Con la integración de RO App y QuickBooks, puedes sincronizar fácilmente tus facturas, productos, servicios y pagos entre ambos sistemas. Para empezar, asegúrate de que tus cuentas de RO App y QuickBooks estén conectadas. En este artículo, aprenderás cómo se transfiere y se mantiene actualizada la información en ambas direcciones.

☝️ Esta guía da por hecho que ya tienes una cuenta activa de QuickBooks.

Las facturas y los pagos de la aplicación RO se pueden enviar de forma automática y manual a Quickbooks.

Cuando creas una factura en la aplicación RO App y estableces su estado en uno configurado en los ajustes de integración, se enviará automáticamente a tu cuenta de QuickBooks. También puedes transferir la factura manualmente en cualquier estado si aún no se ha sincronizado. Para ello, haz clic en Acciones > Sincronizar factura. Es una acción que solo hay que realizar una vez.

El estado de la sincronización, junto con la fecha de la última actualización, se muestra en la parte superior de la página de la factura, junto al número de factura. Haga clic en el icono de QuickBooks para abrir la factura en QuickBooks.

Puede ver todas las facturas sincronizadas en la página Sales > Invoices de QuickBooks.

La siguiente información se transfiere desde la aplicación RO App a las facturas de QuickBooks:

Si en la factura de la aplicación RO App el pagador es el mismo que el cliente, la dirección del cliente se enviará al campo « Bill to » de la factura de QuickBooks. Si el pagador es un contacto diferente, la información de « Bill to » incluirá el nombre del cliente y la dirección del pagador.

Los productos y servicios se buscan por nombre, ya que el nombre es el identificador único.

Si ya tiene todos los servicios y productos creados en Quickbooks, le recomendamos que después los exporte e importe a la aplicación RO App.

Tenga en cuenta que puede importar productos y servicios desde las páginas Mi empresa > Productos y Mi empresa > Servicios.

Si no tiene productos y servicios creados en Quickbooks, se crearán automáticamente allí cuando transfiera facturas desde RO App. Solo se transfieren el nombre y la descripción del producto desde RO App a QuickBooks.

Importante: La longitud máxima del nombre del producto/servicio en Quickbooks no debe superar los 100 caracteres. Quickbooks no aceptará la solicitud al transferir a una factura con un nombre de producto o servicio que contenga los siguientes caracteres / o :

QuickBooks tiene un sistema de numeración predeterminado, en el que cada factura creada o transferida se numera secuencialmente, comenzando por 1001.

Lamentablemente, no hay ningún ajuste que permita transferir documentos desde la aplicación RO App a QuickBooks conservando su numeración. Sin embargo, puede ajustar el ajuste en QuickBooks para poder editar los números de factura usted mismo.

Para permitir el ajuste del número de factura en cada documento transferido:

1. Vaya a Settings > Account and Settings.

2. Abra la sección Sales.

3. Active Custom transaction numbers y haga clic en Done para guardar el ajuste a continuación.

Ahora, cada nuevo documento transferido desde RO App a QuickBooks no tendrá un número, pero podrá cambiarlo por el número que necesite, incluyendo hacer coincidirlo con el número de factura de RO App.

Para ello, solo tiene que abrir la factura, editar el campo Invoice No. y guardar la factura.

Una vez sincronizada una factura, los cambios posteriores en sus datos también se sincronizarán automáticamente después de guardar la actualización. El estado y la fecha de sincronización se actualizarán en consecuencia.

Los cambios en la cantidad y el importe de los artículos añadidos se sincronizan en ambas direcciones.

Si produce y guarda cambios en una factura en QuickBooks, su estado en RO App se actualizará automáticamente en función de su configuración de integración. Lo mismo se aplica cuando se anula una factura: su estado en RO App cambiará en consecuencia.

☝️ Asegúrate de que las reglas de transferencia de estado estén configuradas correctamente, de modo que puedan pasar de una a otra sin restricciones.

Las siguientes actualizaciones solo se sincronizan cuando se producen en RO App:

Tenga en cuenta que los cambios producidos en los perfiles de contacto/pagador, producto/servicio/trabajo o entidad legal no se transferirán automáticamente a menos que las actualizaciones se produzcan directamente en la factura.

Por ejemplo, si cambia el cliente en la factura, esta actualización se sincronizará correctamente con QuickBooks. Sin embargo, si solo cambia el número de teléfono del cliente en el perfil del cliente, este cambio no se sincronizará.

Cuando crea un pago para una factura sincronizada en RO App, el sistema añade automáticamente un pago coincidente a la factura correspondiente de QuickBooks como Undeposited Funds, manteniendo el mismo importe y fecha.

Lo mismo ocurre a la inversa: cuando un usuario crea un pago para una factura sincronizada en QuickBooks, el sistema añade automáticamente el pago correspondiente en RO App. Todos estos pagos se abonan en la cuenta definida en la configuración de integración.

Producir que el pago cubra el importe total de la factura en una sola transacción para que se sincronice correctamente con RO App y active cualquier cambio de estado relacionado. Si el importe total se paga mediante varios pagos parciales, el pago no se sincronizará y el estado de la factura permanecerá sin cambios.

Las modificaciones o eliminaciones de pagos no se transfieren entre sistemas.