Aircall ist eine cloudbasierte Geschäftstelefonanlage (VoIP), mit der Teams Anrufe über das Internet verwalten und ohne physische Hardware in ihren Arbeitsablauf integrieren können.

Optimieren Sie Ihre Kundenkommunikation, indem Sie Aircall mit RO App verbinden. Diese Integration ermöglicht es Ihnen, Anrufe direkt in Ihrem Arbeitsbereich zu bearbeiten und Kunden anhand von Anruferkarten automatisch zu identifizieren. Während Sie Ihren wesentlichen Arbeitsablauf in RO App verwalten, können Sie gleichzeitig von den nativen erweiterten Funktionen von Aircall profitieren, wie z. B. KI-gestützte Anrufzusammenfassungen und Stimmungsanalysen, sowie von Kernfunktionen wie:

Durch die Zentralisierung dieser Kerntools und KI-gestützten Erkenntnisse stellen Sie sicher, dass jeder Anruf professionell und effizient bearbeitet wird, ohne dass komplexe Hardware erforderlich ist.

1. Gehen Sie in RO App zu Einstellungen > Telefonie.

2. Klicken Sie auf + Anbieter und wählen Sie Aircall.

3. Sie werden zu einem neuen Fenster weitergeleitet, in dem Sie sich bei Ihrem Aircall-Konto anmelden und RO App die Verbindung dazu genehmigen müssen.

4. Fügen Sie die Aircall-Telefonnummern hinzu, die Sie mit Ihrer RO App-Integration verbinden möchten: Klicken Sie auf Add numbers, wählen Sie die gewünschten Nummern aus und tippen Sie anschließend auf Confirm.

5. Klicken Sie anschließend auf Add numbers, um fortzufahren.

Nächster Schritt – Durchwahlnummern hinzufügen.

Damit die Integration korrekt funktioniert und eingehende Anrufkarten den richtigen Mitarbeitern in der RO App angezeigt werden, stellen Sie sicher, dass Sie die Durchwahlnummern Ihrer Aircall-Agenten hinzufügen und den entsprechenden Benutzern in der RO App Zugriff gewähren.

Eine Durchwahlnummer in Aircall ist eine dreistellige Nummer, über die Anrufer einen bestimmten Benutzer direkt erreichen können. Jedem Benutzer in Aircall wird bei der Erstellung seines Kontos automatisch eine eindeutige dreistellige Durchwahl (001, 002 usw.) zugewiesen.

Sie können diese Durchwahlen jederzeit über das Aircall-Dashboard anpassen oder ändern – stellen Sie sicher, dass sie eindeutig sind, da sich keine zwei Benutzer dieselbe Durchwahl teilen dürfen.

So fügen Sie Durchwahlnummern zur Aircall-Integration hinzu:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche + Nebenstellennummer.

2. Geben Sie im Feld Nebenstellennummer die Durchwahlnummer des Benutzers ein.

3. Geben Sie im Feld Anzeigename den Namen ein, den diese Durchwahlnummer haben soll. Er wird auf der Anruferkarte und in der Anruftabelle angezeigt.

4. Konfigurieren Sie den Zugriff für Mitarbeiter.

5. Speichern Sie die Einstellungen.

Beachten Sie, dass Mitarbeiter eingehende Anrufe unter dieser Nummer nicht sehen, wenn sie keinen Zugriff auf dieses Endgerät haben.

1. Gehen Sie zu Nutzer & Teams > Alle Nutzer.

2. Suchen Sie den gewünschten Nutzer und öffnen Sie dessen Profil.

3. Gehen Sie auf der Registerkarte Allgemein zum Block Profileinstellungen – dort wird die Durchwahlnummer angezeigt.

Wenn Sie Teams in Aircall konfiguriert haben, fügen Sie einfach die Durchwahlnummern aller Teammitglieder zur RO App hinzu und stellen Sie sicher, dass Sie allen Mitarbeitern, die Teil dieser Gruppe sind, Zugriff gewähren. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Teammitglieder die Anruferkarte gleichzeitig sehen.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Integration aktiviert und klicken Sie auf Speichern, um die Einrichtung abzuschließen.

Fertig! Ihre Integration mit Aircall ist eingerichtet und läuft.

Wenn alles korrekt durchgeführt wurde, sehen Sie nun die Dropdown-Liste der verfügbaren Telefone, wenn Sie mit der Maus über die Kundennummer fahren. Wenn Ihr Telefon einen Anruf erhält, erscheint die Anrufkarte unten rechts auf RO App-Seite.

Kann ich Durchwahlnummern nach der Installation der Integration hinzufügen?

Ja, das ist möglich. Wenn Sie dies jedoch erst später tun, kann dies die Funktionsweise der Integration beeinträchtigen.

Wenn Durchwahlnummern nicht von Anfang an eingerichtet sind:

Es ist daher besser, dies bei der Aktivierung der Integration oder vor Beginn der Anrufbearbeitung zu tun.

Kann ich ausgehende Anrufe direkt über die RO App tätigen?

Ja. Sobald die Integration aktiviert ist, können Sie mit der Maus über die Telefonnummer eines Kontakts in RO App fahren, um eine Dropdown-Liste der verfügbaren Aircall-Leitungen anzuzeigen. Durch Klicken auf die Nummer wird der Anruf über Ihre VoIP-App (Softphone) initiiert.

Warum wird die Karte für eingehende Anrufe nicht angezeigt?

Stellen Sie zunächst sicher, dass das Kontrollkästchen „Integration aktiviert“ in den Einstellungen aktiviert ist. Überprüfen Sie zweitens, ob dem Mitarbeiter Zugriff auf diese bestimmte Durchwahlnummer gewährt wurde.

Werden Anrufprotokolle und Aufzeichnungen automatisch im Profil des Kunden gespeichert?

Ja, der Anrufverlauf wird in der Tabelle Anrufe erfasst.

Was muss ich tun, wenn ich die Durchwahl eines Benutzers in Aircall ändere?

Wenn Sie eine Durchwahlnummer im Aircall-Dashboard aktualisieren, müssen Sie das entsprechende Feld „Nebenstellennummer“ in den RO App-Einstellungen manuell aktualisieren, um sicherzustellen, dass Anrufe weiterhin korrekt synchronisiert werden.