In diesem Artikel besprechen wir, wie Sie den Reparaturprozess für angekaufte Anlagen und Produkte im System organisieren können.
Durch die ordnungsgemäße Bearbeitung von Aufträgen können Sie:
eine Historie für jede Anlage führen;
Ausgaben und die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter genau nachverfolgen;
eine Anlage oder ein Produkt für die weitere Nutzung oder den Verkauf vorbereiten.
Wenn Sie große Mengen an zurückgekauften Geräten bearbeiten, ist es wichtig, alle Arbeitsschritte für jede Anlage zu dokumentieren, um Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten und Kunden genau nachverfolgen zu können.
Szenario 1. Reparatur eines Assets und Verwendung als Asset
Sie verfügen nun über ein erworbenes Asset. Um es innerhalb des Unternehmens zu nutzen – für die Arbeit von Technikern oder sogar zur Vermietung – reparieren Sie es, indem Sie die folgenden Schritte befolgen.
1. Erstellen Sie einen speziellen Auftragstyp für die Geräte-Reparatur (z. B. „Reparatur eines gebrauchten Geräts“).
❗ Dieser Auftragstyp muss das Systemfeld „Gerät“ enthalten, damit Sie das gekaufte Gerät hinzufügen können.
Die Verwendung eines separaten Auftragstyps ermöglicht Ihnen:
die Gehaltsabrechnung Berechnung für Mitarbeiter anders zu berechnen,
und, falls erforderlich, eine separate Statuskette für diesen Auftrag zu erstellen, um das Versenden unnötiger Benachrichtigungen zu vermeiden.
2. Fügen Sie das gekaufte Gerät dem Auftrag hinzu.
Für diese Art von Auftrag empfehlen wir, einen separaten Kunden mit dem Organisationstyp anzulegen.
3. Fügen Sie die für die Reparatur der Geräte erforderlichen Produkte und Dienste hinzu und legen Sie für diese einen Nullpreis fest, um die Nutzung von Produkten und Diensten zu erfassen, ohne dass dabei Gewinn entsteht, da es sich um eine interne Reparatur und nicht um einen Verkauf an einen Kunden handelt.
Um sicherzustellen, dass ein Mitarbeiter eine Prämie für die Reparatur eines gekauften Geräts erhält, richten Sie eine separate Regel zur Berechnung einer Sonderprovision für diesen Dienst ein.
4. Schließen Sie den Auftrag nach Abschluss der Reparatur – stellen Sie sicher, dass sich das Gerät beim Schließen des Auftrags weiterhin im Lager des Unternehmens befindet.
5. Bearbeiten Sie den Anschaffungswert des Geräts:
Kopieren Sie den Anschaffungswert des Auftrags aus dem Bericht „Gewinn aus Aufträgen“.
Fügen Sie diesen Betrag zum bestehenden Anschaffungswert des Geräts im Feld „Kosten“ hinzu – dies ist der neue Anschaffungswert, der die Reparatur und die verwendeten Materialien berücksichtigt.
Wenn es für Sie wichtig ist, zu sehen, wie sich die Kosten des Assets ändern, empfehlen wir, ein Feld „Neue Kosten“ im Formular anzulegen. Hier können Sie den aktuellen Betrag eintragen, nachdem das Asset repariert wurde.
Nach der Reparatur kann das Asset als interne Unternehmensressource genutzt werden:
als Werkzeug für andere Aufträge;
als Ausrüstung für Techniker;
als Asset zur Vermietung.
Um das Gerät in Aufträgen als Produkt zu verwenden oder an einen Kunden zu verkaufen, befolgen Sie die Schritte in Szenario 2.
Szenario 2. Reparieren eines Geräts und Umwandeln in ein Produkt
Sie verfügen nun über ein repariertes Gerät. Um es in ein Produkt für Verkäufe oder ein Ersatzteil für Aufträge umzuwandeln, befolgen Sie die folgenden Schritte.
1. Führen Sie alle Schritte aus dem vorherigen Szenario 1 durch.
2. Wandeln Sie das reparierte Gerät in ein Produkt um und buchen Sie es in das gewünschte Lager.
Der Lieferant in dieser Buchung muss dieselbe Kundenorganisation sein, die den Auftrag aufgegeben hat. Dazu müssen Sie diese im Kontaktprofil als Lieferanten kennzeichnen.
Sie können ein neues Produkt anlegen oder das generalüberholte Produkt als neue Seriennummer zu einem bestehenden Produkt hinzufügen (z. B. „iPhone Refurbished“).
Der Kaufpreis entspricht den Neukosten des Assets (Kosten des gekauften Artikels + Reparaturkosten).
Szenario 3. Reparatur eines gekauften Geräts nach der Umwandlung in ein Produkt
Wenn Sie bereits eine Anlage von einem Kunden gekauft und in ein Produkt umgewandelt haben, nun aber eine Reparatur durchführen müssen:
1. Wandeln Sie das Produkt wieder in eine Anlage um. Dies ist erforderlich, um:
die zu reparierende Einheit in Aufträgen klar von den für die Reparatur verwendeten Produkten und Ersatzteilen zu unterscheiden;
alle Änderungen an der Anlage zu verfolgen und deren Kosten unter Berücksichtigung der durchgeführten Arbeiten und der verwendeten Materialien zu aktualisieren.
2. Fahren Sie mit den Schritten aus Szenario 1 fort.
Sobald die Reparatur abgeschlossen ist, können Sie:
die Geräte als bereit für die weitere Nutzung belassen;
oder sie gemäß den Schritten aus Szenario 2 wieder in ein Produkt umwandeln, das zum Verkauf oder zur Verwendung als Ersatzteil in Aufträgen bereit ist.