Mit der RO App können Sie Anrufe direkt im System bearbeiten: ausgehende Anrufe tätigen, Benachrichtigungen über eingehende Anrufe erhalten und den Kommunikationsverlauf automatisch speichern.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Anrufe in Ihrer täglichen Arbeit bearbeiten können.
Vorbereitung für die Arbeit mit Anrufen
Damit alles korrekt funktioniert, müssen Sie zunächst die Telefonie verbinden. Erstellen und konfigurieren Sie dazu ein Konto bei einem der verfügbaren Anbieter und fügen Sie die RO App auf der Seite Einstellungen > Telefonie > Anbieter hinzu.
Außerdem müssen Sie eine VoIP-App (SIP, Softphone) installieren und konfigurieren – dies ist das Gerät, das zum Empfangen und Tätigen von Anrufen verwendet wird, da die RO App die Telefonie nicht ersetzt, sondern Anrufe aufzeichnet und Informationen darüber im System anzeigt.
Nachdem die Einstellungen abgeschlossen sind, können Sie Anrufe vollständig empfangen und tätigen.
So tätigen Sie einen ausgehenden Anruf
In der RO App können Sie einen Anruf von verschiedenen Orten aus initiieren:
Aus der Dokumententabelle (Aufträge, Anfragen, Buchungen, Rechnungen usw.).
Aus dem Profil der Kontakte auf der Registerkarte „Allgemein“ – klicken Sie auf die drei Punkte neben der Telefonnummer.
Aus einem Auftrag heraus – klicken Sie auf das Symbol für Benachrichtigungen in der oberen rechten Ecke.
Aus der Kontaktkarte (in einem Auftrag, einer Buchung, einer Anfrage usw.).
Bewegen Sie anschließend den Mauszeiger über die Telefonnummer des Kontakts, wählen Sie die Durchwahlnummer (wenn mehrere Durchwahlen verfügbar sind) und klicken Sie auf Anrufen.
Danach initiiert die RO App einen Anruf über die VoIP-App (Softphone).
So nehmen Sie einen eingehenden Anruf entgegen
Bei einem eingehenden Anruf wird in der unteren rechten Ecke eine Karte für eingehende Anrufe angezeigt. Diese Karte dient nur zu Informationszwecken. Sie können den Anruf nur über die verbundene SIP-Anwendung entgegennehmen und ein Gespräch führen.
Damit ein Mitarbeiter die Karte für eingehende Anrufe sehen kann, müssen Sie diesem Mitarbeiter in den Einstellungen für die Telefonie-Integration Zugriff auf die Durchwahlnummer gewähren.
Anruf von einem bestehenden Kontakt
Eine Karte für einen eingehenden Anruf von einem bestehenden Kontakt zeigt Folgendes an:
Name der Nebenstellennummer (Mobilteil), auf der der Anruf eingegangen ist.
Kontaktkarte: Name, Position, Organisation, Vorgesetzter, Kontostand und alle im Formulareditor aktivierten Felder. Durch Klicken auf den Namen wird das vollständige Profil geöffnet.
Informationen zum zuletzt geöffneten Dokument und die Möglichkeit, dessen Status zu ändern:
Anfragekarte;
Auftragskarte;
eine Buchung mit Angabe des Status, der Uhrzeit, des Technikers und des zu zahlenden Betrags;
Schaltfläche zum Anzeigen aller Dokumente desselben Typs wie das zuletzt geöffnete Dokument (wenn es sich beispielsweise um einen Auftrag handelt, wird die Schaltfläche „Alle Aufträge” angezeigt).
Schaltfläche „+ Erstellen”, mit der Sie schnell eine neue Anfrage, Buchung oder Bestellung hinzufügen können.
Anruf von einem unbekannten Kontakt
Bei einem eingehenden Anruf von einem unbekannten Kontakt wird Folgendes angezeigt:
Der Name der Nebenstellennummer (Mobilteil), an die der Anruf getätigt wurde.
Die Telefonnummer;
Schaltfläche „+ Erstellen” (klicken Sie darauf, um einen Kontakt, eine Anfrage, eine Buchung oder einen Auftrag zu erstellen).
Speichern abgeschlossener Anrufe
Alle abgeschlossenen Anrufe von bestehenden Kontakten werden im Profil des Kontakts auf der Registerkarte Kommunikation > Anrufe und in der Anruftabelle gespeichert.
Wenn der Kontakt einen offenen Auftrag hat, wird der abgeschlossene Anruf auch im ereignis-feed des Auftrags gespeichert, wo Sie ihn anhören und herunterladen können.
Wenn der Kontakt mehrere Aufträge mit unterschiedlichem Status hat, wird der Anruf zur letzten offenen Bestellung gespeichert.
Wenn sich alle Bestellungen des Kontakts im Gruppenstatus „Geschlossen“ oder „Abgegeben“ befinden, wird der Anruf nur im Profil des Kontakts und in der Anruftabelle gespeichert.
Alle abgeschlossenen Anrufe von unbekannten Kontakten werden in der Anruftabelle gespeichert.
Um einen Anruf von einem unbekannten Kontakt im event-feed des Auftrags zu speichern, müssen Sie einen Auftrag mit dem Kontakt aus der Anrufkarte erstellen und diesen vor Abschluss des Anrufs speichern.
Wenn Sie nur einen Kontakt aus der Anrufkarte erstellen, wird der Anruf nur im Profil des Kontakts und in der Anruftabelle gespeichert.
💡 Tipp
Wir empfehlen, ein einfaches Auftragsformular für die schnelle Erstellung zu erstellen. Sie können die Auftragsart jederzeit ändern und weitere Informationen zum Anlagegut und zum Kontakt eingeben.