Die Reservierung eines Produkts ist ein Vorgang, bei dem eine bestimmte Produktmenge speziell für einen bestimmten Auftrag „zurückgelegt“ wird. In der RO App bedeutet dies, dass das System die erforderlichen Artikel sperrt, sodass sie garantiert für diesen Auftrag verfügbar sind, auch wenn Andere Benutzer oder Aufträge möglicherweise mit demselben Inventar arbeiten.
Die Produkt-Reservierungsfunktion ist besonders nützlich für Unternehmen, die mit Aufträgen und begrenztem Inventar arbeiten. Dazu gehören Autowerkstätten und Reifengeschäfte, Reparaturwerkstätten, Schmuck- und Uhrenreparaturwerkstätten, Ateliers und Schönheitssalons sowie Einzelhandelsgeschäfte, die Haushaltsgeräte, Kleidung, Schuhe und Autoteile verkaufen. Dank der Reservierungen können diese Unternehmen die Verfügbarkeit des richtigen Produkts für einen bestimmten Kunden garantieren und Fehler bei der Lieferung vermeiden.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Reservierungen aktivieren, manuell und automatisch erstellen, bearbeiten, verschieben und stornieren sowie reservierte Produkte zu Aufträgen hinzufügen können.
⭐ Die Produkt-Reservierungsfunktion ist nur für die Abonnementpläne Business und Enterprise verfügbar.
Beispiele für die Verwendung von Produktreservierungen
Eine Managerin bearbeitet eine Kundenbestellung
Das Unternehmen verkauft Spezialausrüstung auf Bestellung. Der Kunde hat ein Produkt bestellt, das derzeit nicht im Bestand ist. Die Managerin fügt es der Bestellung mit dem Status „ohne Abzug” hinzu und erstellt sofort eine Bestellung für den Lieferanten. Sie möchte, dass das Produkt bei seiner Ankunft automatisch für diese Bestellung reserviert wird, anstatt in den allgemeinen Bestand zu gelangen.
Der Logistiker kontrolliert die Ankunft der Produkte
Der Logistiker sieht, dass die Produkte gemäß der Bestellung des Lieferanten, die mit dem Auftrag des Kunden verknüpft ist, angekommen sind. Das System erstellt automatisch eine Reservierung, sodass der Logistiker sicher sein kann, dass diese Artikel auch in dringenden Fällen nicht an Andere versandt werden können.
Der Administrator legt die Reservierungsregeln fest
Der Logistikmanager legt fest, dass Produkte maximal 5 Tage lang für einen Kundenauftrag reserviert werden können. Auf diese Weise können Sie Produkte, die nicht rechtzeitig verwendet oder verkauft wurden, automatisch freigeben.
So aktivieren Sie die Produktreservierung
Um die Reservierungsfunktion zu nutzen, müssen Sie sie zunächst in den Inventar-Einstellungen aktivieren.
So reservieren Sie ein Produkt aus einem Kundenauftrag
Wichtig
Um Produkte über den Auftragsdialog reservieren und Reservierungen anzeigen zu können, müssen die Rechte „Kann Reservierungen erstellen” und „Kann Reservierungen anzeigen” aktiviert sein.
Sie können nur die Menge an Waren manuell reservieren, die verfügbar ist.
1. Wenn Sie ein Produkt auf der Registerkarte „Dienstleistungen und Produkte” hinzufügen, klicken Sie im Fenster für die Mengen- und Bestandsauswahl auf „Reservieren”. Die gleiche Option ist im Bearbeitungsfenster für das hinzugefügte Produkt verfügbar.
2. Geben Sie den Lagerbestand, aus dem das Produkt reserviert werden soll, und die Menge an. Sie können dasselbe Produkt in unterschiedlichen Mengen in verschiedenen Lagern reservieren, wenn Sie im Falle von Engpässen auf Nummer sicher gehen, die Lieferung optimieren oder die Verfügbarkeit des Produkts an verschiedenen Orten für den Kunden gewährleisten möchten.
❗ Die Menge der Produkte, die in einem Lagerhaus reserviert werden kann, darf den verfügbaren Bestand in diesem Lagerhaus nicht überschreiten.
Bei Serienprodukten müssen Sie bestimmte Produkte angeben oder auswählen. Eine Serieinheit kann jeweils nur für einen Auftrag reserviert werden.
3. Der in den Einstellungen festgelegte Wert wird in das Feld „Reservierungszeitraum“ eingegeben. Er kann geändert werden, aber die neue Laufzeit darf die festgelegte Grenze nicht überschreiten. Bei Bedarf kann der Reservierungszeitraum verlängert werden, z. B. wenn sich das Produkt im Lager verzögert, der Kunde den Empfang verschiebt oder der Auftrag zusätzliche Zeit zur Fertigstellung benötigt.
Wenn beispielsweise die maximale Reservierungsdauer auf 10 Tage festgelegt ist, wird die Reservierung standardmäßig für 10 Tage angelegt. Nach 5 Tagen teilt Ihnen der Kunde mit, dass er das Produkt in den nächsten Tagen nicht abholen kann, sodass Sie die Reservierung verlängern können, indem Sie den Saldo von 5 Tagen auf die maximal zulässigen 10 Tage erhöhen.
4. Klicken Sie auf „Erstellen“ und speichern Sie die Änderungen im Fenster der Produktbearbeitung und im Auftrag.
Das gleiche nicht serienmäßige Produkt für einen Auftrag kann in unterschiedlichen Mengen in verschiedenen Lagern reserviert werden.
Danach verschwindet die reservierte Warenmenge aus dem verfügbaren Bestand. Im Produktprofil auf der Registerkarte „Bestand” können Sie sehen, wie viele Einheiten des Produkts reserviert sind.
Der Auftragsereignis-Feed zeichnet auch die Erstellung der Reservierung auf.
Darüber hinaus können Sie die gesamte reservierte Menge für alle Bestände auf der Seite Inventar > Bestand einsehen.
So funktioniert die automatische Produktreservierung
Die automatische Produktreservierung wird verwendet, wenn das gewünschte Produkt nicht im Bestand ist.
Um sicherzustellen, dass sie korrekt funktioniert, führen Sie die folgenden Schritte aus:
1. Aktivieren Sie die Funktion zum Hinzufügen nicht abgeschriebener Produkte zur Liste der Kundenrückstände für die erforderlichen Bestellstatus und fügen Sie Produkte hinzu, ohne sie in dem Auftrag als Abschreibung vorzunehmen.
Auf diese Weise werden alle nicht abgeschriebenen Produkte, die einer Bestellung hinzugefügt werden, automatisch in die Liste der Kundenrückstände aufgenommen, wenn sich eine Bestellung in einem dieser Status befindet.
2. Erstellen Sie eine Bestellung aus der Liste der Kundenrückstände. Auf diese Weise erfasst das System die Verbindung zwischen der Bestellung des Kunden und dem Lieferanten.
3. Nachdem das Produkt eingegangen und gebucht wurde, reserviert das System automatisch die gebuchte Menge für die Bestellung, aus der der Kauf initiiert wurde, für den in den Einstellungen angegebenen maximalen Zeitraum.
Wenn die tatsächlich gebuchte Produktmenge größer oder kleiner als die bestellte Menge ist, wird die Reservierung für die gebuchte Menge erstellt, nicht für die in der Bestellung angegebene Menge. Wenn beispielsweise nur ein Teil der Produkte gebucht wurde, kann der Rest automatisch reserviert werden, wenn die nächste Lieferung nach der Erstellung einer neuen Bestellung eintrifft.
💬 Der teilweise Empfang von Produkten und Teilzahlungen für Bestellungen bei Lieferanten werden in Kürze verfügbar sein. Wenn Sie bereits Ideen oder Vorschläge haben, wie dies in Ihrem Unternehmen funktionieren sollte, würden wir uns über Ihr Feedback freuen – schreiben Sie an den Support-Team-Chat.
Die Produktreservierung wird in dem Lager erstellt, in dem das Produkt eingegangen ist, auch wenn die Bestellung des Kunden an einem anderen Ort aufgegeben wurde. Bei Bedarf kann das Produkt in ein anderes Inventar verlegt werden – die Reserve wird mitverlegt. Mit anderen Worten: Die Reserve ist an das Produkt „gebunden“, nicht an den Auftrag.
Bei Serienprodukten reserviert das System Seriennummern, die in der Reihenfolge des Scannens oder Hinzufügens vergeben werden. Wenn der Auftrag nicht verfügbar ist (z. B. wenn die Seriennummern automatisch generiert wurden), wählt das System nach dem FEFO- oder FIFO-Prinzip aus.
Die Reservierungsdauer wird durch die Einstellungen im Abschnitt Einstellungen > Inventar > Einstellungen festgelegt.
Die reservierte Menge des Produkts wird im Produktprofil und auf der Seite Inventar > Bestand angezeigt.
Wichtig: Wenn der Auftrag des Kunden vor Erhalt der Produkte storniert wird, wird die Reservierung nicht erstellt.
So fügen Sie reservierte Produkte zu einem Auftrag hinzu
Wenn die reservierten Produkte für einen bestimmten Auftrag bereitstehen, müssen sie hinzugefügt werden, um die Reservierung abzuschließen und die Produkte in den Auftrag aufzunehmen. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
1. Öffnen Sie das Fenster zur Bearbeitung des Produkts.
2. Klicken Sie auf das Häkchen neben der Reservierung.
Die reservierte verfügbare Menge wird dem Auftrag hinzugefügt.
So arbeiten Sie mit Reservierungen
So bearbeiten Sie eine Reservierung
Wichtig: Um eine Reservierung bearbeiten zu können, aktivieren Sie in den Rolleneinstellungen das Recht „Kann Reservierungen bearbeiten”.
1. Öffnen Sie das gewünschte Produkt in der Bestellung.
2. Klicken Sie auf das Stiftsymbol neben der erstellten Reservierung.
3. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor.
Sie können den Reservierungszeitraum ändern, die Reservierung in einen anderen Bestand verschieben oder sogar löschen.
4. Speichern Sie anschließend die Änderungen.
So verschieben Sie eine Reservierung
Reservierte Produkte können zwischen den Lagern des Unternehmens verschoben werden. Die Übertragung einer Reservierung funktioniert ähnlich wie die Übertragung eines Produkts und hebt weder die Reservierung auf noch ändert sie den Auftrag, für den die Reservierung vorgenommen wurde.
1. Öffnen Sie das Fenster zur Bearbeitung der Reservierung und klicken Sie auf Übertragung.
2. Geben Sie den neuen Lagerbestand und die zu übertragende Menge an.
3. Klicken Sie auf Erstellen. Das System erstellt eine Übertragung der Produktreservierung.
So stornieren Sie eine Reservierung
Wichtig: Um eine produkt-Reservierung stornieren zu können, aktivieren Sie in den Rolleneinstellungen das Recht „Kann Reservierungen löschen”.
1. Öffnen Sie das Fenster zur Bearbeitung der Reservierung.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen in der unteren rechten Ecke.
Wenn die Reservierung überfällig ist, entfernt das System sie automatisch und macht das Produkt verfügbar. Wenn der Auftrag storniert wird, wird die Reservierung ebenfalls automatisch entfernt.