RO App basiert auf verschiedenen Dokumenttypen. Jeder davon ist für eine bestimmte Phase der Kundenbeziehung konzipiert. Werfen wir einen Blick auf die Unterschiede zwischen ihnen und wie sie miteinander verknüpft sind.

Anfragen sind alle Interaktionen, die ein potenzieller Kunde mit Meinem Unternehmen hat: ein Telefonanruf, das Absenden eines Formulars über die Website oder ein Besuch im Büro. Das Hauptziel dieses Dokuments ist es, sicherzustellen, dass keine Anfrage übersehen wird.

Anfragen können manuell, automatisch aus einem eingehenden oder verpassten Anruf (sofern die Telefonintegration aktiviert ist) oder direkt aus einem Chat oder dem Kundenprofil erstellt werden.

Nach der Bearbeitung wird die Anfrage in Aufträge oder Verkäufe umgewandelt. Es gibt vier Berichte für Anfragen: allgemeine Liste, Konversion, Mitarbeiterleistung und ohne Ergebnis abgeschlossen.

Nützlich für: Arztpraxen, Kosmetiksalons, Bildungszentren, Servicezentren und Online-Shops.

Buchung – für Unternehmen, bei denen Kunden zu einer bestimmten Zeit zu einem bestimmten Spezialisten kommen. Sie zeigt die Verfügbarkeit von Technikern und Ressourcen (wie Hebebühnen oder Arbeitsplätze in einem Servicezentrum) an und hilft, Überschneidungen zu vermeiden.

Eine wichtige Funktion, die in anderen Dokumenten nicht zu finden ist: Der Kunde kann selbst eine Buchung vornehmen über das Online-Termin-Formular auf Ihrer Website.

Die Buchung wird in einen Kostenvoranschlag, einen Auftrag oder einen Verkauf umgewandelt. Derzeit gibt es keine separaten Berichte.

Nützlich für: Schönheitssalons und Spas, medizinische Zentren, Autowerkstätten, Werkstätten, Tierkliniken, Rechts- und Design-Dienste.

Kostenvoranschlag – dies ist eine vorläufige Berechnung. Er wird benötigt, wenn der Preis nicht feststeht und von Komplexität, Umfang oder Details abhängt. Der Kunde sieht den vollen Umfang und die Kosten – und erst nach der Genehmigung werden Aufträge angelegt.

Lässt sich ausschließlich in Aufträge umwandeln. Die Berichte sind dieselben wie bei Aufträgen; Sie müssen lediglich den Dokumenttyp „Kostenvoranschlag“ auswählen.

Nützlich für: Geräte-Reparatur, Bau und Ausbau, Kfz-Dienstleistungen, Druckereien und Schneidereien.

Auftrag – dies ist das Herzstück des Systems. Ein Gerät oder eine Anlage – ein Auftrag. Das Dokument ist mehrstufig: von der Diagnose und Begutachtung bis zu Zahlungen und zum Abschluss.

Der Hauptvorteil gegenüber Verkäufen: Aufträge unterstützen komplexe und gemischte Zahlungsmodelle – teils Barzahlung, teils Kartenzahlung, Vorauszahlung, Teilzahlung. Wenn Sie finanzielle Flexibilität benötigen, ist dies das richtige Dokument für Sie.

Aufträge werden nicht in andere Dokumente umgewandelt – sie sind die letzte Stufe. Sie verfügen über die umfassendste Berichterstellung im System.

Nützlich für: alle Dienstleistungsunternehmen mit einem mehrstufigen Prozess.

Verkäufe sind für eine möglichst schnelle Transaktionsabwicklung ausgelegt. Minimale Klicks, keine unnötigen Felder.

Diese Geschwindigkeit hat jedoch ihren Preis: Ein Verkauf unterstützt keine gemischten Zahlungen, Vorauszahlungen oder Teilzahlungen. Wenn das Zahlungsschema komplexer ist als „der Kunde zahlt den vollen Betrag sofort“ – verwenden Sie Aufträge.

Verkäufe lassen sich auch nicht weiter konvertieren. Die Berichterstellung erfolgt in einem separaten Bereich für Verkäufe.

Nützlich für: Einzelhandelsgeschäfte, Verkaufsstellen, jeden einfachen Kassiervorgang.

Rechnung – dies ist keine Transaktion, sondern eine Vereinbarung. Dies hat keine Auswirkungen auf das Inventar, wirkt sich jedoch auf die Bilanzen der Finanzkonten (Kassen) aus, da Zahlungen für diese Rechnungen entgegengenommen werden können.

Nützlich im B2B-Bereich oder wenn Sie dem Kunden vor den Zahlungen ein Dokument senden müssen. Es gibt keine separaten Berichte, aber der Cashflow wird in den Finanzberichten nachverfolgt.

Die meisten Dokumente sind keine isolierten Werkzeuge, sondern Teile einer einzigen Kette:

So kann ein Kunde den gesamten Weg vom ersten Anruf bis zum abgeschlossenen Geschäft in einem einzigen System durchlaufen – und kein Schritt geht verloren.