співробітників з обох посад (тобто всіх 4 доступних).
Якщо в одного зі співробітників посада в системі не вказана — він потрапить в окрему групу «Не задано», яка також буде доступна для вибору у фільтрі.
Після налаштування фільтрів натисніть «Застосувати».
Що показує звіт
Звіт відображає інформацію про розрахунок або нарахування зарплати для обраних співробітників за обраний період.
Загальний підсумок по співробітнику
Для кожного співробітника показуються поля:
Посада
Ставка
Бонуси
Штрафи
Премії
Разом
Формула розрахунку:
Разом = Ставка + Бонуси + Премії − Штрафи
У режимі Розраховано «Разом» — це поточна сума розрахованої зарплати за обраний період.
У режимі Нараховано «Разом» — це сума вже зафіксованих нарахувань, що потрапили у вибраний період.
Деталізація по співробітнику
При розгортанні картки співробітника доступні два блоки:
1. Базова зарплата, штрафи та премії. Блок містить записи по ставці, штрафах і преміях, що потрапили в обраний звітний зріз. Для кожного запису вказано дату й час, документ та суму. Це можуть бути нарахування ставки, штрафи або премії.
2. Бонуси. Блок містить усі нарахування бонусів за налаштованими правилами/подіями для обраного періоду. Записи групуються за правилом / подією нарахування — назвою правила чи події, за якою сформовано комісію.
Натисніть на знак питання та побачите правило, згідно з яким проведено розрахунок.
В межах групи по нарахуванню відображається:
Дата і час;
Документ — документ, на основі якого був нарахований бонус; натисніть на номер, щоб його відкрити;
Назва товару чи послуги — конкретна позиція (товар, послуга чи робота), за яку було нараховано бонус; поле порожнє, якщо комісія нарахована на рівні документа або події);
Сума — сума бонусу.
Під кожною групою відображається сума бонусів по цій конкретній групі.
Друк та експорт
Ви можете зручно друкувати новий звіт з зарплати безпосередньо з системи чи зберегти його у форматі PDF. У друкованій версії зверху відображаються назва, період, локація, обрані співробітники, джерело даних, а також дата, час та ім'я того, хто створив звіт.
Структура друку повністю повторює екран: деталізовані блоки виплат по кожному працівнику, підсумки по блоках та загальна підсумкова сума. При цьому система дотримується прав доступу, тому у друк потраплять лише ті співробітники, яких користувачу дозволено переглядати.
Для глибшої аналітики чи роботи в Excel звіт можна завантажити у вигляді таблиці. В експортованому файлі міститься вичерпна деталізація: дані працівника, посада, типи виплат (ставка, бонуси, штрафи чи премії), дати, правила/події, коментарі та конкретні суми. Всі дані у файлі чітко відповідають встановленим вами фільтрам та вашим персональним правам доступу до звіту по зарплаті.
