Para empezar, asegúrate de que tus cuentas de RO App y Xero estén conectadas. En este artículo, aprenderás “Saber cómo” se transfiere y se mantiene actualizada la información en ambas direcciones.

☝️ Esta guía asume que ya tienes una cuenta activa de Xero.

Las facturas y los pagos de RO App se pueden enviar a Xero de forma automática y manual.

Cuando creas una factura en RO App y estableces su estado en uno configurado en los ajustes de integración, se enviará automáticamente a tu cuenta de Xero. También puedes transferir la factura manualmente en cualquier estado si aún no se ha sincronizado. Para ello, haz clic en Acciones > Sincronizar factura. Es una acción que solo hay que realizar una vez.

Haga clic en el icono de Xero para:

Puede ver todas las facturas sincronizadas en la página Sales > Invoices de Xero.

La siguiente información se transfiere de RO App a las facturas de Xero:

Si el contacto del pagador es diferente del contacto del cliente, solo se transferirá a la factura de Xero la información sobre el pagador.

Tenga en cuenta que la moneda base de su cuenta de Xero se establece automáticamente en la moneda del país seleccionado.

Producir que la moneda de RO App coincida con la moneda de Xero.

Puedes cambiarla para cada factura individualmente en Xero, mientras se encuentre en estado Borrador. También puede añadir varias monedas extranjeras a su cuenta de Xero.

Si ya tiene todos los servicios y productos creados en Xero, le recomendamos que los exporte y después los importe a RO App.

Tenga en cuenta que puede importar productos y servicios desde las páginas Mi empresa > Productos y Mi empresa > Servicios.

Si no tiene productos y servicios creados en Xero, se crearán automáticamente allí cuando transfiera facturas desde RO App. Solo se transfiere el nombre del producto desde RO App a Xero.

Todas las facturas transferidas desde RO App a Xero se numerarán según la configuración de Xero.

Para cambiarlos:

1. Vaya a Settings > Invoice Settings.

2. Abra Default Settings.

3. Cambie la configuración de numeración rellenando los campos Invoice Prefix y Next Number.

Puede dejar el campo Invoice Prefix en blanco, pero el campo Next Number es obligatorio. La siguiente factura que cree en el sistema o que se transfiera desde Xero comenzará por el número indicado.

4. Guarde los cambios.

Ahora, puede cambiar el número de cada documento de factura individual abriendo la factura y editando el número de factura para que coincida con el que tiene en RO App.

Una vez que se sincroniza una factura, los cambios posteriores en sus datos también se sincronizarán automáticamente después de guardar la actualización. El estado y la fecha de sincronización se actualizarán en consecuencia.

Los cambios en la cantidad y el importe de los artículos añadidos se sincronizan en ambas direcciones.

Si produce y guarda cambios en una factura en Xero, su estado en RO App se actualizará automáticamente en función de sus ajustes de integración. Lo mismo se aplica cuando se anula una factura: su estado en RO App cambiará en consecuencia.

☝️ Asegúrese de que las reglas de transferencia de estado estén configuradas correctamente, de modo que puedan pasar de una a otra sin restricciones.

Las siguientes actualizaciones solo se sincronizan cuando se producen en RO App:

Tenga en cuenta que los cambios producidos en los perfiles de contacto/pagador, producto/servicio/trabajo o entidad legal no se transferirán automáticamente a menos que las actualizaciones se produzcan directamente en la factura.

Por ejemplo, si cambia el cliente en la factura, esta actualización se sincronizará correctamente con Xero. Sin embargo, si solo cambia el número de teléfono del cliente en el perfil del cliente, este cambio no se sincronizará.

Cuando se crea un pago para una factura sincronizada en RO App, el sistema añade automáticamente un pago coincidente a la factura correspondiente de Xero, manteniendo el mismo importe y fecha.

Lo mismo ocurre a la inversa: cuando un usuario crea un pago para una factura sincronizada en Xero, el sistema añade automáticamente el pago correspondiente en RO App. Todos estos pagos se abonan en la cuenta definida en la configuración de la integración.

Producir que el pago cubra el importe total de la factura en una sola transacción para que se sincronice correctamente con RO App y active cualquier cambio de estado relacionado. Si el importe total se paga mediante varios pagos parciales, el pago no se sincronizará y el estado de la factura permanecerá sin cambios.

Las modificaciones o eliminaciones de pagos no se transfieren entre sistemas.