У модулі "Рахунки" з'явився новий тип документа – кредит-нота. Вона фіксує зменшення суми, яку має сплатити клієнт, окремим документом із власним номером і статусом. Виставлений рахунок при цьому залишається без змін.
Наприклад, ви виставили клієнту рахунок за обслуговування обладнання, а згодом погодили знижку через затримку робіт. Раніше для цього довелося б редагувати сам рахунок: початкова сума зникала б із документа, а причину коригування ніде не було б видно. Тепер рахунок лишається таким, яким його виставили, а знижку ви оформлюєте кредит-нотою – і в рахунку видно початкову суму, коригування та залишок до сплати.
Разом із кредит-нотами ми оновили роботу з оплатами: рахунок можна сплачувати частинами, а всі платежі й коригування зібрані в одному місці.
Два способи створити кредит-ноту
На сторінці рахунків з'явилася окрема вкладка "Кредит-ноти". У ній працюють ті самі фільтри, колонки та сортування, що й у списку рахунків, а для кожної кредит-ноти видно рахунок, до якого вона належить, якщо такий зв'язок є.
Від способу створення залежить, на що вплине кредит-нота.
З рахунку – через пункт "Кредит-нота" в меню "Дії" потрібного рахунку. Кредит-нота одразу прив'язується до нього, а юридична особа, клієнт, платник і позиції переносяться автоматично. Вам залишається вказати позиції та суму коригування. Цей спосіб підходить, коли потрібно скоригувати конкретний рахунок: клієнт повернув частину товару, ви надали знижку після виставлення або виявили помилку в кількості. Для сплачених і скасованих рахунків ця дія недоступна.
Без рахунку – кнопкою "+ Кредит-нота" на вкладці "Кредит-ноти". Юридичну особу, клієнта, платника та позиції ви обираєте самостійно. Це зручно, коли кредит-нота не стосується конкретного рахунку – наприклад, якщо це компенсація клієнту за незручності чи бонус постійному партнеру.
Зверніть увагу: у позиціях кредит-ноти поле "Ціна" означає суму коригування за одиницю, а не нову ціну товару чи послуги. Якщо кредит-нота створюється з рахунку, у це поле спершу підставляється ціна з рахунку – залиште її, щоб зменшити суму до сплати на повну вартість позиції, або вкажіть меншу.
Як кредит-нота впливає на рахунок і баланс
Нова кредит-нота створюється як чернетка: її можна редагувати чи видалити, і жодні суми вона ще не змінює. На рахунок або баланс вона впливає лише після того, як ви переведете її у статус "Виставлено". Після цього кредит-нота фіксується й більше не редагується, а її сума застосовується залежно від способу створення:
кредит-нота з рахунку зменшує залишок до сплати за цим рахунком. Позиції та загальна сума рахунку не змінюються – коригування з'являється в рахунку окремим рядком із номером кредит-ноти та від'ємною сумою;
кредит-нота без рахунку зараховується на баланс платника – або клієнта, якщо платник і клієнт збігаються.
Якщо виставлену кредит-ноту скасувати, її сума більше не враховуватиметься в рахунку чи на балансі.
Сума всіх кредит-нот до одного рахунку не може перевищувати суму цього рахунку. Кредит-нота не повертає клієнту гроші: для цього потрібна окрема фінансова операція.
Номери кредит-нот формуються за власним шаблоном з окремим лічильником. Шаблон налаштовується так само, як для рахунків: спільний для всієї компанії або окремий для кожної юридичної особи.
Оплата рахунку частинами
Тепер рахунок не обов'язково сплачувати однією сумою. Щоб зафіксувати частковий платіж, оберіть "+ Платіж" у меню "Дії" рахунку та вкажіть суму. Спосіб оплати може бути будь-яким, навіть якщо в рахунку зазначено інший. Наприклад, клієнт вніс половину суми готівкою під час передачі обладнання, а решту доплатив переказом через тиждень – обидва платежі буде видно в рахунку.
Під загальною сумою рахунку з'явився блок "Залишок до сплати": у ньому зі знаком мінус відображаються всі платежі та кредит-ноти, тож одразу зрозуміло, скільки вже сплачено і скільки залишилося.
Оплати за замовленнями враховуються в рахунку. Якщо клієнт уже вніс передплату чи повну оплату за замовленням із рахунку, вона автоматично з'явиться в блоці "Залишок до сплати" – і клієнту залишиться доплатити лише різницю.
Якщо ви переводите рахунок у статус групи "Сплачено", але частину суми клієнт ще не вніс, відкриється діалог оплати залишку. Залишок можна сплатити як зазвичай або з балансу клієнта. Якщо ж за рахунком надійшло більше, ніж потрібно, система запропонує повернути переплату клієнту або зарахувати її на його баланс – так само, як це працює в замовленнях.
Детальніше про створення кредит-нот і їхній вплив на рахунки та баланси читайте в інструкції з роботи з кредит-нотами.
Маєте запитання або побажання щодо роботи з рахунками? Ми завжди на зв'язку в чаті підтримки.