In der RO App können Ressourcen nach Typ gruppiert und zur Verwaltung der Verfügbarkeit bei der Planung von Kundenbuchungen verwendet werden.
Für einen Salon können Sie beispielsweise den Ressourcentyp „Behandlungsraum“ anlegen und diesem bestimmte Ressourcen hinzufügen: „Behandlungsraum 1“, „Behandlungsraum 2“ und „Behandlungsraum 3“. Ein einzelner Ressourcentyp kann standortübergreifend verwendet werden.
Ressourcentyp und Ressource
Das System verwendet zwei miteinander verbundene Entitäten:
Ressourcentyp – gruppiert Ressourcen, die demselben Zweck dienen. Zum Beispiel den Ressourcentyp „Behandlungsraum“, den Ressourcentyp „Massageraum“ und den Ressourcentyp „Aufzug“.
Ressource – eine konkrete Instanz dieses Typs. Zum Beispiel „Box 1“ oder „Box 2“.
Eine einzelne Ressource gehört immer zu einem einzigen Typ.
Wichtig: Ein Ressourcentyp wird auf Unternehmensebene angelegt und bearbeitet, nicht auf der Ebene einzelner Standorte. Ein einzelner Typ kann gleichzeitig mehreren Standorten zugewiesen werden.
Ressourcentyp anlegen
Um einen Ressourcentyp anzulegen, gehen Sie zum Abschnitt Einstellungen > Allgemein > Buchungen und führen Sie folgende Schritte aus:
1. Klicken Sie auf + Ressourcentyp
2. Geben Sie beim Anlegen des Ressourcentyps Folgendes an:
den Namen des Ressourcentyps;
die Standorte, an denen er verwendet werden soll;
die Anzahl der Ressourcen für jeden Standort.
Wenn Sie beispielsweise 3 Ressourcen für den Typ „Box“ angeben, erstellt das System automatisch: Box 1, Box 2, Box 3.
Auf diese Weise müssen Sie denselben Ressourcentyp nicht für jeden Standort separat anlegen. Einzelne Ressourcen können über die Einstellungen des Unternehmens oder auf der Seite des entsprechenden Standorts hinzugefügt oder bearbeitet werden.
3. Automatische Ressourcenzuweisung
Wenn der erforderliche Ressourcentyp für einen Dienst konfiguriert ist, kann die RO App bei der Erstellung einer Buchung automatisch eine bestimmte verfügbare Ressource zuweisen.
Für jeden Ressourcentyp können Sie eine Methode zur automatischen Zuweisung auswählen:
Gleichmäßige Verteilung — (Standard) — das System wählt die am wenigsten ausgelastete verfügbare Ressource aus und gewährleistet so eine ausgewogene Auslastung aller
Maximale Auslastung — das System wählt die am stärksten ausgelastete verfügbare Ressource aus, damit andere Ressourcen länger verfügbar bleiben.
Wenn beispielsweise für einen Dienst der Ressourcentyp „Büro“ erforderlich ist und das Unternehmen über drei Büros verfügt, wählt das System bei der Erstellung einer Buchung automatisch ein verfügbares Büro gemäß der gewählten Strategie aus. Bei Bedarf können Sie die zugewiesene Ressource manuell ändern.
Verknüpfung von Ressourcen mit Diensten
Für jeden Dienst können Sie festlegen, welche Ressourcentypen für deren Durchführung erforderlich sind.
Beispiel:
„Massage“ → Massageraum;
„Autoreparatur“ → Hebebühne;
„Garagenstellplatzvermietung“ → Garagenstellplatz.
Sie können einem einzelnen Dienst mehrere Ressourcentypen zuweisen. Wird derselbe Ressourcentyp einem Dienst mehrfach zugewiesen, muss das System bei der Erstellung einer Buchung die entsprechende Anzahl unterschiedlicher Ressourcen reservieren. Es ist nicht möglich, einem einzelnen Dienst mehrere Ressourcen desselben Typs zuzuweisen.
Bitte beachten Sie: Ressourcentypen sind direkt mit Diensten verknüpft. Derzeit ist es nicht möglich, diese Verknüpfung für eine gesamte Kategorie von Diensten zu konfigurieren.
Ressourcen in Buchungen
Sie können eine oder mehrere bestimmte Ressourcen für eine Buchung verwenden.
Bei der manuellen Auswahl von Ressourcen werden diese dem Benutzer nach Typ gruppiert angezeigt. Der Ressourcentyp dient lediglich als Gruppierungsüberschrift und kann nicht separat ausgewählt werden – Sie müssen eine bestimmte Ressource auswählen.
Wenn mehrere Ressourcen für eine einzelne Buchung vorhanden sind, werden sie im Kalender in separaten Zeilen angezeigt, gehören jedoch alle zur selben Buchung.
Wann gilt eine Ressource als gebucht?
Eine Ressource gilt als gebucht, wenn für denselben Zeitblock eine weitere Buchung mit dieser Ressource vorliegt und diese Buchung einen anderen Status hat als:
Abgeschlossen;
Storniert;
Nicht erschienen.
Sind alle Ressourcen des gewünschten Typs gebucht, zeigt das System eine Warnung an, dass einige Ressourcen nicht verfügbar sind. Wenn eine Mitarbeitende eine Buchung manuell anlegt, kann die Buchung auch dann gespeichert werden, wenn keine Ressourcen verfügbar sind.
Auf der öffentlichen Online-Termin-Seite sieht der Kunde keine bestimmte Ressource und wählt auch keine aus. Das System weist sie automatisch zu. Sind keine geeigneten Ressourcen verfügbar, ist es nicht möglich, eine Buchung für diesen Zeitblock anzulegen.