Was ist eine Gutschrift?
Eine Gutschrift ist ein Dokument, mit dem ein Unternehmen einem Kunden oder Zahler eine Gutschrift in bestimmter Höhe gewährt. Sie kann verwendet werden, um einen Fehler auf einer Rechnung zu korrigieren, nach Rechnungsstellung einen zusätzlichen Rabatt zu gewähren oder die Kosten für Waren oder Dienste zu verrechnen.
Eine Gutschrift ändert weder die Preise noch die Einzelposten der ursprünglichen Rechnung. Sie verringert den fälligen Rechnungsbetrag oder erhöht das Guthaben des Zahlers, wenn das Dokument ohne Verknüpfung mit einer Rechnung erstellt wird.
Anwendungsfälle:
Rabatte und Bonuszahlungen. Zum Beispiel ein Mengenrabatt oder eine Entschädigung für eine verspätete Lieferung.
Rechnungsfehler. Ein zu hoch berechneter Preis, eine falsche Menge oder ein zu hoher Betrag, der korrigiert werden muss.
Mangelhafte Waren oder Dienste. Teilentschädigung ohne Rückgabe der Ware.
Stornierung eines Auftrags nach Ausstellung der Rechnung.
In der RO App können Sie eine Gutschrift auf zwei Arten erstellen:
direkt im Bereich „Gutschriften“ – ohne Verknüpfung mit einer Rechnung;
ausgehend von einer offenen Rechnung – automatisch mit dieser verknüpft.
Gutschrift ohne Rechnung erstellen
Verwenden Sie diese Methode, wenn Sie einem Kunden oder Zahler eine Gutschrift ausstellen müssen, ohne diese mit einer bestimmten Rechnung zu verknüpfen.
Gehen Sie zum Bereich Rechnungen → Gutschriften.
Klicken Sie auf + Gutschrift.
Wählen Sie die juristische Person, den Kunden und den Zahler aus.
Wenn Kunde und Zahler dieselbe Person sind, aktivieren Sie die Option Zahler ist derselbe wie der Kunde.Füllen Sie die Felder Zahlungsart, Rechnungstag, Zahlungsfrist, Manager und Kommentar aus.
Fügen Sie im Abschnitt Dienste und Waren die erforderlichen Positionen hinzu und geben Sie für jede Position Folgendes an:
Preis – den Gutschriftsbetrag pro Einheit der Waren oder Dienste;
Menge – die Anzahl der Einheiten, für die die Gutschrift gewährt wird.
Klicken Sie auf Erstellen.
Nach der Erstellung wird die Gutschrift in der allgemeinen Gutschriftsübersicht angezeigt.
Hinweis: Im Formular zum Anlegen einer Gutschrift ohne Rechnung gibt es kein Feld zur Auswahl einer Rechnung. Daher ist es nach der Erstellung nicht möglich, ein solches Dokument mit einer Rechnung zu verknüpfen.
Gutschrift aus einer Rechnung erstellen
Verwenden Sie diese Methode, wenn Sie den fälligen Betrag einer bestimmten Rechnung reduzieren müssen.
Öffnen Sie die gewünschte Rechnung.
Wählen Sie im Menü Aktionen die Option Gutschrift aus.
Überprüfen Sie die Daten im Formular zur Erstellung der Gutschrift.
Das System füllt einige Felder automatisch aus:Rechnung – zeigt einen Link zur ursprünglichen Rechnung an;
Rechtsträger, Kunde und Zahler – die Daten werden aus der Rechnung übernommen, und diese Felder sind nicht bearbeitbar;
Dienste und Produkte – alle Rechnungspositionen werden unter Beibehaltung des ursprünglichen Anzeigeformats der Auftragspositionen übernommen;
Preis – für jede Position wird der aktuelle Preis aus der Rechnung übernommen.
Überprüfen Sie die Positionen und geben Sie den Gutschriftsbetrag an:
Behalten Sie den ursprünglichen Preis bei, wenn Sie eine Gutschrift für die vollen Stückkosten ausstellen müssen;
ändern Sie den Preis, wenn Sie nur für einen Teil der Kosten eine Gutschrift ausstellen müssen;
geben Sie die Anzahl der Einheiten an, für die die Gutschrift ausgestellt wird.
Klicken Sie auf Erstellen.
Nach der Erstellung wird die Gutschrift in der allgemeinen Gutschriftsübersicht angezeigt.
Wichtig: Sie können keine Gutschrift für Rechnungen erstellen, die sich in den Statusgruppen Bezahlt oder Storniert befinden.
Status von Gutschriften
Eine Gutschrift hat zwei Status: Entwurf und Ausgestellt. Der Status bestimmt, ob das Dokument bearbeitet werden kann und ob es sich auf den fälligen Betrag auswirkt.
Entwurf
Ein Entwurf ist eine Gutschrift, die noch nicht bestätigt wurde und keine Auswirkungen auf die Abrechnungen mit dem Kunden hat.
Solange sich das Dokument in diesem Status befindet, können Sie:
die Details bearbeiten;
Einzelposten hinzufügen, ändern oder löschen;
Beträge ändern;
die Gutschrift löschen.
Bitte beachten Sie: Solange die Gutschrift den Status Entwurf hat, bleiben der ausstehende Saldo auf der Rechnung und der Saldo des Zahlers unverändert.
Ausgestellt
Der Status Ausgestellt bedeutet, dass die Gutschrift abgeschlossen wurde und der Betrag in den Abrechnungen berücksichtigt wurde.
Je nachdem, wie die Gutschrift erstellt wurde:
Wurde sie aus einer Rechnung erstellt, wird der ausstehende Saldo dieser Rechnung reduziert;
wurde sie ohne Rechnung erstellt, wird der Betrag dem Saldo des Zahlers gutgeschrieben.
Sobald eine Gutschrift ausgestellt ist, kann sie nicht mehr bearbeitet werden.
Insbesondere können Sie weder die Einzelposten, Beträge, die Belegnummer noch die Verknüpfung zu einer Rechnung ändern, noch können Sie die Art und Weise ändern, wie sie erstellt wurde.
Storniert
Der Status „Storniert“ bedeutet, dass die ausgestellte Gutschrift ungültig gemacht wurde und keine Auswirkungen mehr auf die Abrechnungen mit dem Kunden hat.
Was geschieht nach der Stornierung:
Wurde die Gutschrift auf der Grundlage einer Rechnung erstellt, wird der ausstehende Saldo dieser Rechnung auf den vorherigen Wert zurückgesetzt (erhöht um den Betrag der stornierten Gutschrift);
wurde die Gutschrift ohne Rechnung erstellt, wird der Betrag vom Saldo des Zahlers abgezogen.
FAQ
FAQ
Kann eine Rechnung mit einer Gutschrift verknüpft werden, die ohne Rechnung erstellt wurde? Nein. Eine einmal erstellte Rechnung kann nicht mehr verknüpft, entkoppelt oder ersetzt werden.
Ändert sich der Rechnungsbetrag nach der Ausstellung der Gutschrift? Nein. Der Gesamtbetrag und die Einzelposten der Rechnung bleiben unverändert; lediglich der fällige Saldo wird reduziert.
Kann ich die juristische Person oder den Kunden in einer aus einer Rechnung erstellten Gutschrift ändern? Nein, diese Felder sind gesperrt und können nicht bearbeitet werden.
Wie erstatte ich einem Kunden den Betrag zurück? Über einen separaten Buchungsvorgang. Eine Gutschrift erfasst lediglich die Gutschrift.