Werfen wir einen Blick auf beliebte Verwendungsmöglichkeiten für öffentliche Seiten, von einfachen Auftragsübersichten bis hin zu optimierten Annahme- und Zahlungsprozessen. Diese Beispiele zeigen die Flexibilität öffentlicher Seiten, mit denen Sie jede Einstellung an Ihren individuellen Arbeitsablauf und die Bedürfnisse Ihrer Kunden anpassen können.
Fall 1. Überprüfungszwecke
Die einfachste Möglichkeit, die öffentliche Seite ohne zusätzliche Einstellungen zu nutzen, ist die Verwendung zu Überprüfungszwecken. Alle notwendigen Informationen zum Auftrag sind bereits vorhanden, und wenn Sie möchten, dass der Kunde nur über die Produkte und Dienste sowie deren Preise informiert wird, können Sie die öffentliche Seite unverändert verwenden.
Fall 2. Bezahlung des Auftrags nach Annahme des Kostenvoranschlags
Konfigurieren Sie öffentliche Seiten so, dass Kunden einen Kostenvoranschlag annehmen und dann sofort zur Zahlung übergehen können, wodurch der Übergang vom Kostenvoranschlag zum Auftrag optimiert wird. Dies kann wie folgt erfolgen:
1. Aktivieren Sie auf der Seite Einstellungen für öffentliche Seiten im Block Kostenvoranschläge das Kontrollkästchen Kunden können ein Dokument annehmen/ablehnen und legen Sie die Regeln für die Umstellung des Auftrags in einen anderen Status nach der Annahme fest, sodass der Status des Kostenvoranschlags in „Auftrag erstellt“ geändert wird.
In diesem Fall wird der Auftrag nach Annahme des Kostenvoranschlags automatisch in seinem ursprünglichen Status erstellt.
2. Gehen Sie zum Block Aufträge, aktivieren Sie Online-Zahlungen und wählen Sie im Feld In Status den Status des Auftrags aus, in dem die Schaltfläche „Zahlung“ angezeigt werden soll.
Wenn Sie beispielsweise den Status des Kostenvoranschlags auf „Ausstehend“ setzen, dem Kunden eine öffentliche Seite senden und dieser sie bestätigt, wird der Kostenvoranschlag mit dem Status „Neu“ in den Auftrag übertragen. In diesem Fall sollte die Schaltfläche „Zahlung“ für den Auftragsstatus „Neu“ aktiviert sein, damit der Kunde nach Bestätigung des Kostenvoranschlags den Auftrag sofort über dasselbe öffentliche Formular bezahlen kann.
Der Einfachheit halber können Sie auch einen neuen Auftragsstatus erstellen, z. B. Neu (bezahlt), um diesen Ablauf besser anzupassen.
3. Als Nächstes schließen Sie die Einstellung der Zahlungsschaltfläche ab.
Fall 3. Annahme und Bezahlung des Auftrags in verschiedenen Status
Richten Sie die öffentliche Seite so ein, dass Kunden einen Auftrag ohne Kostenvoranschlag annehmen und bezahlen können – ideal für einen vereinfachten, direkten Auftragsablauf.
1. Gehen Sie zu Einstellungen > Öffentliche Seiten > Auftrags- / Kostenvoranschlagsseite im Block Aufträge, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kunden die Annahme/Ablehnung eines Dokuments erlauben erlauben und legen Sie die Regeln für die Änderung des Auftragsstatus nach Annahme oder Ablehnung fest.
2. Im nächsten Schritt müssen Sie die Schaltfläche „Zahlung“ für den gewünschten Auftragsstatus aktivieren.
Wichtig: Damit die Schaltfläche „Zahlung“ direkt nach der Annahme des öffentlichen Formulars angezeigt wird, müssen Sie die Regeln für den Wechsel in den richtigen Auftragsstatus nach der Annahme des öffentlichen Formulars konfigurieren.
Beispielsweise ändert sich der Auftragsstatus „Diagnose“ in „In Bearbeitung“, wenn das öffentliche Formular angenommen wird. In diesem Fall müssen Sie die Anzeige der Schaltfläche „Zahlung“ wie oben für den Status „In Bearbeitung“ beschrieben aktivieren. Oder erstellen Sie einen neuen Auftragsstatus für Ihre Zwecke.
Fall 4. Annahme und Bezahlung des Auftrags im gleichen Status
Sie können die öffentliche Seite so konfigurieren, dass der Kunde nach Bestätigung des Auftrags sofort die Schaltflächen für die Zahlung sieht – im gleichen Auftragsstatus.
1. Gehen Sie zu Einstellungen > Öffentliche Seiten > Auftrags-/Kostenvoranschlagsseite im Block Aufträge und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kunden die Annahme/Ablehnung eines Dokuments erlauben.
2. Wählen Sie den Status aus, in dem die Bestätigungsschaltflächen angezeigt werden sollen.
3. Wählen Sie im Feld „Bei Annahme wechseln zum Status“ denselben Status aus.
4. Aktivieren Sie Online-Zahlungen wie oben beschrieben für denselben Status.
Das heißt, in allen drei Feldern muss derselbe Auftragsstatus (z. B. „Wartet auf Bestätigung“) ausgewählt werden.
5. Wählen Sie den Status aus, in den die Übertragung der Bestellung nach der Zahlung erfolgt, und speichern Sie die Änderungen.
Nachdem Sie die Einstellungen gespeichert haben, kann der Kunde, wenn Sie ihm eine öffentliche Seite senden, zunächst den Auftrag bestätigen und dann sofort nach der Bestätigung die Zahlung leisten, während sich der Auftrag im gleichen Status befindet. Erst nach der Zahlung ändert sich der Status des Auftrags.
Fall 5. Bezahlen des Auftrags
Sie können die öffentliche Seite auch ausschließlich für Zahlungen verwenden.
Dazu müssen Sie lediglich die Anzeige der Zahlungsschaltfläche für die gewünschten Auftragsstatus aktivieren und das Formular wie in dieser Anleitung beschrieben an den Kunden senden.