RO App automatisiert Prozesse in jeder Phase der Kundeninteraktion – vom ersten Anruf bis zur Erledigung von Aufträgen und Zahlungen. Die wichtigsten integrierten Automatisierungen des Systems sind im Folgenden aufgeführt. Für nicht standardmäßige Szenarien stehen zudem APIs und Webhooks zur Verfügung – damit können Sie die Funktionalität flexibel erweitern, um den Anforderungen Ihres jeweiligen Unternehmens gerecht zu werden.

Multichannel-Auslöser. RO App versendet automatisch SMS-, E-Mail- oder Telegram-Nachrichten an Kunden und Mitarbeiter, wenn bestimmte Ereignisse eintreten. Benachrichtigungen können auch in denselben Chat gesendet werden, in dem Sie ursprünglich mit dem Kunden kommuniziert haben – auf Viber, WhatsApp oder Instagram.

Beispiele:

Geplanter Versand. Sie können einen geplanten Versand einrichten und Nachrichten so konfigurieren, dass sie nur während der Geschäftszeiten versendet werden.

Beispielsweise erhält der Kunde eine Woche nach einem Salonbesuch automatisch eine Aufforderung, eine Bewertung abzugeben.

Anruftranskription. Nach Beendigung des Anrufs erstellt das System automatisch ein Transkript des Gesprächs. Sie können die Anrufart (eingehend, ausgehend oder alle), die Mindest- und Höchstdauer sowie bestimmte Durchwahlnummern konfigurieren, für die diese Funktion gilt.

KI-basierte Kundenstimmungsanalyse. Nach der Erstellung des Transkripts analysiert die KI automatisch das Gespräch, um die Stimmung des Kunden und wichtige Erkenntnisse zu ermitteln. Die Stimmung spiegelt den Zufriedenheitsgrad des Kunden mithilfe von Emojis wider, während die Erkenntnisse kurze Beschreibungen des Anrufs liefern, wie beispielsweise „Rückruf erforderlich“, „Kunde ist mit dem Dienst zufrieden“ oder „Problem nicht gelöst“.

Erstellen von Aufgaben und Anfragen aus Anrufen. Für jeden verpassten oder angenommenen eingehenden Anruf erstellt das System automatisch eine Aufgabe oder Anfrage und weist ihr einen manager zu. Befindet sich der Kunde bereits in der Datenbank, findet das System ihn und verknüpft ihn mit einem bestehenden Auftrag oder einer bestehenden Anfrage.

Registrierung neuer Kontakte. Ruft ein Kunde, der noch nicht in der Datenbank erfasst ist, das Unternehmen an, erstellt das System automatisch eine neue Kontaktkarte mit seiner Telefonnummer. Damit Mitarbeiter neue Interessenten sofort erkennen und nicht mit bestehenden Kontakten verwechseln können, wird solchen Kontakten automatisch ein Name in einer speziell formatierten Beschriftung zugewiesen.

Umwandlung einer Anfrage in Aufträge oder einen Verkauf. Wenn eine Anfrage den Status eines erfolgreichen Auftrags oder Verkaufs erreicht, erstellt das System automatisch Aufträge oder einen Verkauf auf dieser Grundlage. Der Manager muss die Daten und Angaben des Kunden nicht manuell aus der Anfrage übernehmen – der gesamte Prozess, vom ersten Kontakt bis hin zu den Aufträgen oder dem Verkauf, findet an einem Ort statt.

Statussynchronisation basierend auf der Entscheidung des Kunden. Wenn der Kunde den Kostenvoranschlag genehmigt, aktualisiert das System automatisch dessen Status und wandelt ihn in Aufträge um. Lehnt der Kunde ab, wird der Kostenvoranschlag mit dem entsprechenden Status geschlossen. Dies beschleunigt den Übergang von der Genehmigung zur Ausführung der Arbeiten.

Erfassung der Unterschrift oder des Ablehnungsgrundes auf der öffentlichen Seite. Nach der Genehmigung des Kostenvoranschlags fordert das System den Kunden auf, eine elektronische Unterschrift zu leisten. Diese wird auf der öffentlichen Seite angezeigt und automatisch im Ereignisprotokoll des Kostenvoranschlags gespeichert (bei Bedarf können mehrere Unterschriften in verschiedenen Phasen erfasst werden). Lehnt der Kunde den Vorschlag ab, fordert das System ihn auf, den Grund für die Ablehnung anzugeben, der ebenfalls im Ereignisprotokoll festgehalten wird. Dies ermöglicht es dem Manager, die Konditionen umgehend anzupassen, den Kostenvoranschlag schnell zu aktualisieren und die Kommunikation fortzusetzen.

Eine ähnliche Funktion zum Erfassen von Unterschriften und Ablehnungsgründen steht auch für reguläre Aufträge zur Verfügung, die den nächsten Schritt nach dem Kostenvoranschlag darstellen.

Versenden von Zahlungslinks bei Statusänderung. Bei der Erstellung eines Auftrags generiert das System automatisch dessen öffentliche Seite und einen eindeutigen Link. Sie können automatische Benachrichtigungen so konfigurieren, dass der Kunde sofort eine Nachricht mit diesem Link erhält, sobald der Auftrag in einen bestimmten Status wechselt (zum Beispiel „Zahlung ausstehend“). Durch Anklicken des Links kann der Kunde die Details des Auftrags einsehen, den Auftrag annehmen oder ablehnen und sofort eine Online-Zahlung vornehmen.

Statusaktualisierung auf der öffentlichen Seite nach Annahme, Ablehnung oder Zahlung. Wenn ein Kunde einen Auftrag über die öffentliche Seite annimmt, ablehnt oder bezahlt, aktualisiert das System den Status des Auftrags automatisch entsprechend, ohne dass ein Eingreifen des Managers erforderlich ist. Auf diese Weise kann das System die Status der Aufträge in Echtzeit auf dem neuesten Stand halten.

Automatisches Ausfüllen von Informationen zu Geräten. Beim Anlegen eines Auftrags kann das System anhand einer eindeutigen Kennung automatisch die Geräte-Details – Kategorie, Marke und Modell – ausfüllen. Es werden verschiedene Sucharten unterstützt: nach IMEI für Smartphones und Tablets, nach VIN für Autos sowie nach HIN für Schiffe. Geben Sie einfach die Nummer ein und klicken Sie auf „Suchen“ – die Felder werden automatisch ausgefüllt.

Änderungen des Auftragsstatus, ausgelöst durch Integrationen mit Marktplätzen. Wenn sich der Status des Auftrags im Online-Shop ändert, wird der Status des Auftrags in RO App automatisch aktualisiert.

Erstellung von Zahlungslinks. Wenn eine Rechnung einen konfigurierten Status erreicht, generiert das System automatisch einen eindeutigen Zahlungslink für den Kunden.

Synchronisation mit Zahlungs- und Buchhaltungsdiensten (Xero, QuickBooks). Sobald die Zahlung über einen verbundenen Zahlungsdienst bestätigt wurde, ändert sich der Status der Rechnung im System automatisch auf „bezahlt“. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, Zahlungen manuell nachzuverfolgen und Rechnungen abzuschließen. Der Manager kann den aktuellen Zahlungsstatus einsehen, ohne eine andere Plattform überprüfen zu müssen.

Ausstellung und Registrierung elektronischer Rechnungen (E-Invoicing). Die Integration automatisiert den Rechnungsaustausch gemäß den EU-Vorgaben vollständig und macht manuelle Arbeiten seitens des Managers überflüssig. Legen Sie einfach einen bestimmten Status für den Auftrag fest; sobald der Auftrag diesen Status erreicht, generiert das System automatisch das Dokument, registriert es bei den Steuerbehörden und sendet es an den Geschäftspartner (per E-Mail oder über das PEPPOL-Netzwerk).

Änderung des Rechnungsstatus nach Zahlungseingang. Nachdem die Zahlung über den angeschlossenen Zahlungsdienst bestätigt wurde, wird der Status der Rechnung im System automatisch auf den entsprechenden Status aktualisiert. Der Manager kann den aktuellen Status der Zahlung ohne zusätzliche Überprüfungen einsehen.

Buchung über die Online-Termin-Seite. Wenn ein Kunde selbstständig über die Online-Termin-Seite einen Termin bucht, erstellt das System automatisch die entsprechende Buchung in RO App. Der Manager muss die Daten nicht manuell eingeben – alles wird sofort erfasst, und der Kunde erhält eine automatische Bestätigung.

Übertragung von Geräten bei Statusänderungen von Aufträgen. Wenn ein Auftrag einen bestimmten Status erreicht, wird das Gerät automatisch an den entsprechenden Standort übertragen. Befindet sich der Status beispielsweise auf „In Bearbeitung“, wird es an den Standort des Technikers übertragen; bei „Bereit“ erfolgt die Übertragung an den Standort „Abholung“. So können Sie den Standort des Geräts in jeder Phase genau nachverfolgen.

Reservierung von Produkten für Aufträge. Diese Funktion automatisiert die Verwaltung des Inventars und vereinfacht die Zuweisung von nicht vorrätigen Produkten erheblich. Wenn der Auftrag eines Kunden einen bestimmten Status erreicht, fügt das System die fehlenden Produkte automatisch einer Warteliste hinzu. Sobald ein Produkt von einem Lieferanten eintrifft oder aus einem anderen Firmenlager umgelagert wird, reserviert das System es sofort für diesen bestimmten Kunden. Werden Aufträge storniert oder läuft die Reservierungsfrist ab, wird die Reservierung automatisch aufgehoben und das Produkt wieder in den verkaufsbereiten Bestand zurückgeführt.

Automatischer Druck von Belegen und Etiketten bei wichtigen Vorgängen. Diese Einstellung ermöglicht es dem System, die erforderlichen Formulare automatisch an den Drucker zu senden, sodass die Manager keine Zeit damit verbringen müssen, dies manuell zu erledigen. Wählen Sie das Dokument einfach einmalig aus, wenn Sie Aufträge erstellen (Wareneingang), abschließen (Bericht über den Arbeitsabschluss) oder Verkäufe tätigen (Verkaufsbeleg) – das System merkt sich Ihre Auswahl und löst den Druckvorgang in Zukunft automatisch aus. Sie können in den Einstellungen der Vorlage auch den automatischen Druck von Gerätenamen aktivieren: Nach der Aktivierung öffnet sich das Druckfenster automatisch, sobald Aufträge erstellt werden, was die Etikettierung und den Dienst erheblich beschleunigt.

Lohn- und Bonusberechnung. Diese Funktion automatisiert die Erfassung von Mitarbeitervergütungen und Strafen vollständig und macht manuelle Berechnungen überflüssig. Wählen Sie in den Einstellungen einfach einmalig ein Schlüsselereignis für die Abgrenzung aus, zum Beispiel:

Sobald dieses Ereignis erfasst wird, berechnet das System die Zahlung und schreibt sie dem Mitarbeiter gut.

Diese ermöglichen es Ihnen, Daten automatisch zwischen RO App und externen Plattformen zu übertragen, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist. So können Sie beispielsweise die automatische Erstellung von Anfragen, Kontakten oder Aufträgen aus Google Forms, Ihrer eigenen Website oder Landingpage, einem Online-Shop oder jedem anderen Dienst mit Formularen einrichten.

Wie Sie sehen, deckt die Automatisierung in RO App die gesamte Kundenreise ab – von Anrufen und Anfragen bis hin zu Aufträgen, Zahlungen und dem Inventar. Wir arbeiten weiterhin an neuen Funktionen, um Routineaufgaben zu reduzieren und Ihre Arbeit schneller und effizienter zu gestalten.