Durch die Integration Ihrer E-Mails in die RO App können Sie ganz einfach E-Mails senden und empfangen und gleichzeitig die Personalisierung und Wiedererkennbarkeit Ihrer Brand gewährleisten. Sie können sowohl Ihr privates als auch Ihr geschäftliches Microsoft 365- oder Exchange Online-Konto verbinden, um Ihre E-Mails und Benachrichtigungen direkt über die RO App zu synchronisieren.
So verbinden Sie Microsoft Outlook
1. Gehen Sie zur Seite Einstellungen > Integrationen.
2. Suchen Sie im Abschnitt E-Mails die Integration Outlook und klicken Sie auf Konfigurieren.
3. Klicken Sie auf + Konto.
Bitte beachten Sie
Bei den Preisplänen „Hobby“ und „Startup“ kann nur ein Outlook-Konto aktiviert werden.
Bei den Preisplänen „Business“ und „Enterprise“ können Sie bis zu 10 Outlook-Konten gleichzeitig aktivieren.
4. Melden Sie sich im Popup-Fenster für die Outlook-Kontoverbindung bei Ihrem Profil an und erteilen Sie alle erforderlichen Berechtigungen für eine ordnungsgemäße Verbindung und die anschließende Datensynchronisierung.
5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Aktiv“ und geben Sie den Namen des Absenders ein, d. h. den Namen, der Ihren Kontakten angezeigt wird, die E-Mails von diesem Konto erhalten.
6. Konfigurieren Sie den Zugriff auf dieses Konto:
Alle – Alle Mitarbeiter haben Zugriff auf dieses Konto.
Ausgewählte – Nur ausgewählte Mitarbeiter haben Zugriff auf dieses Konto.
Besitzer – Nur der Besitzer hat Zugriff auf dieses Konto.
7. Speichern Sie Ihre Kontoeinstellungen.
Fertig! Dieses Konto ist nun mit der RO App verbunden.
So verwenden Sie ein verbundenes E-Mail-Konto
Von nun an können Sie E-Mails aus Ihrem Postfach direkt aus der RO App auf zwei Arten versenden:
Automatische Benachrichtigungen
Wenn Sie interne und externe Benachrichtigungen vom Typ „E-Mail“ erstellen, können Sie zwischen der Standard-E-Mail-Adresse des Produkts und der E-Mail-Adresse des verbundenen Outlook-Kontos wählen. Alle diese Benachrichtigungen werden über den ausgewählten E-Mail-Kanal versendet.
Manuell gesendete E-Mail-Benachrichtigungen
Wenn Sie eine E-Mail manuell senden, können Sie auch die E-Mail-Adresse auswählen, von der die E-Mail gesendet werden soll – die Standard-E-Mail-Adresse der RO App oder Ihre über diese Integration verbundene E-Mail-Adresse.
Wenn ein Kunde auf eine E-Mail antwortet, die von einem verbundenen Microsoft Outlook-Konto gesendet wurde, wird seine Antwort an Ihre Outlook-Mailbox gesendet. Sie können die Korrespondenz direkt in Microsoft Outlook fortsetzen.
So bearbeiten und löschen Sie ein Konto
Um ein verbundenes Konto anzuzeigen und zu bearbeiten, muss die Mitarbeiterrolle über die Berechtigung zum Konfigurieren von Benachrichtigungen verfügen.
Um ein Konto zu bearbeiten, öffnen Sie dessen Einstellungen durch Doppelklick auf die gewünschte Zeile und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor. Speichern Sie diese.
Um ein Konto zu löschen, öffnen Sie es, klicken Sie unten auf die Schaltfläche „Löschen“ und bestätigen Sie die Aktion.
Verlust der Synchronisierung
Wenn der Kanal die Synchronisierung mit Ihrem Outlook-Konto verloren hat (z. B. weil Berechtigungen aktualisiert wurden und erneut erteilt werden müssen oder weil das Token abgelaufen ist), wird im Kanal eine Meldung angezeigt, und Sie können die Verbindung einfach durch Klicken auf die entsprechende Schaltfläche wiederherstellen.