QuickBooks Online es un software de contabilidad basado en la nube que ayuda a las empresas a gestionar sus finanzas, realizar un seguimiento de los gastos, enviar facturas y generar informes en tiempo real.
Integrar tu cuenta de QuickBooks con RO App te ayuda a mantener tus datos financieros precisos y actualizados sin necesidad de introducirlos manualmente. Una vez conectadas, las facturas y los pagos se sincronizan automáticamente entre los dos sistemas, lo que ahorra tiempo y reduce los errores. Sigue estos pasos para conectar tu cuenta de QuickBooks y configurar cómo funcionará la integración en RO App.
Paso 1. Conectarse a la cuenta de QuickBooks
Si ya tiene habilitada la integración antigua de QuickBooks Online, desactívela antes de realizar los ajustes en la nueva.
1. Ve a Ajustes > Integraciones, busca QuickBooks Online (2-way) en la sección Facturación y haz clic en Configurar.
2. Haga clic en Conectar con QuickBooks Online (2-way).
3. En la ventana emergente, inicie sesión en su cuenta de QuickBooks y conceda todos los permisos necesarios.
4. Marque la casilla Habilitar integración.
Solo puede conectarse a una cuenta de Quickbooks a la vez. Esta cuenta se utilizará para todas las operaciones de esta empresa, por lo que no es necesario que cada empleado inicie sesión en su propia cuenta.
Para volver a conectar la misma cuenta o conectar una cuenta diferente de QuickBooks, haz clic en Volver a conectar con Quickbooks.
Una vez conectada la cuenta, configuremos cómo funcionará la integración en RO App.
Paso 2. Configurar el envío de facturas y pagos
1. Elige los estados que activan el envío automático de facturas a tu cuenta de QuickBooks. Funciona en todas las ubicaciones.
❗ Si el estado no se especifica en los ajustes, la factura solo se enviará si hace clic en Sincronizar con Quickbooks en el menú Acciones de la factura.
2. Seleccione la cuenta en la que se depositarán los pagos creados en QuickBooks. Solo se acreditarán los pagos de las facturas ya sincronizadas.
Paso 3. Asignar impuestos
En la columna «Código fiscal en RO App», seleccione el impuesto correspondiente del sistema de la aplicación RO App. Puede añadir y ajustar impuestos en la página Ajustes > Finanzas.
En la columna «Código fiscal (o nombre del impuesto) en QuickBooks Online (2-way)», escriba el código fiscal (nombre) del sistema Quickbooks. El código fiscal (nombre) se encuentra en su perfil personal, en la página Impuestos.
Si utiliza más de un impuesto, haga clic en el botón «+ Añadir impuesto» y ajuste la correspondencia.
Puede configurar los impuestos en la página Sales tax > Sales tax settings de su cuenta de QuickBooks. Para añadir impuestos personalizados, haga clic en la flecha situada junto al botón Add agency y, después, haga clic en Add custom rate.
Paso 4. Asignar eventos y estados
Configure la asignación de eventos entre las actualizaciones de facturas en QuickBooks y los estados en RO App.
Hay tres eventos disponibles:
Invoice updated
Payment created
Invoice voided
Para cada evento, asigne el estado de factura adecuado en la aplicación RO App. A continuación, cuando se produzca un evento específico en una factura sincronizada en QuickBooks, la factura correspondiente en la aplicación RO App cambiará automáticamente al estado que haya establecido aquí.
Por ejemplo, si se actualiza la información de la factura de QuickBooks, el estado de esta factura en la aplicación RO App cambiará a En proceso (editada).
☝️ Asegúrese de que las reglas de transferencia de estado estén configuradas correctamente, es decir, configure los estados para que puedan pasar de uno a otro sin restricciones; de lo contrario, la asignación no funcionará correctamente.
Guarda los ajustes.
¡Listo! Ahora su integración con QuickBooks está configurada.
A continuación, veamos cómo funciona y qué información se transfiere.