Mit der RO App können Sie Ihre Kunden über SMS und E-Mail-Benachrichtigungen auf dem Laufenden halten.

Benachrichtigungen für Kunden sind Benachrichtigungen/Erinnerungen, mit denen Sie Ihre Kunden über den aktuellen Status eines Auftrags informieren können (z. B. wenn ihr Gerät zur Abholung bereit ist) und die bei der Veranstaltung in Aufträgen, Anfragen und Buchungen ausgelöst werden können. Die vollständige Einrichtung erfolgt auf der Seite Einstellungen > Externe Benachrichtigungen.

Hinweis: Benachrichtigungsvorlagen gelten unternehmensweit und können an jedem Ort verwendet werden.

Schritt 1. Gehen Sie zur Seite „Einstellungen > Externe Benachrichtigungen > Aufträge” und klicken Sie auf die Schaltfläche „+ Benachrichtigung”.

Schritt 2. Wählen Sie eines der folgenden Ereignisse in Aufträgen als Auslöser aus.

Auftrag erstellt. Ein Kunde wird benachrichtigt, wenn ein Auftrag erstellt wird, sobald Sie auf die Schaltfläche Erstellen klicken.

Status geändert. Ein Kunde erhält Benachrichtigungen bei jeder Statusaktualisierung des Arbeitsauftrags (alle Status).

Status geändert zu. Ein Kunde wird nur bei einer ausgewählten Statusaktualisierung benachrichtigt. Nach Auswahl dieser Option erhalten Sie eine Dropdown-Liste mit den verfügbaren Arbeitsauftragsstatus, aus denen Sie auswählen können.

Terminzeit wurde geändert. Ein Kunde erhält Benachrichtigungen bei jeder Aktualisierung des Feldes Geplant für im Arbeitsauftragsprofil.

Beispiel: Ein Kunde hat bei Ihnen eine Buchung für den 7. April um 13:00 Uhr und ruft Sie später zurück, um einen Termin auf den 8. April um 14:00 Uhr zu verschieben. Sobald die geplante Zeit und das Datum aktualisiert und die Änderungen gespeichert sind, erhält der Kunde eine automatische Benachrichtigung mit dem neuen Datum und der neuen Uhrzeit, die anhand einer ausgewählten Benachrichtigungsvorlage erstellt wird.

Schritt 3. Wählen Sie zwischen SMS oder E-Mail (funktioniert, wenn das Kundenprofil eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse in den Kontaktdaten enthält).

Hinweis: Stellen Sie sicher, dass das entsprechende Kontrollkästchen aktiviert ist (SMS oder Erklärt sich mit dem Erhalt von E-Mails einverstanden).

Bei Auswahl der Zustellungsmethode „E-Mail“ können Sie die E-Mail-Adresse auswählen, von der Benachrichtigungen gesendet werden sollen – von der RO App-Adresse ([email protected]) oder, wenn Sie die Gmail-Integration aktiviert haben, von einer der in der Integration verbundenen Gmail-Adressen, sofern Sie Zugriff darauf haben. Wenn Sie keine Gmail-Adressen verbunden haben, können Sie direkt aus dem Auswahlfenster zur Einrichtungsseite wechseln.

Schritt 4. Aktivieren Sie bei Bedarf das Kontrollkästchen Verzögerte Sendung. Legen Sie eine Verzögerungszeit fest, nach der eine Benachrichtigung automatisch versendet wird.

So können Sie beispielsweise automatisch Feedback von Kunden einholen, indem Sie eine verzögerte SMS 1 Stunde nach Abschluss eines Auftrags versenden.

Schritt 5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benachrichtigung während der Arbeitszeit senden, um Benachrichtigungen nur während der Arbeitszeiten zu versenden, die Sie in den Orteinstellungen festlegen können.

Schritt 6. Wählen Sie eine vorhandene Benachrichtigungsvorlage aus oder erstellen Sie eine neue.

Schritt 7. Wählen Sie den Ort, an den Sie diese Benachrichtigung senden möchten. Sie können alle oder bestimmte Orte auswählen.

Schritt 8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Schritt 1. Gehen Sie zur Seite „Einstellungen > Externe Benachrichtigungen > Arbeitsaufträge” und klicken Sie auf die Schaltfläche „+ Erinnerung”.

Hinweis: Erinnerungen funktionieren nur, wenn im Arbeitsauftrag im Feld „Geplant für” ein Datum und eine Uhrzeit voreingestellt sind. Das Feld „Geplant für” gehört zu einem Systemfeld, das je nach Arbeitsauftragstyp und Einstellungen des Arbeitsauftragsformulars ein- oder ausgeblendet werden kann.

Schritt 2. Wählen Sie zwischen SMS oder E-Mail (funktioniert, wenn das Kundenprofil eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse in den Kontaktdaten enthält).

Hinweis: Stellen Sie sicher, dass das entsprechende Kontrollkästchen aktiviert ist (SMS oder Stimmt dem Erhalt von E-Mails zu).

Bei Auswahl der Zustellungsmethode „E-Mail“ können Sie die E-Mail-Adresse auswählen, von der Benachrichtigungen gesendet werden sollen – von der RO App-Adresse ([email protected]) oder, wenn Sie die Gmail-Integration aktiviert haben, von einer der in der Integration verbundenen Gmail-Adressen, sofern Sie Zugriff darauf haben. Wenn Sie keine Gmail-Adressen verbunden haben, können Sie direkt aus dem Auswahlfenster zur Einrichtungsseite wechseln.

Schritt 3. Legen Sie fest, wie viel Zeit vor dem geplanten Termin Sie eine Erinnerung an den Kunden senden möchten. Der Wert kann in Minuten, Stunden oder Tagen angegeben werden.

Schritt 4. Wählen Sie eine Vorlage aus oder erstellen Sie eine neue.

Schritt 5. Wählen Sie den Standort, an den Sie diese Benachrichtigung senden möchten. Sie können alle oder bestimmte Standorte auswählen.

Schritt 6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Fertig! Eine neue Erinnerung für Ihren Kunden wurde erstellt und wird im Ereignis-Feed „Aufträge“ angezeigt. Hier finden Sie auch Benachrichtigungen für Kunden.

Schritt 1. Gehen Sie auf die Seite „Einstellungen > Externe Benachrichtigungen > Anfragen” und klicken Sie auf die Schaltfläche „+ Benachrichtigung”.

Schritt 2. Wählen Sie eines der folgenden Ereignisse in Anfragen als Auslöser aus.

Anfrage erstellt. Ein Kunde wird benachrichtigt, wenn eine Anfrage erstellt wird, sobald Sie auf die Schaltfläche Erstellen klicken.

Status geändert zu. Ein Kunde wird nur bei der Aktualisierung des ausgewählten Anfrage-Status benachrichtigt. Nach Auswahl dieser Option erhalten Sie eine Dropdown-Liste mit den verfügbaren Anfrage-Status, aus denen Sie auswählen können.

Schritt 3. Wählen Sie zwischen SMS oder E-Mail (funktioniert, wenn das Kundenprofil eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse in den Kontaktdaten enthält).

Hinweis: Stellen Sie sicher, dass das entsprechende Kontrollkästchen aktiviert ist (SMS oder Stimmt dem Erhalt von E-Mails zu).

Bei Auswahl der Zustellungsmethode „E-Mail“ können Sie die E-Mail-Adresse auswählen, von der Benachrichtigungen gesendet werden sollen – von der RO App-Adresse ([email protected]) oder, wenn Sie die Gmail-Integration aktiviert haben, von einer der in der Integration verbundenen Gmail-Adressen, sofern Sie Zugriff darauf haben. Wenn Sie keine Gmail-Adressen verbunden haben, können Sie direkt aus dem Auswahlfenster zur Einrichtungsseite wechseln.

Schritt 4. Aktivieren Sie bei Bedarf das Kontrollkästchen Delayed sending. Legen Sie eine Verzögerungszeit fest, nach der eine Nachricht automatisch gesendet wird.

Schritt 5. Wählen Sie eine Benachrichtigungsvorlage aus oder erstellen Sie eine neue. Klicken Sie auf Erstellen.

Fertig! Eine neue Benachrichtigung für Ihren Kunden bei der Veranstaltung in Anfragen wurde erfolgreich erstellt.

Schritt 1. Gehen Sie zur Seite „Einstellungen > Externe Benachrichtigungen > Buchungen” und klicken Sie auf die Schaltfläche „+ Benachrichtigung”.

Schritt 2. Wählen Sie das Ereignis aus, nach dem Sie Benachrichtigungen senden möchten.

Buchung erstellt – Benachrichtigungen werden gesendet, wenn die Buchung erstellt wird, d. h. nach Klicken auf die Schaltfläche „Erstellen“.

Status geändert – Benachrichtigungen werden jedes Mal gesendet, wenn sich der Status der Buchung ändert (alle Status).

Buchungsstatus geändert zu – Sie können Benachrichtigungen einrichten, die mit einem bestimmten Status verknüpft sind. Auf der rechten Seite können Sie den gewünschten Status auswählen.

Buchungszeit geändert – Benachrichtigungen werden nach jeder Zeitänderung im Feld „Datum und Uhrzeit” der Buchung versendet.

Beispiel: Ein Kunde hat bei Ihnen einen Termin für den 10. Mai um 13:00 Uhr gebucht, dann aber angerufen und die Buchung auf den 12. Mai um 14:00 Uhr verschoben. Nachdem Sie die Buchungszeit geändert und die Änderungen gespeichert haben, erhält der Kunde eine Benachrichtigung mit der neuen Buchungszeit gemäß der angegebenen Vorlage.

Schritt 3. Wählen Sie aus, wie die Benachrichtigungen versendet werden sollen – per SMS oder E-Mail (sofern diese Informationen im Kundenprofil angegeben sind).

Wichtig: Um Benachrichtigungen zu versenden, muss im Kundenprofil das Kontrollkästchen „SMS” oder „E-Mail-Empfang zustimmen” aktiviert sein.

Bei Auswahl der Zustellungsmethode „E-Mail“ können Sie die E-Mail-Adresse auswählen, von der die Benachrichtigungen versendet werden sollen – von der RO App-Adresse ([email protected]) oder, wenn Sie die Integration mit Gmail aktiviert haben, von einer der in der Integration verbundenen Gmail-Adressen, sofern Sie Zugriff darauf haben. Wenn Sie keine Gmail-Adressen verbunden haben, können Sie direkt aus dem Auswahlfenster zur Verbindungsseite wechseln.

Schritt 4. Aktivieren Sie bei Bedarf das Kontrollkästchen „Versand verzögern”. Der Versand einer solchen Nachricht wird um die angegebene Zeit verzögert.

Beispielsweise kann eine SMS mit einer Bewertung eines Kunden eine Stunde nach der Buchung versendet werden.

Schritt 5. Aktivieren Sie bei Bedarf das Kontrollkästchen „Benachrichtigung während der Arbeitszeiten senden”, damit Benachrichtigungen nur während der in den Orts-Einstellungen angegebenen Geschäftszeiten gesendet werden.

Schritt 6. Wählen Sie eine Vorlage aus oder erstellen Sie eine neue.

Schritt 7. Wählen Sie den Ort, an den diese Benachrichtigung gesendet werden soll. Sie können alle oder bestimmte Orte auswählen.

Schritt 8. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern”.

Schritt 1. Gehen Sie zur Seite „Einstellungen > Externe Benachrichtigungen > Buchungen“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „+ Erinnerung“.

Schritt 2. Wählen Sie aus, wie Erinnerungen gesendet werden sollen: per SMS oder E-Mail (sofern diese Informationen im Kontaktprofil angegeben sind).

Wichtig: Um Benachrichtigungen zu senden, muss im Kontaktprofil das Kontrollkästchen „SMS“ oder „E-Mail-Empfang zustimmen“ aktiviert sein.

Bei Auswahl der Versandmethode „E-Mail“ können Sie die E-Mail-Adresse auswählen, von der die Benachrichtigungen versendet werden sollen – von der RO App-Adresse oder, wenn Sie die Integration mit Gmail aktiviert haben, von einer der in der Integration verbundenen Gmail-Adressen, sofern Sie Zugriff darauf haben. Wenn Sie keine Gmail-Adressen verbunden haben, können Sie direkt aus dem Auswahlfenster zur Verbindungsseite wechseln.

Schritt 3. Legen Sie das Zeitintervall vor der Buchung fest, in dem Sie eine Erinnerung an den Kunden senden möchten. Der Wert kann in Minuten, Stunden oder Tagen angegeben werden.

Schritt 4. Wählen Sie eine Vorlage aus oder erstellen Sie eine neue.

Schritt 5. Wählen Sie den Ort, an den die Benachrichtigung gesendet werden soll. Sie können alle oder bestimmte Orte auswählen.

Schritt 6. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.

Gehen Sie zur Seite Einstellungen > Externe Benachrichtigungen, suchen Sie die entsprechende Benachrichtigung, doppelklicken Sie darauf, um sie zu bearbeiten, nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern. Um eine Benachrichtigung/Erinnerung aus dem System zu entfernen, klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.

Wählen Sie mehrere Benachrichtigungen aus, um Massenaktionen durchzuführen, alle ausgewählten Benachrichtigungen auf einmal zu löschen, die Vorlage zu ändern oder die Versandmethode zu ändern.